Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
02 февраля 2022 Из жизни РМа
4

Про коммуникацию “если… то…”

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, ICP-PPM

В 2007 году впервые вышла книга Тимоти Ферриса с кликбейтным названием “Как работать по 4 часа в неделю”, поэтому я, будучи молодой и наивной, ее тут же купила, конечно. Кто не читал – в книге рассказывается про эффективную организацию и оптимизацию работ на удаленке (про которую тогда мало кто слышал) и про инфобизнес. В книге много сомнительных моментов, но при желании можно почерпнуть несколько идей по личной эффективности.

Один из предложенных подходов, до примитивности простой, меня так зацепил, что с момента прочтения и по сей день я использую его каждый день. Заключается он в минимизации цепочки электронных писем, т.е. сразу при постановке задачи или при запросе чего-либо ты очерчиваешь возможные сценарии развития событий и даешь ценные указания о том, что делать в том или ином случае. В итоге задача выполняется намного быстрее и не зависит от скорости твоего ответа на уточняющие вопросы. Вроде бы элементарно, да?

Но я тут оформляла медицинские документы и так задолбалась от бесконечной бестолковой переписки с разными подразделениями Морозовской больницы, что внезапно осознала – нет, не элементарно, так делают не все. А ведь насколько проще стала бы жизнь, а.

Вот, нашла этот отрывок из книги и хочу поделиться:

По возможности взаимодействуйте по электронной почте. Переписка приучает к лаконичности. Помогите окружающим приобрести привычку изъясняться кратко.

Подобно началу телефонного разговора, общение по электронной почте тоже должно быть подчинено одной цели и построено так, чтобы обмен письмами был сокращен до минимума. Например, письмо, в котором сказано: «Мы можем встретиться в 16:00?», можно составить иначе: «Мы можем встретиться в 16:00? Если да… Если нет, пожалуйста, назовите три варианта подходящего времени».

Эта конструкция «если… то…» приобретает особую значимость, когда мы начинаем реже проверять почту. Поскольку я проверяю ее только раз в неделю, важно, чтобы никому не требовалось отвечать сразу же и чтобы информация не устаревала за семь дней, пока она ждет меня. Если у меня возникли подозрения, например, что производственный заказ не дошел до предприятия, я отправлю своему менеджеру, который ведает поставками, письмо следующего содержания: «Сюзан, получена ли новая партия товара? Если да, прошу сообщить мне. Если нет, свяжитесь с Джоном Доу по телефону 555‑5555 или по электронной почте [email protected] (он в копии) и договоритесь о сроках поставки и отслеживании груза. Джон, если с грузом возникнут проблемы, держите по телефону 555‑4444 связь с Сюзан, которая уполномочена самостоятельно принимать решения в пределах 500 долларов. В экстренных случаях звоните мне на мобильник. Но я убежден, что вы справитесь вдвоем. Спасибо».

Таким образом, удается избежать дополнительных расспросов, необходимости вести сразу два диалога и вмешиваться в процесс принятия решения. Возьмите себе за правило подставлять действия в конструкцию «если… то…» и в таком виде предлагать их в письмах, в которых вы задаете вопрос.

Я уже много лет при постановке задач удаленно делаю именно так, и это экономит кучу сил и времени, а главное – снижает риски в случае с излишне самостоятельным исполнителем там, где эта самостоятельность мне не нужна.

И, конечно же, подход применим не только в работе, но и в жизни, в той же переписке с управляющей компанией или с больницей.

Используете подход Ферриса или аналогичный? Поделитесь!

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

4комментария

сначала новые
по рейтингу сначала новые по хронологии

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: