Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
19 января 2021 Все для начинающего РМа
2

Конрольные точки проекта и управление по контрольным точкам

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, ICP-PPM




Не очень понимаю, почему такую простую и очевидную концепцию пафосно называют аж “технологией управления по контрольным точкам”, ну да ладно, давайте про эти самые контрольные точки сегодня поговорим, а то давно не было теоретических постов для начинающих. Уверена, что в том или ином виде вы уже используете контрольные точки не только в проектах, но в жизни, просто так их не называете.Control Points Diagram – Template

Что такое контрольные точки проекта

Контрольные точки – набор конкретных результатов, заранее определенных и получаемых в ходе проекта. Контрольные точки определяются на этапе планирования проекта, затем составляется их расписание (результаты привязываются к датам их получения), все это дело визуализируется и затем регулярно контролируется.

Смысла в этом целых три:

  • Мы мотивируем заказчика, команду и всех заинтересованных лиц думать в терминах результата, а не % выполнения или еще чего-то столь же эфемерного.
  • Мы избегаем излишнего погружения в детали и попыток микроменеджмента, так как говорим только о результате, а не о способах его получения.
  • Мы просто и легко визуализируем ход проекта, и никаких диаграмм Ганта не надо.

Важно! Контрольная точка – это конкретный результат, а не что-то неопределенное. Просто “техническое задание” – плохо, “техническое задание разработано и согласовано с заказчиком” – хорошо.

Часто еще можно увидеть мнение, что для каждой контрольной точки нужно указывать ответственного. В зависимости от масштаба проекта – наверное, можно, но смысл это имеет только на каких-то совсем небольших проектах, на уровне команды проекта или при необходимости четкого разделения ответственности между разными командами. А так за проект все-таки отвечает руководитель проекта.

Диаграмма контрольных точек проекта

Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать, поэтому вот несколько примеров диаграммы контрольных точек. Цель – просто и наглядно показать, какой у нас план и где мы сейчас.

Несколько примеров из интернетов:

1. Идеальный пример (и конкретные результаты, и план-факт, и сдвиг, и визуализация, и где мы сейчас, да еще и четкая легенда – вау!) – именно так выглядит каноническая диаграмма контрольных точек проекта, и именно в таком виде она наиболее наглядна и полезна. Качество не самое удачное, но лучшее из найденного.

Или вот еще один такой же:

2. Хороший пример (конкретные результаты, план-факт, но визуализации нет и где мы – непонятно) – в большинстве случаев управление по контрольным точкам сводится примерно к такому формату, поэтому пример неплох, хотя бОльшая часть пользы подхода тут уже потеряна.

Тоже хороший пример (результаты не совсем конкретны, но хотя бы понятны):


3. Нехороший пример (написано не в терминах результатов, но хоть со сроками, и на том спасибо)

4. Плохой пример (ни результатов, ни сроков, еще и RACI-матрицу сюда же намешали)

Количество контрольных точек проекта

Количество контрольных точек проекта зависит исключительно от вашей потребности и уровня, до которого готов погружаться ваш заказчик. Я на практике стараюсь не превышать 7 точек на проект, просто потому, что бОльшее количество уже плохо воспринимается. Но никакого золотого стандарта тут нет, решение за руководителем проекта.

Также иногда практикуется разбиение контрольных точек по уровню значимости – на верхнем уровне идут критические результаты, на уровне ниже – не критические, но имеющие большое влияние на проект, еще ниже – просто важные и т.д.(каждый уровень ниже включает в себя все предыдущие уровни, конечно же). Заказчику мы будем показывать только критические, на планерках проектного офиса – обсуждать те, что имеют большое влияние, а с командой – регулярно отслеживать важные контрольные точки точки.

Управление по контрольным точкам

Возвращаясь к сказанному вначале поста – “технология” управления по контрольным точкам состоит из целых двух шагов:

  1. Планирование (планируем проект любым удобным для нас способом -> определяем даты критических результатов -> рисуем диаграмму контрольных точек -> согласуем ее с заинтересованными лицами).
  2. Контроль (встречаемся с заинтересованными лицами с заранее согласованной периодичностью -> перед встрече обновляем диаграмму, при этом сами понимаем, где мы, и что нужно сделать, если наметились отклонения от плана).

Это вся технология, да.

