В 2007 году впервые вышла книга Тимоти Ферриса с кликбейтным названием “Как работать по 4 часа в неделю”, поэтому я, будучи молодой и наивной, ее тут же купила, конечно. Кто не читал – в книге рассказывается про эффективную организацию и оптимизацию работ на удаленке (про которую тогда мало кто слышал) и про инфобизнес. В книге много сомнительных моментов, но при желании можно почерпнуть несколько идей по личной эффективности.
Один из предложенных подходов, до примитивности простой, меня так зацепил, что с момента прочтения и по сей день я использую его каждый день. Заключается он в минимизации цепочки электронных писем, т.е. сразу при постановке задачи или при запросе чего-либо ты очерчиваешь возможные сценарии развития событий и даешь ценные указания о том, что делать в том или ином случае. В итоге задача выполняется намного быстрее и не зависит от скорости твоего ответа на уточняющие вопросы. Вроде бы элементарно, да?
Но я тут оформляла медицинские документы и так задолбалась от бесконечной бестолковой переписки с разными подразделениями Морозовской больницы, что внезапно осознала – нет, не элементарно, так делают не все. А ведь насколько проще стала бы жизнь, а.
Вот, нашла этот отрывок из книги и хочу поделиться:
По возможности взаимодействуйте по электронной почте. Переписка приучает к лаконичности. Помогите окружающим приобрести привычку изъясняться кратко.
Подобно началу телефонного разговора, общение по электронной почте тоже должно быть подчинено одной цели и построено так, чтобы обмен письмами был сокращен до минимума. Например, письмо, в котором сказано: «Мы можем встретиться в 16:00?», можно составить иначе: «Мы можем встретиться в 16:00? Если да… Если нет, пожалуйста, назовите три варианта подходящего времени».
Эта конструкция «если… то…» приобретает особую значимость, когда мы начинаем реже проверять почту. Поскольку я проверяю ее только раз в неделю, важно, чтобы никому не требовалось отвечать сразу же и чтобы информация не устаревала за семь дней, пока она ждет меня. Если у меня возникли подозрения, например, что производственный заказ не дошел до предприятия, я отправлю своему менеджеру, который ведает поставками, письмо следующего содержания: «Сюзан, получена ли новая партия товара? Если да, прошу сообщить мне. Если нет, свяжитесь с Джоном Доу по телефону 555‑5555 или по электронной почте [email protected] (он в копии) и договоритесь о сроках поставки и отслеживании груза. Джон, если с грузом возникнут проблемы, держите по телефону 555‑4444 связь с Сюзан, которая уполномочена самостоятельно принимать решения в пределах 500 долларов. В экстренных случаях звоните мне на мобильник. Но я убежден, что вы справитесь вдвоем. Спасибо».
Таким образом, удается избежать дополнительных расспросов, необходимости вести сразу два диалога и вмешиваться в процесс принятия решения. Возьмите себе за правило подставлять действия в конструкцию «если… то…» и в таком виде предлагать их в письмах, в которых вы задаете вопрос.
Я уже много лет при постановке задач удаленно делаю именно так, и это экономит кучу сил и времени, а главное – снижает риски в случае с излишне самостоятельным исполнителем там, где эта самостоятельность мне не нужна.
И, конечно же, подход применим не только в работе, но и в жизни, в той же переписке с управляющей компанией или с больницей.
Используете подход Ферриса или аналогичный? Поделитесь!
Добавить комментарий
4комментария