Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
10 апреля 2019 Все для начинающего РМа
224 0

Бизнес-кейс проекта – что это и как использовать

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, РМЕ, PRIME

Что такое бизнес-кейс проекта?

Если кратко, то бизнес-кейс проекта – это сводный документ, описывающий причины, по которым стоит начать этот проект.

Цель бизнес-кейса проекта – убедить аудиторию в том, что проект действительно нужен и востребован. В хорошем бизнес-кейсе отражены как измеримые характеристики проекта (от стоимости до, например, ожидаемого увеличения выручки), так и неизмеримые (например, связанные с удобством, мотивацией персонала или пиаром).

Зачем нужен бизнес-кейс проекта?

Как правило, бизнес-кейс готовится для относительно крупных проектов, и может быть использован для следующих целей:

  1. Вовлечение спонсора проекта – помочь спонсору сформулировать те “плюшки”, которые получит он, заказчик и компания в целом от реализации проекта – бесценно и говорит о вашем профессионализме. Хорошо сформулированный кейс с учетом интересов спонсора – половина пути к успеху (а именно – к принятию решения о том, что проект нужен).
  2. Принятие решение о старте проекта (на комитете, который выбирает проекты) – четкое и структурированное описание содержания проекта, выгод, требуемых ресурсов и проч. позволяет быстро и обоснованно принять решение или сравнить проект с другими.
  3. Экономическое обоснование проекта – в бизнес-кейсе считается экономика проекта (пусть и на высоком уровне), чтобы понять, стоит его вообще начинать или нет, примерно просчитываются разные варианты реализации.
  4. Связь проекта и приносимых им выгод со стратегией компании – в кейсе может быть показано, что именно проект даст компании и как это отразится на достижении ее стратегических задач.
  5. Вводные для руководителя проекта – в том случае, если документ готовит Заказчика, назначенному РМу будет намного проще быстро погрузиться в проект, используя бизнес-кейс.

В разных компаниях по-разному, где-то бизнес-кейс – это обязательный документ, необходимый для рассмотрения проекта, а где-то – опциональный, и его готовит человек, просто заинтересованный в том, чтобы проект стартовал.

Из практики – у нас вот предоставление бизнес-кейса на управляющий комитет необязательно (вместо него используется Lean Canvas), но его наличие существенно повышает шансы на одобрение проекта.

Что включает бизнес-кейс проекта?

Бизнес-кейс проекта включает в себя любую информацию, которая может быть полезна при принятии решения об инициации проекта. В зависимости от проекта и от отрасли разделы бизнес-кейса могут быть разными, но в общем случае бизнес-кейс проекта будет содержать следующие разделы:

  1. Бэкграунд проекта (начальные условия) – где мы сейчас и почему нам плохо (потому что зачем начинать проект, если все хорошо?).
  2. Способ перейти из настоящего в будущее или из плохо в хорошо – что именно нужно сделать (= краткое и емкое содержание проекта).
  3. Связь со стратегией – как повлияет на компанию, если станет “хорошо”? Вот тут бы хорошо ответить на вопрос о том, как повлияет не только на компанию, но и на конкретных менеджеров, принимающих решение (завуалированно, конечно).
  4. Способы реализации проекта с плюсами и минусами – практически в любом случае таких способов несколько (для той же ИТ-системы – можно разработать самим, можно купить, можно взять в аренду и проч.).
  5. Сроки, стоимость и прочие важные для принятия решения факторы по каждому из способов – в идеале, тут есть несколько вариантов типа “быстро-дешево-качественно-выбери любые два”, чтобы у принимающих решение была иллюзия выбора.
  6. Конкретный запрос – хуже всего, когда бумажка есть, а что с ней делать – непонятно. В презентации или в тексте документа должен быть конкретный запрос того, чего вы хотите добиться этим кейсом – согласовать выполнение всего проекта, получить сколько-то денег или ресурсов на R&D, выделить время на детальный бенчмаркинг? Чем конкретнее запрос, тем проще принять решение.

Ну и не стоит забывать, что цифры цифрами и логика логикой, но часто решения даже в высоких кругах принимаются на эмоциях, и это нормально. Поэтому документ либо презентация бизнес-кейса не должны быть набором формальных слов или фраз, они должны рассказывать историю и эмоционально вовлекать аудиторию, а также учитывать ее интересы.

Как связаны бизнес-кейс проекта и устав проекта?

При наличии бизнес-кейса написание устава очень упрощается, так как у руководителя проекта уже есть довольно много вводных, изложенных в формализованной форме. В уставе можно либо дать ссылку на бизнес-кейс либо скопировать туда отдельные разделы.

При этом надо не забывать, что цель устава – дать формальный старт проекту, формализовать полномочия РМа и быть основополагающим документом проекта и истиной в последней инстанции в случаях, когда что-то пошло нет так.

А вот бизнес-кейс преследует другую цель, а именно – убедить в необходимости проекта тех, кто принимает решение.

Расскажите, вы используете бизнес-кейсы при принятии решения о старте проекта?

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: