Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
10 апреля 2019 Все для начинающего РМа
461 0

Бизнес-кейс проекта – что это и как использовать

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, РМЕ, PRIME

Рекомендую посмотреть:

Рекомендую посмотреть:

Что такое бизнес-кейс проекта?

Если кратко, то бизнес-кейс проекта – это сводный документ, описывающий причины, по которым стоит начать этот проект.

Цель бизнес-кейса проекта – убедить аудиторию в том, что проект действительно нужен и востребован. В хорошем бизнес-кейсе отражены как измеримые характеристики проекта (от стоимости до, например, ожидаемого увеличения выручки), так и неизмеримые (например, связанные с удобством, мотивацией персонала или пиаром).

Зачем нужен бизнес-кейс проекта?

Как правило, бизнес-кейс готовится для относительно крупных проектов, и может быть использован для следующих целей:

  1. Вовлечение спонсора проекта – помочь спонсору сформулировать те “плюшки”, которые получит он, заказчик и компания в целом от реализации проекта – бесценно и говорит о вашем профессионализме. Хорошо сформулированный кейс с учетом интересов спонсора – половина пути к успеху (а именно – к принятию решения о том, что проект нужен).
  2. Принятие решение о старте проекта (на комитете, который выбирает проекты) – четкое и структурированное описание содержания проекта, выгод, требуемых ресурсов и проч. позволяет быстро и обоснованно принять решение или сравнить проект с другими.
  3. Экономическое обоснование проекта – в бизнес-кейсе считается экономика проекта (пусть и на высоком уровне), чтобы понять, стоит его вообще начинать или нет, примерно просчитываются разные варианты реализации.
  4. Связь проекта и приносимых им выгод со стратегией компании – в кейсе может быть показано, что именно проект даст компании и как это отразится на достижении ее стратегических задач.
  5. Вводные для руководителя проекта – в том случае, если документ готовит Заказчика, назначенному РМу будет намного проще быстро погрузиться в проект, используя бизнес-кейс.

В разных компаниях по-разному, где-то бизнес-кейс – это обязательный документ, необходимый для рассмотрения проекта, а где-то – опциональный, и его готовит человек, просто заинтересованный в том, чтобы проект стартовал.

Из практики – у нас вот предоставление бизнес-кейса на управляющий комитет необязательно (вместо него используется Lean Canvas), но его наличие существенно повышает шансы на одобрение проекта.

Что включает бизнес-кейс проекта?

Бизнес-кейс проекта включает в себя любую информацию, которая может быть полезна при принятии решения об инициации проекта. В зависимости от проекта и от отрасли разделы бизнес-кейса могут быть разными, но в общем случае бизнес-кейс проекта будет содержать следующие разделы:

  1. Бэкграунд проекта (начальные условия) – где мы сейчас и почему нам плохо (потому что зачем начинать проект, если все хорошо?).
  2. Способ перейти из настоящего в будущее или из плохо в хорошо – что именно нужно сделать (= краткое и емкое содержание проекта).
  3. Связь со стратегией – как повлияет на компанию, если станет “хорошо”? Вот тут бы хорошо ответить на вопрос о том, как повлияет не только на компанию, но и на конкретных менеджеров, принимающих решение (завуалированно, конечно).
  4. Способы реализации проекта с плюсами и минусами – практически в любом случае таких способов несколько (для той же ИТ-системы – можно разработать самим, можно купить, можно взять в аренду и проч.).
  5. Сроки, стоимость и прочие важные для принятия решения факторы по каждому из способов – в идеале, тут есть несколько вариантов типа “быстро-дешево-качественно-выбери любые два”, чтобы у принимающих решение была иллюзия выбора.
  6. Конкретный запрос – хуже всего, когда бумажка есть, а что с ней делать – непонятно. В презентации или в тексте документа должен быть конкретный запрос того, чего вы хотите добиться этим кейсом – согласовать выполнение всего проекта, получить сколько-то денег или ресурсов на R&D, выделить время на детальный бенчмаркинг? Чем конкретнее запрос, тем проще принять решение.

Ну и не стоит забывать, что цифры цифрами и логика логикой, но часто решения даже в высоких кругах принимаются на эмоциях, и это нормально. Поэтому документ либо презентация бизнес-кейса не должны быть набором формальных слов или фраз, они должны рассказывать историю и эмоционально вовлекать аудиторию, а также учитывать ее интересы.

Как связаны бизнес-кейс проекта и устав проекта?

При наличии бизнес-кейса написание устава очень упрощается, так как у руководителя проекта уже есть довольно много вводных, изложенных в формализованной форме. В уставе можно либо дать ссылку на бизнес-кейс либо скопировать туда отдельные разделы.

При этом надо не забывать, что цель устава – дать формальный старт проекту, формализовать полномочия РМа и быть основополагающим документом проекта и истиной в последней инстанции в случаях, когда что-то пошло нет так.

А вот бизнес-кейс преследует другую цель, а именно – убедить в необходимости проекта тех, кто принимает решение.

Расскажите, вы используете бизнес-кейсы при принятии решения о старте проекта?

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!