До и после – в управление проектами после работы на производстве

В своей статье хочу описать свой личный опыт, или правильней будет сказать ощущения «…до появления в моей жизни проектного менеджмента и после…».

Около семи лет работы на ответственном производстве привели меня на должность начальника отдела закупок в составе 17 человек и колоссальным объемом работы. Ввиду того что на тот момент компании, в которой я работал «стукнуло» уже 70 лет, в ней сложились устойчивые принципы управления, перешедшие со времен СССР в наш капиталистический мир. Оценка качества работы заключалось в умении вовремя и красиво отчитаться, а оценка рисков и работа с ними происходила по факту их наступления. И когда что-то начинало гореть, все дружно должны были тушить пожар. Причем неважно, входит это в зону ответственности конкретного сотрудника или нет, справится с этим один человек или десять, главное – показать массовость и создать вид общей заинтересованности в решении проблемы. Зачем? Ну конечно, чтобы потом опять красиво отчитаться.

Но осуждать старые методы работы не хочу, так как считаю, что везде есть свои плюсы и минусы,  и хороший руководитель везде и из всего сможет извлечь пользу для себя и своих людей. В этой статье хочется сделать акцент на те контрасты со старой системой управления, которые я испытал после того как полгода назад я был назначен руководителем проекта.

Мой проект заключается в создании и последующей интеграции автоматизированной системы управления технологическими процессами на одной из возводимой в нашей стране электростанции.

Для себя я сразу отметил что руководителем проекта должен быть человек который в состоянии работать в режиме многозадачности, потому что для успешной реализации проекта необходимо хорошо ориентироваться в договорной, в финансовой, организационной, технической и множестве других областей. “Хорошо” в данном контексте означает знание процессов, людей, вовлеченных в этот процесс, понимание того, почему процесс именно так реализован и его основные входные и выходные показатели.

После назначения на новую должность ощущение драйва как на американских горках, желания свернуть горы и осознание высокой ответственности — это то что теперь живет со мной 24 часа в сутки.

За время работы в качестве руководителя проекта я для себя выделил основные отличия от прежних методов работы:

Во-первых, на старте проекта ты должен оформить такие документы как устав проекта, план управления рисками, план коммуникации, матрицу ответственности и т.д. Повторюсь что это мой первый опыт и, когда я оформлял данные документы, то слабо понимал их необходимость. Оформлял потому что так предписывает PMBOK, и все.

Но в результате все-таки произошло небольшое чудо – в итоге эти документы создали абсолютно четкую и измеримую систему координат, в которой ты работаешь, и это очень существенно экономит твое время и освобождает голову от лишней информации.

Во-вторых, у тебя уже не отдел, а команда. И команда требует от тебя больше внимания и заботы, тут уже формальный подход «я начальник, ты дурак» (я этот подход никогда не использовал, но это любимая советская тема) не сработает. На этой волне чтобы требовать от команды больше – начинаешь больше требовать от себя. И такая самомотивация дает очень мощный импульс к развитию.

В-третьих, очень просто готовить отчетность по проекту, потому что она опять-таки ложиться в логику этой системы координат.

Конечно не все пока гладко работает, иногда приходится отходить от устава проекта, от плана коммуникации, появляются такие ситуации где без творческого подхода никак. Например, у Заказчика поменялись планы по длительности какого-либо этапа работ или вообще есть сомнения в его необходимости. Или появляется очередной пожар для тушения которого приходится задействовать дополнительные ресурсы, что, в свою очередь, приводит к увеличению сроков проекта и его удорожанию.

Резюмируя вышесказанное, добавлю, что когда я читал PMBOK первый раз, половину вообще не понял. Книга умная, но написана шаблонным языком, читать и осмысливать который очень трудно (тут в помощь  этот блог, он оказался реально полезен – все началось с оформления устава проекта, план управления проектом, сейчас активно занимаюсь WBS).

Но самое главное – это практика! Когда начинаешь работать, используя подходы проектного управления, приходит осознание, что это работает, и работает эффективно. Главное – не утонуть в текучке и не забыть, что ты работаешь в соответствии методами проектного управления. Со временем выработается привычка, и многие процессы, такие как распределение ролей и ответственности в проекте, оценка ключевых показателей эффективности, распределение бюджета или формирование отчетности будут доведены до автоматизма.

Также считаю, что с нашим российским менталитетом в проектном менеджменте без творчества нельзя. В ближайшее время должен родится “PMBoK – Рроссийская практика”, симбиоз западного подхода и российского менталитета. Почему бы и нет?