Если верить исследованиям, то 90% времени руководителя проекта уходит на коммуникации. Если верить практике – может, чуть меньше, 70-80%, но это точно бОльшая часть времени в проекте. Обидно, когда время на коммуникации тратится неэффективно, поэтому давайте сегодня обсудим управление коммуникациями в проекте.
Очень часто можно встретить мнение, что коммуникация в проекте – это отчеты по статусу и (в лучшем случае) проведение управляющих комитетов. Я вообще этот вопрос на собеседованиях люблю, он очень классно показывает профессиональный уровень руководителя проекта.
Управление коммуникациями проекта традиционно состоит из 3х процессов: планирование коммуникаций проекта, выполнение запланированного и контроль за тем, что все идет по плану.
1. Планирование коммуникаций проекта
Цель планирования коммуникаций – разработать план коммуникаций ,документ, в котором будет отражено то, кто, как, когда и какую информацию будет узнать о вашем проекте.
О том, как написать хороший план коммуникаций есть отдельный пост, поэтому повторю только одну мысль из него – как и для любого другого аспекта управления проектами важно понимать, что план коммуникаций нужен не везде и не всегда. С моей точки зрения, делать полноценный план коммуникаций имеет смысл при количестве участников проекта от 15 и выше. Если участников меньше, держать все коммуникации в голове еще можно, если больше – велик риск что-то упустить.
Кстати, по ссылке вы можете найти шаблон плана коммуникаций.
Что нужно для планирования коммуникаций проекта?
Перед тем, как начать планировать коммуникации проекта, необходимо убедиться, что у вас есть все необходимые вводные, а именно:
- есть понимание объема проекта;
- готовы базовые планы;
- прошла хотя бы одна итерация разработки плана управления проектом, и вы в этой итерации дошли до разработки плана коммуникаций;
- информация о стейкхолдерах собрана и проанализирована;
- определены роли внутри команды проекта и т.д.
Проще говоря – планировать коммуникации желательно не в самом начале, а тогда, когда у вас уже более-менее картинка проекта сложилась, т.к. коммуницировать “то не пойми что” не есть хорошо и профессионально.
В какой момент разрабатывается план коммуникаций проекта?
Несмотря на необходимость вводных для планирования коммуникаций проекта, мы все понимаем, что до момента, когда этап планирования проекта закончится, пройдет достаточно много времени, и проект при этом уже идет.
Поэтому до момента готовности плана коммуникаций все равно не нужно забывать о том, что хотя внутри команды, с ключевыми стейкхолдерами и со спонсором проекта надо взаимодействовать. Для этого может использоваться упрощенная и сделанная “на коленке” схема коммуникаций с оговоркой, что план в разработке.
Итоговый же план управления коммуникациями получится только после нескольких итераций работы по составлению общего плана управления проектом.
По итогам планирования у вас должно появиться понимание того, как вы будете работать с разными группами людей в вашем проекте, как доносить до них информацию, как получать обратную связь и проч.
При планировании коммуникаций проекта важно помнить:
- Что коммуникация – не только для вас, но и для других участников проекта. И нужды этих участников необходимо проанализировать и учесть. Например, даже если вся команда проекта в курсе о ходе внедрения ERP-системы – нужно подумать о будущих пользователях, понять, что им плохо и страшно в ожидании неизвестности и предусмотреть какую-то регулярную коммуникацию для них.
- Что надо учитывать специфику и культуру компании. Например, даже если очень хочется вписать “все приходят на встречи вовремя”, но в компании это в принципе не принято, и опоздание на 5-10 минут считается нормой – то писать это бесполезно и даже вредно. Толку все равно не будет, а людей против себя восстановите.
- Что много коммуникации – тоже плохо. Часто при планировании случается перекос, и от почти полного отсутствия коммуникации в проекте руководитель проекта приходит к ее избытку, так как хочется все формализовать. Однако встречи ежедневно (сегодня по объему, завтра по срокам, послезавтра для подготовки к управляющему комитету и проч.) – это зло, которое не даст ни вам ни команде сосредоточиться на работе по проекту, стратегии и проч. Это, конечно, уже скорее аспект личной эффективности руководителя проекта, но все-таки тоже надо учитывать.
