Управляющий комитет проекта – что за зверь?

Управляющий комитет проекта (Project Steering Committee) – это главный управляющий орган проекта, ответственный за достижение цели проекта и получение бизнес-выгод от него. Комитет уполномочен принимать все решения по проекту, вплоть до закрытия.

Обычно состав управляющего комитета прописывается в уставе проекта, в него как минимум входят спонсор и заказчик проекта, а также представители основных заинтересованных лиц. В случае, если проект выполняется сторонней организацией-подрядчиком, в комитет могут входить представители как заказчика, так и подрядчика. При необходимости к участию в управляющем комитете может приглашен кто-то еще для решения какого-то конкретного вопроса, но «костяк» должен оставаться неизменным.

Что делает управляющий комитет, зачем он вообще нужен, если есть руководитель проекта и спонсор, призванные решать все проблемы?

Функции управляющего комитета:

1. Оказание помощи в разрешении бизнес-конфликтов. Это самое важное! Нередко проблема возникает в ходе проекта между заинтересованными лицами, и они не могут договориться между собой. В случае, когда полномочий руководителя проекта и/или спонсора недостаточно для решения подобных вопросов, они выносятся на управляющий комитет. Многие руководители проекта сильно расстраиваются, когда не могут разрешить какой-то вопрос на своем уровне и требуется эскалация на спонсора. А ситуация, когда спонсор тоже не справился, повергает их просто в панику. На самом деле, это совершенно нормально, т.к. спонсор – это всего лишь один из менеджеров верхнего уровня, а для решения некоторых вопросов требуется коллективная воля нескольких топов.
2. Обеспечение получения бизнес-выгод от проекта. Этот пункт тесно пересекается с предыдущим. В уставе проекта прописано, зачем делается проект, и какую бизнес-выгоду компания получит от его выполнения. При принятии любого решения по проекту либо при прохождении контрольных точек проекта управляющий комитет оценивает, насколько это приближает компанию к получению этой самой выгоды, и корректирует курс проекта при необходимости.
3. Согласование значительных изменений содержания, бюджета и длительности проекта. При необходимости увеличения или уменьшения бюджета или сроков проекта такие вещи согласует управляющий комитет. Иногда у руководителя проекта есть определенный процент отклонения (например, 5%), который не требует согласования, а все что выше – требует . Также инициатива по внесению таких изменений может быть и со стороны самого управляющего комитета в случае значительного изменения окружения проекта (например, случился финансовый кризис, компания передумала выходить на рынок, для которого делается продукт проекта или, наоборот, решила увеличить бюджет, чтобы вывести продукт в два раза быстрее).
4. Наделение руководителя проекта полномочиями. Часто, особенно в матричной и функциональной оргструктурах, несмотря на подписанный устав проекта, руководитель проекта остается фактически бесправным. Если ресурсов или полномочий недостаточно для достижения цели проекта, то управляющий комитет – это именно то место, где этот вопрос необходимо озвучить и решить.

В идеальном мире розовых пони и РМВОКа в компании существует проектный офис, в котором есть положение об управляющем комитете с детально прописанными функциями и обязанностями, процессом определения тех, кто входит в управляющий комитет, уровнем полномочий, уровнем вопросов, выносимых на обсуждение, процентов превышения/уменьшения бюджета и сроков, свыше которого необходимо согласование управляющего комитета, и прочие прекрасные вещи.

На практике такое бывает очень редко (встречала в жизни 3 раза), а работает – еще режет (1 раз из этих 3х). Какие еще есть способы формализовать работу управляющего комитета в вашем проекте, если такого документа нет?

• Способ 1 – внести состав управляющего комитета в устав проекта либо в план управления проектом (если он у вас есть) и прописать там же основные обязанности и функции.
• Способ 2 – дополнительно к уставу организовать выпуск приказа за подписью кого-нибудь важного типа генерального директора с теми же обязанностями и функциями.
• Способ 3 (работает в западных компаниях или там, где очень развита корпоративная культура) – позвать всех, кого вы хотите видеть в управляющем комитете, на встречу, объяснить им необходимость и функции комитета и заручиться подтверждением того, что они в этот комитет будут входить.Важно! Нужно понимать, что, несмотря на то, что в управляющий комитет часто входят топ-менеджеры (которые по умолчанию должны уметь взаимодействовать между собой и желать проекту всяческого добра и счастья), хороший руководитель проекта с самого начала должен задать стиль работы комитет (очень аккуратно), обозначить ожидания от него и сформировать правильный настрой («мы все тут, чтобы добиться результата проекта, да-да-да!»).

Забавно, но многие менеджеры проектов, причем не только начинающие, панические боятся такого мероприятия, как собрание управляющего комитета, т.к. есть ощущения, что это точка контроля, на которой тебя непременно будут бить. Как подготовиться к встрече управляющего комитета мы поговорим в отдельной статье, а пока ограничимся тем, что важно понимать, что управляющий комитет – это инструмент для хорошего руководителя проекта, который увеличивает шансы на успех проекта в десятки раз при правильном его использовании.

В примере проекта «ремонт в квартире», если мы предположим, что ремонтом квартиры занимается какая-нибудь ремонтная компания, в управляющем комитете будет состоять:

1. Муж (будет согласовывать изменение бюджета, если при добавлении какой-то хотелки ремонт станет дороже больше чем на 50 000 руб. и сами хотелки на предмет их необходимости для достижения цели ремонта).
2. Мама (в том числе представляет папу, согласует изменение сроков ремонта, т.к. если они увеличатся – мы будем дольше жить с родителями, а им это по каким-то причинам может быть неудобно, например, после нашего отъезда к ним брат с женой собирались тоже на время ремонта заехать, а на всех места нет).
3. Дизайнер (заинтересован, чтобы все было по проекту, может быстро сказать, можно ли менять какой-то значительный кусок, например, вместо ванной поставить душ, или это «убьет» весь ремонт, и погубит цель проекта).
4. Руководитель ремонтной компании (будет контролировать, что вносимые изменения не увеличивают объем работ бригады, и решать проблему с ресурсами, если я одновременно захочу сделать ремонт еще в квартире родителей).

Надеюсь, после прочтения стало немного понятнее, то такое управляющий комитет проекта и с чем его кушают. А если стало понятно, что его надо не бояться, а использовать во благо проекта – вообще отлично!