В управлении проектами есть такое понятие как окружение проекта. Давайте о нем сегодня и поговорим.
Что такое окружение проекта?
Окружение проекта – это набор внешних и внутренних факторов, влияющих на достижение результатов проекта. Можно описать окружение проекта как некий «багаж», с которым вы входите в него, т.к. проектов в вакууме и «точно по PMBOK» не бывает, любая компания всегда накладывает на них свой отпечаток.
К слову, в PMBOK понятия «окружение проект» нет, вместо него там упоминается среда предприятия (Enterprise Environmental Factors) и организационные активы (это достаточно кривой перевод термина Organizational Process Assets – набор процедур, правил и знаний компании, историческая информация, извлеченные уроки и проч.).
Окружение проекта может быть внешним и внутренним.
Внешнее окружение проекта
Внешнее окружение проекта – это факторы, которые влияют на проект, и которых находятся вне компетенции руководителя проекта (как правило).
Фактором внешнего окружения проекта может быть что угодно – от политической ситуации в стране и погоды на улице до процесса закупок, принятого в компании, и наличия ДМС у сотрудников.
Грубо говоря, если какой-то внешний фактор хоть как-то влияет на проект – это часть внешнего окружения этого проекта.
Например, для моих ИТ-проектов вряд ли когда-нибудь будет важна погода, а вот для проекта, в котором стройку можно вести только после замерзания болот, это станет критическим фактором.
Управление внешним окружением проекта чаще всего сопряжено с очень большим трудностями или и вовсе невозможно, на то оно и внешнее. На что-то, конечно, повлиять можно (например выбить ДМС сотруднику, если для него это важно, а он важен для проекта), но это скорее исключение, чем правило.
Внешнее окружение проекта в бизнес-литературе часто делится на ближнее и дальнее, хотя в классическом управлении проектами, насколько помню, такой классификации нет.
Дальнее окружение проекта
Дальнее окружение проекта – это внешнее окружение самой компании, которое влияет на проект опосредованно, путем влияния на компанию.
Факторы дальнего окружения проекта:
- погода;
- экономическая ситуация;
- налоговое законодательство;
- требования по охране труда;
- рынок труда с дефицитом грамотных специалистов;
- курс доллара;
- чемпионат мира по футболу;
- и прочие вещи, которые на проект могут повлиять, и которые в проекте придется учитывать, если вы собираетесь довести его до конца.
Повлиять на дальнее окружение нельзя, его можно только проанализировать и учесть при планировании проекта сопряженные с ним требования, ограничения, допущения и риски.
В PMBOK под средой предприятия (Enterprise Environmental Factors) в первую очередь понимается именно внешнее дальнее окружение проекта.
Ближнее окружение проекта
Ближнее окружение проекта – это специфика компании, в которой осуществляется проект, которая влияет на проект напрямую.
Факторы ближнего окружения проекта:
- личность руководителя или ключевых стейкхолдеров;
- принятый процесс закупок или процесс найма персонала;
- корпоративная культура;
- правила ведения проектной деятельности;
- доступная версия MS Project;
- наличие у компании нужных поставщиков;
- наличие обедов в социальном пакете;
- и прочие вещи, которые на проект могут повлиять, и которые в проекте придется учитывать, если вы собираетесь довести его до конца.
Повлиять на ближнее окружение можно, хоть и сложно, но лучше на это сильно не рассчитывать (разве что у вас сверхмасштабный проект, критический для компании). Но в любом случае его нужно проанализировать и учесть при планировании проекта сопряженные с ним требования, ограничения, допущения и риски.
В PMBOK под организационными активами в первую очередь понимается именно внешнее ближнее окружение проекта.
Внутреннее окружение проекта
Внутреннее окружение проекта – это факторы, которые влияют на проект, и которых находятся в рамках компетенции руководителя проекта (как правило).
Фактором внутреннего окружения проекта может быть что угодно – от выбранного инструмента для совместной работы до организационной структуры проекта или количества денег, выделяемых из бюджета проекта на тимбилдинге.
Грубо говоря, все связанное с обеспечением процесса управления проектом и работы в рамках проекта – это часть внутреннего окружения этого проекта.
Например, в моих ИТ-проектов фактором внутреннего окружения будет используемая версия программного обеспечения для разработки, а вот для проекта, в котором стройку можно вести только после замерзания болот, – правила, определяющие когда именно можно пускать строительную технику (например, не менее чем через 5 дней после того, как температура держалась на -10 градусов и ниже).
Управление внутренним окружением проекта и вообще создание этого окружения чаще всего входит в задачи руководителя проекта и определяется в плане управления проектом Идеальная ситуация – когда РМ может влиять на все факторы внутреннего окружения проекта, тогда получится управлять проектом наиболее эффективно.
В жизни, к сожалению, чисто внутренние факторы выделить сложно, чаще всего они плотно пересекаются с факторами ближнего окружения (например, мало где РМ наделен возможностью самостоятельно набирать или увольнять участников проекта).
В PMBOK внутреннее окружение проекта как отдельный термин не рассматривается, по-моему.
Зачем нужно учитывать окружение проекта?
Если вы не понимаете, в каком окружении вы работаете – проект вы не сделаете. Учет окружения проекта необходим для того, чтобы этот «багаж» либо помогал реализации проекта либо хотя бы не мешал или мешал по минимуму.
Частая ошибка «хорошего РМа» – человек сделал несколько проектов в одной компании и перешел в другую. И в новой компании он, не изучив окружение проекта, продолжает действовать привычными методами с использованием привычных паттернов, мол, это всегда работало, я крутой РМ! В итоге начинают срабатывать риск за риском и сыпаться ошибка за ошибкой, которые нередко приводят к провалу проекта. А делов-то было, немного времени на изучении компании потратить.
Анализ окружения проекта
Способов анализа других не придумано, все как обычно: ознакомление с нормативными документами, личное общение, изучение исторической информации, брейнсторминг и т.д.
Как правило, в отдельное мероприятие при планировании проекта анализ окружения проекта не выделяют и не формализуют как этап планирования. Окружение проекта – это, скорее, то, о чем обязательно нужно помнить при других активностях: идентификации и анализе заинтересованных лиц, при идентификации рисков и управлении ими, при планировании и осуществлении коммуникаций, при формировании списка ограничений и допущений.
Также неплохо бы представлять, насколько ваш проект подвержен влиянию внешнего окружения, и какая вероятность того, что все ваши планы можно будет выкинуть в корзину при изменении этого внешнего окружения. Об этом также хорошо бы вспоминать при других активностях.
Я, например, при анализе стейкхолдеров обязательно оцениваю вероятность того, что как-то из них свалит в середине проекта, и то, какого масштаба проблема случится из-за этого в проекте.
Также оценивается динамика внешнего окружения – если его изменение сильно повлияет на проект, стоит попробовать оценить и спрогнозировать вероятность и размер этого изменения.
Пример анализа окружения проекта
Давайте, как всегда, обсудим пример с ремонтом. Предположим, я хочу сделать ремонт в квартире, и на этапе планирования мне нужно проанализировать окружение моего проекта, чтобы потом не было мучительно больно.
Анализ внешнего окружения проекта
1. Дальнее окружение (все, что связано с ремонтами в целом)
Методы анализа: включаю логику, вспоминаю рассказы друзей, уже сделавших ремонт, советуюсь с мужем и родителями, иду в гугл, изучаю форумы.
В итоге определяю следующие факторы дальнего окружения, которые с большой вероятностью повлияют на мой ремонт:
- Ценник на стройматериалы и его зависимость от курса доллара
- Летний период (самый популярный для ремонтов) и, из-за этого, повышенные цены на работу и необходимость планировать все сильно заранее
- Погода (если будут дожди, штукатурка будет сохнуть месяц, а не 3 дня, и весь план пойдет лесом)
- Невозможность проверки стен тепловизором для определения мостиков холода (опять же, лето)
- Соседи сверху и сбоку пока ремонт делать не будут, и, вероятно, могут залить нас и испортить наш ремонт через год-два, когда начнут.
Ни с чем из этого я сделать ничего не могу, мне остается только работать с этими рисками – покупать страховку, закладывать деньги на сушку стен тепловыми пушками, дотошнее контролировать качество штукатурки (особенно у окон), раз уж с тепловизором не получится.
2. Ближнее окружение (все, что связано с моим ЖК и моей семьей)
Методы анализа: общаюсь с управляющей компанией, обсуждаю с мужем и родителями.
В итоге определяю следующие факторы ближнего окружения, которые с большой вероятностью повлияют на мой ремонт:
- Родители будут в отпуске и не смогут помочь в тот период, когда мы с мужем будем в командировке (блин!)
- В ЖК РФ такого требования нет, но управляющая компания требует выводить сливы кондиционеров в канализацию (а это деньги и риск того, что потом эта вода там гнить начнет в стенах)
- Носить строительные материалы через главный вход нельзя, только через парковку (иначе оштрафуют)
- Муж готов тратить на ремонт максимум 2 дня в неделю (а то работа встанет, и ремонт делать будет не на что)
В целом, на все это я, наверное, могла бы повлиять, но вообще это принятые правила, и я буду по ним играть – спланирую работы, чтобы сильно не отвлекать мужа, перенесу свою командировку, чтобы не лишать родителей отпуска, заложу деньги на спуск материалов через паркинг. А вот по поводу кондиционеров – буду ставить распылитель, а то жить потом с вонью в квартире мне как-то не хочется.
Всю полученную информацию я обдумываю и учитываю при планировании ремонта.
Анализ внутреннего окружения проекта
Это, скорее, анализ того, какие факторы внутри проекта я должна создать, чтобы приблизить его к успеху. Что и как надо организовать, чтобы ремонт закончился вовремя и как надо?
Вот тут я сажусь и пишу (или придумываю и держу в голове) план управления проектом – принципы выбора подрядчиков, подход к распределению задач между мной и мужем, доску Trello для трекинга задачек, формат отчета от прораба и т.д.
Ну и, конечно, окружение проекта – это вводные для работы со стейкхолдерами и для управлении рисками.
Если вы хотите узнать больше о рисках и о том, как с ними работать – вы можете приобрести наш большой курс по управлению рисками. Шаблон реестра рисков проекта и чек-лист для идентификации рисков в подарок!
А если вы хотите лучше работать со стейкхолдерами и уметь на них влиять – то посмотрите наш большой курс по управлению стейкхолдерами. Пакет шаблонов в подарок!
Вот как-то так, все просто! Расскажите, как вы работаете с окружением проекта?
Добавить комментарий