Пример контрольных точек проекта

Давайте возьмем простой и понятный всем пример, например, организацию отпуска в США. Цель – поехать туда через 3 месяца и потратить не более 300 000 руб.

Чтобы отпуск состоялся, первое, что нам нужно – это определить контрольные точки. Например:

  1. Получена виза
  2. Куплены билеты до Лос-Анжелеса
  3. Составлен маршрут
  4. Забронированы отели
  5. Забронирован автомобиль
  6. Куплены билеты в национальные парки, театры и прочие развлекалочки.

Profit! На каждой контрольной точке мы останавливаемся, смотрим, где мы и с каким результатом, решаем, нужно ли нам продолжать проект и корректируем наши планы при необходимости.

Не дали визу? Проект провален, дальше не идем. Купили билеты? Теперь мы точно знаем, в какой день прилетаем и улетаем, и можем планировать маршрут с учетом рабочих и выходных дней на интересных нам достопримечательностях. Маршрут готов? После покупки билетов мы поняли, сколько денег у нас осталось на все остальное, можем уточнить наши требования к уровню отелей и пойти их бронировать. Отели забронированы? Ну все, теперь прямо совсем понятно с деньгами и можно решить, хватит нам оставшихся денег на аренду кабриолета (ну классно же?), или бюджет уже трещит по швам и придется в этот раз обойтись малолитражкой. Все, вся основная подготовка завершена? Ну и отлично, осталось купить заранее билеты на “Джекилла” и пассы America the Beautiful, и отпуск мечты готов!

Это был пример верхнеуровневых точек, важных для заказчика. А дальше может идти детализация, например, в части бронирования автомобиля – выбран класс автомобиля, определены нужные нам опции (страховка без франшизы, навигатор и безлимитный пробег), выбрана компания, у которой мы будем его арендовать, сделана и оплачена бронь.

Вы великолепны, поздравляю с завершением проекта. Ну признайтесь же, использовали такой подход в жизни, просто не называли это пафосно “управлением по контрольным точкам”?

Бонусом к этому замечательному проекту – фото с доковидного отпуска как раз в США.

Резюмируя сказанное выше – управление по контрольным точкам – это всего лишь один из инструментов взаимодействия между руководителем проекта и заказчиком. Подойдет оно в тех случаях, когда заказчик не хочет или не может сильно погружаться в проект и хочет только понимать, на верном мы пути или нет. Управление по контрольным точкам подходит для проектов с явной последовательностью фаз (с водопадным жизненным циклом) и в случае четко определенного заранее конечного результата. Если у вас скрам или прочие аджайлы, при которых вы планируете результаты максимум на месяц-два вперед – это не ваша история.

Вопросы?

UPD 22.01.2021: в комментах коллега поделился альтернативным мнением об этом подходе, рекомендую ознакомиться.

Шаблон диаграммы контрольных точек

Cкачать шаблон диаграммы контрольных точек вы можете всего за 99 руб. После оплаты на почту вы получите архив с шаблоном в формате PowerPoint (*.pptx). Сэкономьте свое время, оно стоит намного дороже! Скачайте шаблон и начните создавать диаграмму контрольных точек для своего проекта прямо сейчас вместо бестолковой траты времени на рисование!

Купить шаблон диаграммы контрольных точек за 99 руб.

Выглядит диаграмма так:





комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

2комментария

сначала новые
по рейтингу сначала новые по хронологии
1

Все это конечно верно, но упущен ряд существенных моментов необходимых для полноценного управления по контрольным точкам, а именно:
1. Определение весовых коэфициентов для контрольных точек, которые опредляют вклад каждой точки в достижение успеха проекта. Этот метод позволят наиболее реалистично посчитать % выполнения работ и близость к завершению.
2. Системы раннего оповещения о прохождении контрольных точек, когда собирается не только статус по текущей КТ, но и прогноз о прохождении следующей.

Рекомендую маленькую, но очень полезную книгу “Контрольные точки при управлении проектами: применение и проектирование”, Юрий Шойдин

Автор2
Юлия Бажанова

Андрей, спасибо, добавила в пост апдейт со ссылкой на ваш коммент. По сути – мне кажется, раннее оповещение тут получается автоматом по умолчанию при визуализации, где мы, а вот с весовыми коэффициентами на практике не встречалась, даже впервые слышу.
За рекомендацию книги благодарю, посмотрю! Хотя искренне удивлена, что аж целая книжка есть:)

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: