Давайте сегодня про хороший инструмент работы с поиском первопричин проблем в проекте, а именно про 5 why ? Иногда этот метод называют “правило пяти почему”, “метод пяти почему” или “пять вопросов почему”, но суть от этого не меняется.
Вообще методика 5 why пришла из бережливого производства Тойоты, и помогает быстро, на коленке, определить корневую причину возникновения проблемы, несоответствия или отклонения.
Делается просто на раз-два-три:
- Определяем и формулируем проблему, решение которой мы хотим найти.
- Последовательно задаем вопрос “почему”. Первые 2-3 ответа обычно очень банальны и даже хочется бросить это бессмысленное занятие, а вот дальше начинается интересное. Причем иногда такое интересное, что потом думаешь, может, и не надо мне было это знать?
- Смотрим на последний ответ, чешем голову и решаем, как это пофиксить (это уже не часть методики, конечно, но смысл без этого пункта теряется).
Как всегда, анализ 5 why имеет смысл делать вместе с заказчиком или с командой, тогда и разумная дискуссия возможна, и понимание происходящего будет лучше.
А еще “пять почему” – чудесный и простейший инструмент для самоанализа. При наработанной практике используется почти автоматом в любой ситуации типа “не могу заставить себя работать, настроение с утра плохое” или “почему я решила, что мне жизни нет без этого кухонного комбайна за 20 000 руб., который половину моей немаленькой кухни займет”.
Пример “пяти почему”
Очень простой, но реальный пример из моей рабочей практики и, по-моему, очень показательный, учитывая ОЧЕНЬ низкую ИТ-квалификацию участников процесса. Анонимизировано, конечно.
Проблема – пользователи тратят слишком много времени на поиск нужного им тендерного документа.
Почему? Потому что при поиске им приходится выбирать из большого количества тендерных документов компании.
Почему? Потому что в системе нельзя отфильтровать тендерные документы по конкретному департаменту.
Почему? Потому что в наших требованиях к системе управления контрактами не было требования о возможности привязки тендера к департаменту. Вот тут бы и остановиться, да? Все ж понятно, фильтр добавим – и будет нам счастье. Но все-таки…
…почему? Потому что требования к системе мы формулировали на основе ранее существовавшего регламента по работе с бумажными тендерными документами (когда еще с конвертами и вскрытиями носились), а не электронными, а там, конечно, никакого механизма поиска быть не могло, и об этом не подумали.
Почему? Потому что при формулировании требований мы не включили мозг и не подумали о том, как изменится наша работа при переходе с бумажных тендеров на электронные.
Ну вот, и полезный инсайт на будущее, и стало понятно, что делать. Добавляем фильтр, вносим данные о департаментах, обучаем пользователей тому, как этот фильтр применять. Это тактически, а стратегически – делаем повторное ревью требований на предмет таких же забытых вещей, чтобы сразу сделать все нужные изменения пакетом, плюс включаем это на будущее в чек-лист по приемке финальных требований.
Или вот на пикабу смешной пример про шубу еще есть.
Ошибки при использовании 5 why
“Пять почему” вроде бы простая и примитивная вещь, но при использовании вполне можно наделать ошибок.
Вот самые популярные:
- Скатиться в обвинение всех и вся. Все-таки 5 why – метод анализа корневых причин, а не выплескивания негатива на окружающих (за этим лучше к психологу или в бар). Поэтому на третьем шаге определить, что “система не работает, потому что пользователи тупые” и сказать “ну, с этим мы ничего сделать не сможем” – так себе идея, к конструктивному решению она не приведет.
- Изо всех сил упираться, что бы получилось именно 5 why, не больше и не меньше. 5 вопросов – это усредненное количество (ну и звучит красиво, да), в реальности их может быть 3 или 7.
- Не записывать промежуточные ответы. Фокус теряется, и результат получается так себе, все-таки силу письменного или печатного слова трудно переоценить.
Ну вот и все, наверное. Как и другие инструменты управления проектами – просто, быстро, гениально.
Используете “пять почему”? Поделитесь в комментариях!
Добавить комментарий