Обычно одна из задач проектного офиса – это накопление и ведение базы знаний, и в том числе – реестра извлеченных уроков в ходе проектной деятельности.
Полезность этого реестра достаточно очевидна и ее сложно переоценить, но все-таки давайте краткое перечислим получаемые выгоды:
- Рефлексия и анализ в конце проекта – очень легко просто закрыть проект, выдохнуть, сходить на пати с шампанским, обо всем забыть и с головой погрузиться в новый проект. А потом со вкусом наступить на те же грабли еще раз и еще раз. Сам факт необходимости заполнить реестр извлеченных уроков в конце проекта заставлять все-таки выделить время в бесконечном потоке работы, подумать о том, что было сделано хорошо, а что не очень, и зафиксировать это. И даже если вы больше никогда к реестру не вернетесь – отрефлексированных ошибок вы уже, скорее всего, не сделаете.
- Способ обмена опытом и постоянного развития для руководителей проектов практически без отрыва от производства – либо в конце крупных проектов либо с определенной регулярностью стоит проводить митапы с обсуждением извлеченных уроков и моделированием их применения на текущих или только планируемых проектах. А если дополнить это дело пиццей – еще и приятный профессиональный тимбилдинг может получиться.
- Возможность легко погрузить нового сотрудника в вашу проектную специфику и в разы снизить риски на его первых проектах в компании – наверное, можно без комментариев. За возможность почитать хороший подробный список извлеченных уроков при трудоустройстве я бы без вопросов отдала половину еще не полученной на новом месте зарплаты, так как это точно сэкономило бы тонну нервов и человеко-часов как мне, так и команде и стейкхолдерам моих новых проектов.
Ну и, конечно, саму миссию проектного офиса как места централизации силы знаний об управлении проектами в организации никто не отменял, конечно.
Состав Реестра извлеченных уроков
Состав реестра извлеченных уроков зависит от нужд конкретной организации. Мне нравится и удобен такой состав:
- Описание ситуации и последствия, к котором она привела. Например: Не был подписан устав в начале проекта, и никому ничего не смогли доказать, когда изменилась цель проекта или не был принят результат.
- Описание извлеченного урока. Например: Устав позволяет скоординировать стороны и требования к результату проекта, и он должен быть на каждом проекте. В типовой процесс добавлена контрольная точка “Устав подписан”.
- Проекты, на которых столкнулись с этой ситуацией. Для истории и чтобы можно было поднять архив или пойти за консультацией к соответствующему руководителю проектов, если понадобится копнуть в детали.
- Области знаний, разбивка по фазам и т.д.
Также крайне полезно отдельно вести реестр извлеченных знаний о стейкхолдерах, так как если проектов и руководителей проектов много – это бесценная информация. Кстати, об удачной новогодней передаче знаний о стейкхолдерах я писала тут, а также в курсе по управлению стейкхолдерами.
Пополнение Реестра извлеченных уроков
Как и в большинстве случаев, для накопления и распространения знаний главное – это системность. Стоит завести конкретный пункт в чек-листе “Закрытие проекта” и требовать РМов неуклонно его выполнять, несмотря на нытье про недостаток времени и желания. Сами же потом благодарны будут, честное слово.
Скачать шаблон Реестра извлеченных уроков
Нет времени разрабатывать документ с нуля? Хотите получить действительно удобный шаблон учета извлеченных уроков в ходе проектной деятельности, чтобы с самого начала накапливать базу знаний? Скачать готовый шаблон Реестра извлеченных уроков в xlsx вы можете прямо сейчас всего за 990 руб. После оплаты на почту вы получите архив с документом в формате xlsx. Сэкономьте свое время, оно стоит намного дороже! Скачайте документ, многократно использованный в разных компаниях и в разных проектных офисах и используете его сразу “как есть” либо как основу, чтобы точно ничего не упустить!
Шаблон Реестра извлеченных уроков содержит структурированную систему описания извлеченных уроков, сводную таблицу уроков и бонус – систему учета знаний о стейкхолдерах (что часто еще важнее, чем извлеченные уроки!).
Купить шаблон Реестра за 990 руб.
Также на сайте вы можете ознакомиться и приобрести другие документы, необходимые при создании или перезапуске проектного офиса либо купить полный пакет со скидкой 30%. Пакет включает в себя следующие документы:
- Положение о проектном офисе
- Положение о проектном комитете
- Должностная инструкция руководителя проектного офиса
- Должностная инструкция руководителя проектов
- Приказ о создании проектного офиса и проектного комитета
- Реестр проектов
- Матрица компетенций руководителей проектов
- Реестр извлеченных уроков
Купить Пакет документов для проектного офиса за 4990 руб. вместо 7120 руб.
Добавить комментарий