- Что информация бывает разной степени срочности. И в зависимости от этого можно и нужно выбирать способ ее коммуникации, чтобы не тонуть потом в письмах и мессенджерах.
- Что отвечает за коммуникацию в проекте РМ (как и за весь проект в целом), но это не значит (совсем не значит!), что он получает или готовит всю коммуникацию. Делегирование и команда управления проектом – наше все.
- Что важно не только написать, как вы будете коммуницировать, но и то, как вы будете контролировать то, что получатель коммуникации ее не только получил, но и понял. Надо не забывать, что за то, чтобы коммуникация была понята, отвечаете именно вы (или другой отправитель коммуникации), а не получатель. Смысл тратить время на статьи про ERP, если они будут написаны нечитаемым для большинства складского персонала техническим языком?
- Что технические вещи типа графика работы, разницы часовых поясов и менталитетов имеют значение. Особенно если у вас международный проект.
- Что важно не забывать о коллегах-РМах. И важно вовремя узнавать о новостях в их проектах, которые как-то могут повлиять на ваш проект, и ставить их в известность о происходящем на вашем проекте.
- Что отчеты – это здорово, но не они не заменяют личного общения. Ну и что отчеты должны соответствовать той аудитории, которая их получает, и что переизьыток информации в них – это даже хуже, чем недостаток, и вызывает слишком много вопросов.
2. Управление коммуникациями проекта
В данном контексте под управлением коммуникациями проекта понимается выполнение разработанного плана коммуникаций проекта, а именно – обычная нудная процессная работа со всеми вовлеченными людьми, чтобы обеспечить единое информационное поле проекта ровно в том объеме, в котором это необходимо для их роли.
В это входят как встречи, так и подготовка отчетности, проведение управляющих комитетов, выпуск коммуникационных материалов для пользователей, размещение рабочей информации на портале проекта и еще десятки других действий, которые вы собрали в кучку на этапе планирования коммуникаций проекта.
3. Контроль коммуникаций проекта
Коммуницировать – это хорошо, но, как мы говорили выше, важно не забывать контролировать, что все идет так, как надо. По идее, способы контроля могут быть изложены в плане управления коммуникация, но я, по-моему, ни разу не видела, чтобы РМы так заморачивались.
Поэтому нестареющей классикой остаются следующие способы контроля коммуникаций проекта:
- Инструментальный – в любой более-менее современной системе можно отследить многие действия – как много пользователей заходит на FAQ проекта, открывал ли спонсор хоть раз ваши отчеты, сохраняет ли команда документы в согласованном формате и проч. Если нет – это повод подумать “а почему” и что-то предпринять, а не обижаться, что ваш такой замечательный план эти незамечательные люди не выполняют.
- Личный – просто поговорить, спросить об удобстве формата или (завуалированно) о проекте, чтобы понять, что человек вообще понимает и выносит из ваших коммуникаций.
- Аналитический – в большинстве случаев проблемы на проекте возникают именно от недостатка или низкого качества коммуникации по какому-то из направлений. Поэтому любую проблему стоит проанализировать на предмет того “была ли здесь какая-то поломка в коммуникациях и что сделать, чтобы она не повторилась”, внести соответствующие изменения в план коммуникаций и не забыть их тоже прокоммуницировать тем, кого это касается.
Понятно, что в любом проекте будут и неформальные коммуникации, контролировать которые невозможно, однако неплохо бы про них знать и тоже учитывать при анализе. А то все ваши усилия по правильной коммуникации легко испортит какой-нибудь токсичный товарищ в проектной команде, рассказывающий закупщикам на кухне о том, “как в проекте все безнадежно”.
Ну и напоследок короткое резюме – роль коммуникаций в проекте переоценить невозможно. Даже если из описания покажется, что управление коммуникациями проекта – это сложно и трудоемко, на самом деле любые вложения в них обычно окупаются задолго до середины проекта. Не верьте мне, проверьте сами. И удачи!
Ну и, конечно, грамотное управление коммуникациями немыслимо без грамотного управления стейкхолдерами, это прямо две стороны одной монеты. Если вы хотите лучше работать со стейкхолдерами и уметь на них влиять – то посмотрите наш большой курс по управлению стейкхолдерами. Пакет шаблонов в подарок!
Добавить комментарий