Пост для совсем начинающих РМов, которые раньше с диаграммой Ганта не работали. Опытные РМы – все, написанное ниже, вы точно знаете, дальше читать не стоит.
Вообще сейчас, после 10+ лет в управлении проектами, мне кажется, что “ну все же же знают про диаграмму Ганта, об этом даже писать как-то неприлично”. Но я тут на досуге анализировала свою кривую обучения и почему-то вспомнила, как устроилась на свою первую работу РМа, сидела на совещании с другими РМами и не понимала, что это за диаграмма, про которую все говорят, и мне было очень некомфортно. Поэтому все-таки решила – посту быть!
Что такое диаграмма Ганта?
Диаграмма Ганта— это, наверное, самый популярный инструмент любого руководителя проекта, а именно – способ представления календарного плана проекта в виде горизонтальной гистограммы, где по вертикальной оси располагаются задачи, а по горизонтальной – даты.
На английском диаграмма Ганта называется аналогично, Gantt Chart, намного реже можно встретить понятие “ленточная диаграмма”, но это все одно и то же.
Диаграмма Ганта (Gantt Chart) названа так в честь своего создателя. Генри Лоуренс Гант жил во второй половине XIX века, изучал менеджмент, занимался вопросами человеческого фактора на производстве и т.д., и в 1910 году предложил новый и по тем временам революционный способ представления графика работ.
Ничего более вменяемого и наглядного для визуализации и планирования последовательности работ за следующие 100 лет не придумали, хотя сейчас иногда можно увидеть в фейсбуке статьи на тему “диаграмма Ганта – это уже не модно, нас всех спасет аджайл”. В такие моменты хочется сделать фейспалм и сказать “вон из профессии, это же как путать теплое и желтое”. Но уникумы встречаются, и без них было бы скучно.
Пример диаграммы Ганта
Даже если вы никогда про диаграмму Ганта не слышали, то точно ее видели.
Например (все примеры из сети):
Или вот:
Или вот:
Или вот (с дополнительным разрезом по функциям – HR, Marketing и т.д.):
По вертикали – задачи, по горизонтали – время. Все. Просто и гениально. Видно, что за чем следует, что с чем пересекается, длительность задач, и в каком порядке выполняются задачи. Считай, весь календарный план как на ладони. При желании и необходимости дополнительно можно нанести любую другую информацию – вехи, ответственных, процент выполнения, состояние (например, красным там, где все плохо), но все-таки диаграмму лучше сильно не перегружать, чтобы она оставалась читаемой и понятной для восприятия.
Кстати, использовать диаграмму Ганта можно и нужно не только по прямому назначения – в проектах, но и творчески, для других задач. Мы вот на работе в форме диграммы Ганта график отпусков ведем, сразу понятно, когда несколько человек одновременно рвутся на волю, и отпускать нельзя, а то одна в отделе останешься со всеми их проектами.
Важно понимать, что диаграмма – это просто инструмент визуализации и коммуникации календарного плана, какой-то самоценности она не имеет. А то мне тут попалась недавно на vc.ru вакансия с интересным требованием про “опыт построения диаграмм”, сразу видно, что вакансия – авторства HRа, писал ее человек вообще “не в теме” проектного управления.
Построение диаграммы Ганта
Самый популярный вопрос начинающего РМа – как построить или сделать диаграмму Ганта? Вообще, мне кажется, это интуитивно понятно, но все-таки:
- Определиться с целевой аудиторией – для кого вы это делаете? Для того, чтобы согласовать со спонсором? Продать проект Заказчику? Дать понимание задачи подрядчику? Для того, чтобы использовать как рабочий инструмент совместно с командой? От этого будет зависеть и степень детализации, и контрольные точки, и, возможно, даже формулировки.
- Определиться с временной шкалой – какая степень детализации вам нужна? День-неделя-месяц-квартал-год? Разметить шкалу так, чтобы заголовки были читабельны и, если вы собираетесь использовать диаграмму в презентации, – то чтобы она влезала на печатную страницу или слайд. Вроде бы мелочь, но сделать все красиво и потом понять, что это совсем нечитаемо, обычно очень обидно.
