Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
03 сентября 2016 Все для начинающего РМа Золотой фонд
6

Правила хорошего kick-off, или как не превратить установочную встречу в балаган

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, ICP-PPM

У вас новый проект, много энтузиазма и есть понимание, что эта автоматизация сделает жизнь Заказчика лучше, а вашу зарплату больше? Бизнес-кейс очевиден, что делать – понятно, провал невозможен? А потом вы собираетесь с рабочей группой на kickoff (он же – установочная встреча в российской терминологии) – и энтузиазм внезапно гаснет, вопросов становится больше чем ответов, а отношения с рабочей группой как-то сразу не складываются. И вот у вас идет очередной унылый проект. Знакомо? А ведь можно было избежать, если знать несколько простых правил.

Правило 0. Помните о том, зачем все это нужно

Для начала напомню, что цели проведения kickoff – это а) достижение единого понимание цели проекта б) управление ожиданиями в) знакомство с рабочей группой.

Если держать эти цели в голове при планировании встречи, то будет проще понять, что в нее должно входить, а что нет. От того, как вы проведете kick-off часто зависит дальнейший ход проекта, а в особо запущенных случаях – даже его успех или провал.

Правило 1. Организуйте kickoff только тогда, когда готов

Проводить kickoff имеет смысл только тогда, когда выполнены следующие предварительные условия:

  1. Сделана оценка вероятности выполнения этого проекта, и эта вероятность больше 50%. Если нет – то где-то в уставе или бизнес-кейсе у вас и у спонсора и Заказчика явно проблема.
  2. Устав готов и согласован как минимум спонсором и Заказчиком, а еще лучше – всеми основными заинтересованными лицами. Как написать хороший устав  – хорошо написано тут (тавтология, да).
  3. Рабочая группа четко обозначена, и вы понимаете, кто в нее входит, кто какие направления проекта будет закрывать и проч. Если не знаете – лучше спросить у спонсора или Заказчика, а не тащить весь руководящий состав компании на эту встречу.
  4. Спонсор и заказчик  или хотя бы кто-то из них на kickoff сможет присутствовать. Если вы не смогли никого из них на эту встречу затащить – в еще не начавшемся проекте есть проблема. 

 Правило 2. Хороший kickoff – спланированный kickoff

И это сейчас не про то, что встреча должна быть выслана заранее, с приложенным уставом и повесткой, это и так все знают, хотя и не всегда соблюдают.

Необходимо продумать структуру и содержание встречи, в идеале – согласовать все это дело со спонсором. Долгие паузы, фразы «эээ… а зачем мы здесь» и прочие последствия вашей неподготовленности могут сильно испортить как репутацию проекта, так и вашу лично в глазах рабочей группы, с первой же встречи, а оно вам надо?

 Правило 3. Лучше не начинать встречу слишком формально

Всех этих людей сюда зачем-то позвали, оторвав от работы, они вас не знают, вы их тоже. Если вы с порога им начнете рассказывать план проекта, то вас могут просто не воспринять.

Поэтому до формального начала встречи используйте «ледокол» – шутку, короткую историю, вопрос о компании – все, что угодно, чтобы перед встречей все не сидели со слишком серьезным видом или смотрели в телефон. Отлично, если вы руководитель проекта и так ненавязчиво смогли обратить на себя внимание и даже немного кому-то понравиться, хотя бы на уровне «о, забавный парень».

Правило 4. Дайте слово спонсору

Дальше слово лучше взять спонсору. Если вы с ним заранее об этом не договорились – то можно аккуратно попробовать передать ему ведущую роль, мол, сейчас Ефимий Евстигнеевич наконец скажет нам, зачем мы все собрались и как это повлияет на наши годовые бонусы. Но это, конечно, зависит от личности конкретного Ефимия Евстигнеевича.

Часть спонсора в идеале выглядит так:

  1. Зачем мы здесь – кратко обозначаем цели kickoff.
  2. Цель и краткое содержание проекта – чего хотим этим проектом добиться, что он даст бизнесу, что мы будем делать (вот это – очень кратко, буквально 1-2 предложения). Если есть возможность как-то сразу донести, как это связано с KPI людей, сидящих в переговорной – лучше донести.
  3. Представление руководителя проекта, обозначение его полномочий – ваш звездный час. Вроде бы мелочь,  могли бы и сами представиться, но по факту очень многое меняет, сразу определяя ваш статус гораздо выше, чем было бы, если бы вы представились сами.
  4. Представление рабочей группы – кто в нее входит, кто какие направления проекта будет закрывать и проч. При необходимости – познакомить тех, кто не знаком.

Правило 5. Краткость и профессионализм!

Дальше спонсор может передать слово руководителю проекта, который:

  1. Предлагает основные правила коммуникации – кратко, мол, раз в месяц управляющий комитет, раз в неделю – собрание рабочей группы, пока не определимся с деталями – все будете раз в неделю получать отчеты по статусу проекта и проч. Но достаточно коротко и не вдаваясь в бюрократию.
  2. Озвучитвает высокоуровневый план проекта – набор ступеней, которые надо будет пройти. Помните, это вы внедрили уже 10 CRM-ок, а многие тут до сих пор по «Косынке» скучают. Поэтому очевидное для вас «сбор требований-разработка-тестирование-внедрение» может быть неочевидно для всех присутствующих.
  3. Дает сроки детального планирования на ближайшие работы – мол, это установочная встреча, на этой неделе у нас будет еще с каждым из вас встреча по уточнению требований на уровне департаментов, а на следующей – я вам пришлю детальный план встреч с вашими сотрудниками.
  4. Обозначает дальнейшие шаги – всем получить аккаунты к базе знаний, выдать вам своего лучшего эксперта в предметной области и проч., т.е. то, что нужно сделать им в самое ближайшее время. Таких вещей должно быть немного, но они должны быть, чтобы все сразу осознали, что придется что-то делать, а не вышли со встречи и забыли.
  5. Предлагает задавать вопросы и уточнять, если что-то непонятно – тут без комментариев.

Правило 6. Это нужно помнить, чтобы kickoff прошел успешно

Это как правила безопасности дорожного движения, написано кровью РМов:

  • Постарайтесь, чтобы не получилось так, что люди из рабочей группы узнают о самом существовании проекта только на kickoff, слишком внезапный стресс. Если вы подрядчик – то лучше, если у Заказчика до этого будет какая-то краткая коммуникация в компании, если внутренний сотрудник – постарайтесь до kickoff хотя бы кратко донести до людей, что их ждет.
  • Kickoff – не место для обсуждения «а зачем нам вообще проект». Решение уже принято, такие вещи должны вежливо и твердо пресекаться, не давая никому никакой надежды.
  • Не нужно вдаваться в подробности! Для этого у вас будет целый длинный проект, а сейчас чем больше деталей – тем больше вопросов, а на kickoff вам этого не надо. При необходимости «паркуйте» вопрос для дальнейшего обсуждения после kickoff.
  • Если вы работаете на стороне подрядчика и с вами вместе на встрече присутствует спонсор проекта из вашей компании – важно, чтобы вас представили одновременно, а не только его. Опять же сильно влияет на ваш статус в глазах рабочей группы.
  • В рабочей группе такие же люди, как и вы. Не нужно их бояться, потому что они крутые эксперты, большие начальники или сотрудники Газпрома. А вы – крутой профессионал по внедрению CRM, они так не умеют
  • Импровизацию никто не отменял, а навыки приходят с опытом. Перефразируя Р. Гандапаса, «если вы уверены, что kickoff был идеален, то он вам, скорее всего, приснился».

Удачи!

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

6комментариев

сначала новые
по рейтингу сначала новые по хронологии

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: