Как внедрить ИТ-систему управления проектами: личный опыт

Что такое информационная система управления проектами (ИСУП) и чем она отличается от корпоративной системы управления проектами (КСУП)

Сто лет назад в блоге был пост про проектный офис, в котором вскользь затрагивался вопрос о том, в чем же отличие проектного офиса, КСУП и ИСУП. Чтобы дальше предметнее говорить о том, с чего начать внедрение – давайте и в этом посте сначала разберемся с базовыми понятиями.

КСУП или корпоративная система управления проектами – это комплексный систематизированный подход к управлению проектами в компании, который включает в себя все, от методологии и регламентации до автоматизации и обеспечения проектными ресурсами. Наполнение КСУП в разных организациях разное и зависит от потребностей конкретной организации. Т.е. КСУП дает ответ на вопрос – как мы управляем проектами в компании?

ИСУП или информационная система управления проектами – это ИТ-система, автоматизирующая отдельные элементы КСУП: ведение реестра проектов и управление их жизненным циклом, финансовое и ресурсное планирование, сбор статусов и подготовка отчетности и еще миллион вариантов. Организация сама выбирает, какие процессы из КСУП должны быть автоматизированы в ИСУП в первую, вторую и n-ю очередь. Т.е. ИСУП – ИТ-решение для поддержки функционирования КСУП.

В интернете часто можно увидеть, что под КСУП люди на самом деле имеют ввиду ИСУП (“мы сделали КСУП на SharePoint”, “в нашей КСУП планы проектов можно загружать из экселя”). Методически это неверно, но ошибка распространенная, просто держите в голове при прочтении большого количества материалов, что люди часто путают КСУП, ИСУП, проектный офис и портфель проектов.

Какая степень автоматизации КСУП нужна вашей компании

Если сильно упростить, то для поддержки КСУП в части автоматизации процессов есть три базовых варианта:

1. Ничего не автоматизируем – список проектов ведем в экселе, файлы храним на шареных папках, ресурсы прикидываем по принципу “кто будет посвободнее – тот и возьмется” или в лучшем случае учитываем в том же экселе. Не самый плохой вариант, если компания небольшая, проектов и людей немного. А то стоимость как самой ИТ-системы, так и ее последующего администрирования может сильно превысить получаемые от системы выгоды. Также это не самый плохой временный вариант даже для большой компании, если вы в самом начале пути, КСУП пока толком нет, процессы не отработаны. Автоматизировать нужно, когда вы поймете, что экселя недостаточно, а не когда его вообще нет.
2. Автоматизируем базовый функционал – если эксель вы уже ненавидите, самое время прикинуть, какие функции могут облегчить вашу жизнь (и жизнь ваших руководителей проектов) и быстро внедрить хотя бы простенькую систему с минимальный функционалом, ставя во главу угла скорость внедрения и простоту освоения. При этом стоит отдавать себе отчет, что при дальнейшем развитии проектного управления в компании эту систему вам, скорее всего, придется выбросить, но это когда еще будет. Альтернативный вариант (если у вас все серьезно, и КСУП – выстраданная и понятная в компании потребность, а не pet-проект очередного топ-менеджера) – сознательно выбираем комплексную систему, которая позволит быстро автоматизировать базовый функционал и дальше его наращивать по мере необходимости. Плюс этого варианта – не понадобится перевнедрение и переучивание, минус – не факт, что на старте вы сможете выбрать систему, которая в будущем закроет все ваши потребности (про которые вы сами еще не знаете).
3. Автоматизируем все и сразу – если каким-то образом вы перескочили базовую автоматизацию из п.2 и сразу делаете все-все-все (например, так бывает при комплексном внедрении КСУП по указке руководства с участием консультантов). Учитывая, что автоматизация несуществующих процессов обычно практически не имеет шанса получить на выходе что-то вменяемое – остается только подстелить соломки и минимизировать хардкодинг (aka выбрать систему, в которой потом более-менее легко можно будет поменять что-то с помощью настроек, не переписывая ее с нуля заново).

Как вы наверняка поняли из списка – я категорически за пункт 2, и ниже расскажу, почему.

Немного из личного опыта внедрения ИТ-систем для управления проектами

За время работы на позиции руководителя проектного офиса и руководителя портфеля проектов в разных компаниях у меня была возможность понаступать на грабли и попробовать разные варианты.

По следам боевой славы:

1. Компания #1 (тут я еще работала руководителем проекта со стороны подрядчика, т.е. внедряла то, что хотело руководство заказчика) – на “советском” предприятии внедряем все “под ключ”, от портфельного управления до учета рабочего времени и прогнозирования загрузки ресурсов на связке SharePoint, Directum, MS Project Server,.net. В общем, после года мытарств нам заплатили деньги за выполненные работы, а сам проект закрыли как неуспешный. А потому что не надо делать все сразу, да еще и забыв при этом полностью об управлением организационными изменениями. С людьми никто не работал, у руководства заказчика было мнение, что пожилые инженеры будут в восторге, но почему-то они не впечатлились. Кстати, это был отличный урок, недавно писала о подобном. А, ну еще и не надо ставить девочку 24 лет, ни разу не внедрявшую КСУП или ИСУП, на управление такими проектами. Я тогда была в таком восторге от проектного управления, что слишком поздно поняла, что этот восторг в мире разделяют не все, и что успех проекту вряд ли светит.
2. Компания #2 (тут я все еще была руководителем проектов, но систему уже внедряла для внутреннего пользования) – поэтапная автоматизация на Directum в связке с MS Project Server. Все прошло отлично (даже несмотря на то, что Directum не очень заточен под управление проектами, просто он у нас уже был в качестве СЭД, а мы были экономной компанией), решение продолжает обрастать функционалом и используется уже лет 12 в той компании.
3. Компания #3 (тут я уже была портфельным менеджером и руководителем проектного офиса) – последовательная автоматизация на платформе SharePoint. Вроде бы все работало и вполне закрывало потребности, но платформа оказалась не лучшим выбором – любая доработка стоила кучу денег и нервов, занимала месяцы, а при оценке стоимости доработки при переходе на Agile-процессы оказалось, что дешевле ее выбросить и поставить другую. На что заменили – не знаю, ставили уже без меня, вроде на какую-то коробку.
4. Компания #4 (тут я была руководителем проектного офиса) – не поверите, но в компании на 10 000+ сотрудников управление проектами было в экселях (очень много экселей, счет шел на сотни, кроме шуток!). Я долго пыталась объяснить, что проектный офис не может качественно выполнять свою работу без минимальной автоматизации, но услышана не была и через 7 месяцев борьбы с экселями и паверпоинтом покинула компанию.
5. Компания #5 (тут я работаю последние пару лет портфельным менеджером) – автоматизация на платформе 1С: Документооборот (никогда не повторяйте это!) с пониманием, что это временное решение, но нам нужно время на устаканивание процессов. Сейчас мы более-менее выросли в части проектного управления и внедряем систему управления проектами Адванта для автоматизации большинства процессов. Пока, тьфу-тьфу, все идет неплохо, переход в промышленную эксплуатацию планируем к концу года, результатами обязательно поделюсь. Так как у меня организация с госучастием – мы очень порадовались, что еще до 22 февраля купили Адванту с учетом того, что это полностью российское решение, зарегистрированное в реестре отечественного ПО. Хотя бы не уйдет никуда, в отличие от некоторых других наших поставщиков ПО, из-за которых теперь приходится по ночам работать над экстренным перевнедрением.

В общем, учитывая описанный выше опыт, я для себя сделала вывод, что самый рабочий вариант – поэтапная автоматизация на одной платформе, начиная с базового функционала. Причем понятно, что процессы проектного управления не вырублены на скрижалях, они будут меняться и совершенствоваться и дальше, поэтому при выборе системы в том числе мы смотрели на возможность настройки своими силами, чтобы не зависеть от подрядчика и не повторять описанной выше ошибки с SharePoint.

Плюс сейчас мы видим, что в достаточно большой компании (у нас 40 руководителей проектов) переучивание требует огромного количества сил и энергии, а еще же есть миграция исторических данных, повторные интеграции с корпоративными системами и прочие недокументированные неудобства.

Как-то так.

Поделитесь в комментариях, как проходили ваши внедрения и на чем автоматизировали КСУП?