- Определиться с перечнем задач, которые вы хотите отразить в диаграмме. Это будут все задачи? Крупные этапы? Только вехи? Спринты? В идеале задачи должны быть примерно одного масштаба.
- Нанести дополнительные разрезы – если, например, задачи у вас отфильтрованы не по последовательности старта, а дополнительно по ответственным или по проектам (для программ портфелей или проектов) – как-то визуализировать эти разрезы.
- Добавить любую другую информацию, которая необходима.
- Проверить на непротиворечивость и чисто эстетическую составляющую (красивый график и читать приятно).
Поздравляю, диаграмма Ганта построена!
Диаграмма Ганта в Excel
Самый простой и популярный способ построить диаграмму Ганта – это использовать MS Excel или Google-табличку. Быстро, просто, удобно, бесплатно, легко привести в соответствие с корпоративным стилем или личным чувством прекрасного. Из минусов – при любом изменении в ходе работы (а оно обязательно будет) и при большом количестве задач будет очень неудобно обновлять всю диаграмму, сплошной ручной труд и риск сделать ошибку. Но для совсем небольших проектов или дорожных карт – это идеальный выбор.
Шаблон диаграмма Ганты в Excel выглядит так (ссылка на скачивание будет ниже):
Диаграмма Ганта в PowerPoint
Такой же простой, как и предыдущий, но намного менее популярный способ построить диаграмму Ганта – это MS Power Point или Google-презентации. Плюсы и минусы все те же самые, подойдет для проектов с небольшими шкалами задач и периодов (в силу ограничения размера слайда). Если стоит задача быстро накидать статус для управляющего комитета – отрисовка сразу в презентации будет самым правильным решением.
Шаблон диаграммы Ганта в PowerPoint выглядит так (ссылка на скачивание будет ниже):
Диаграмма Ганта в MS Project
Построить диаграмму Ганта в MS Project – способ для профессионалов. Хотя бы потому, что для этого нужно специализированное (и недешевое) программное обеспечение от Microsoft, а именно – Microsoft Project. Но зато в построенной в MS Project диаграмме можно делать практически все – автоматом считать загрузку ресурсов и критический путь проекта, по-всякому связывать задачи между собой и еще миллион всяких вещей. Сильно погружаться не буду, на эту тему есть целый отдельный пост.
А, еще один плюс MS Project – диаграмму можно посмотреть в разных представлениях (их иногда почему-то называют видами диаграммы Ганта, что не совсем корректно).
Шаблон диаграммы Ганта в MS Project выглядит так (ссылка на скачивание будет ниже):
Диаграмма Ганта онлайн
Для создания диаграмм Ганта также можно использовать следующие онлайн-инструменты (в основном все платные, но с возможностью попробовать до покупки), у каждого из них есть свои плюсы и минусы:
- GanttPro (по-моему, из всех только у них есть русская версия, все остальные – на английском);
- RoadMap Planner;
- RoadMunc;
- Hygger;
- Proofhub (не опечатайтесь в названии, если вы на работе);
- Taskworld.
Есть и другие инструменты и способы построить диаграмму Ганта онлайн и офлайн, но выше были перечислены самые популярные.
В общем, диаграмма Ганта – прекрасна и наглядна, но самое важное – это все-таки не форма, а содержание.
P.S. На обложке поста Генри Форд, а не Генри Гант, если что.
Шаблоны диаграммы Ганта
Cкачать полный комплект шаблонов диаграммы Ганта вы можете всего за 199 руб. После оплаты на почту вы получите архив с тремя шаблонами в Excel (недельным, месячным и квартальным, расположены в одном файле в разных вкладках), шаблоном Power Point и шаблоном MS Project. Сэкономьте свое время, оно стоит намного дороже! Скачайте шаблоны и начните использовать их прямо сейчас вместо бестолковой траты времени!
Добавить комментарий