Правила хорошего kick-off, или как не превратить установочную встречу в балаган

У вас новый проект, много энтузиазма и есть понимание, что эта автоматизация сделает жизнь Заказчика лучше, а вашу зарплату больше? Бизнес-кейс очевиден, что делать – понятно, провал невозможен? А потом вы собираетесь с рабочей группой на kick–off (он же – установочная встреча в российской терминологии) – и энтузиазм внезапно гаснет, вопросов становится больше чем ответов, а отношения с рабочей группой как-то сразу не складываются. И вот у вас идет очередной унылый проект. Знакомо? А ведь можно было избежать, если знать несколько простых правил.

Правило 0. Помните о том, зачем все это нужно

Для начала напомню, что цели проведения kick–off – это а) достижение единого понимание цели проекта б) управление ожиданиями в) знакомство с рабочей группой.

Если держать эти цели в голове при планировании встречи, то будет проще понять, что в нее должно входить, а что нет. От того, как вы проведете kick-off часто зависит дальнейший ход проекта, а в особо запущенных случаях – даже его успех или провал.

Правило 1. Организуйте kick–off только тогда, когда готов

Проводить kick–off имеет смысл только тогда, когда выполнены следующие предварительные условия:

1. Сделана оценка вероятности выполнения этого проекта, и эта вероятность больше 50%. Если нет – то где-то в уставе или бизнес-кейсе у вас и у спонсора и Заказчика явно проблема.
2. Устав готов и согласован как минимум спонсором и Заказчиком, а еще лучше – всеми основными заинтересованными лицами. Как написать хороший устав  – хорошо написано тут (тавтология, да).
3. Рабочая группа четко обозначена, и вы понимаете, кто в нее входит, кто какие направления проекта будет закрывать и проч. Если не знаете – лучше спросить у спонсора или Заказчика, а не тащить весь руководящий состав компании на эту встречу.
4. Спонсор и заказчик  или хотя бы кто-то из них на kick–off сможет присутствовать. Если вы не смогли никого из них на эту встречу затащить – в еще не начавшемся проекте есть проблема. 

 Правило 2. Хороший kick–off – спланированный kick–off

И это сейчас не про то, что встреча должна быть выслана заранее, с приложенным уставом и повесткой, это и так все знают, хотя и не всегда соблюдают.

Необходимо продумать структуру и содержание встречи, в идеале – согласовать все это дело со спонсором. Долгие паузы, фразы «эээ… а зачем мы здесь» и прочие последствия вашей неподготовленности могут сильно испортить как репутацию проекта, так и вашу лично в глазах рабочей группы, с первой же встречи, а оно вам надо?

 Правило 3. Лучше не начинать встречу слишком формально

Всех этих людей сюда зачем-то позвали, оторвав от работы, они вас не знают, вы их тоже. Если вы с порога им начнете рассказывать план проекта, то вас могут просто не воспринять.

Поэтому до формального начала встречи используйте «ледокол» – шутку, короткую историю, вопрос о компании – все, что угодно, чтобы перед встречей все не сидели со слишком серьезным видом или смотрели в телефон. Отлично, если вы руководитель проекта и так ненавязчиво смогли обратить на себя внимание и даже немного кому-то понравиться, хотя бы на уровне «о, забавный парень».

Правило 4. Дайте слово спонсору

Дальше слово лучше взять спонсору. Если вы с ним заранее об этом не договорились – то можно аккуратно попробовать передать ему ведущую роль, мол, сейчас Ефимий Евстигнеевич наконец скажет нам, зачем мы все собрались и как это повлияет на наши годовые бонусы. Но это, конечно, зависит от личности конкретного Ефимия Евстигнеевича.

Часть спонсора в идеале выглядит так:

1. Зачем мы здесь – кратко обозначаем цели kick–off.
2. Цель и краткое содержание проекта – чего хотим этим проектом добиться, что он даст бизнесу, что мы будем делать (вот это – очень кратко, буквально 1-2 предложения). Если есть возможность как-то сразу донести, как это связано с KPI людей, сидящих в переговорной – лучше донести.
3. Представление руководителя проекта, обозначение его полномочий – ваш звездный час. Вроде бы мелочь,  могли бы и сами представиться, но по факту очень многое меняет, сразу определяя ваш статус гораздо выше, чем было бы, если бы вы представились сами.
4. Представление рабочей группы – кто в нее входит, кто какие направления проекта будет закрывать и проч. При необходимости – познакомить тех, кто не знаком.

Правило 5. Краткость и профессионализм!

Дальше спонсор может передать слово руководителю проекта, который:

1. Предлагает основные правила коммуникации – кратко, мол, раз в месяц управляющий комитет, раз в неделю – собрание рабочей группы, пока не определимся с деталями – все будете раз в неделю получать отчеты по статусу проекта и проч. Но достаточно коротко и не вдаваясь в бюрократию.
2. Озвучитвает высокоуровневый план проекта – набор ступеней, которые надо будет пройти. Помните, это вы внедрили уже 10 CRM-ок, а многие тут до сих пор по «Косынке» скучают. Поэтому очевидное для вас «сбор требований-разработка-тестирование-внедрение» может быть неочевидно для всех присутствующих.
3. Дает сроки детального планирования на ближайшие работы – мол, это установочная встреча, на этой неделе у нас будет еще с каждым из вас встреча по уточнению требований на уровне департаментов, а на следующей – я вам пришлю детальный план встреч с вашими сотрудниками.
4. Обозначает дальнейшие шаги – всем получить аккаунты к базе знаний, выдать вам своего лучшего эксперта в предметной области и проч., т.е. то, что нужно сделать им в самое ближайшее время. Таких вещей должно быть немного, но они должны быть, чтобы все сразу осознали, что придется что-то делать, а не вышли со встречи и забыли.
5. Предлагает задавать вопросы и уточнять, если что-то непонятно – тут без комментариев.

Правило 6. Это нужно помнить, чтобы kick–off прошел успешно

Это как правила безопасности дорожного движения, написано кровью РМов:

• Постарайтесь, чтобы не получилось так, что люди из рабочей группы узнают о самом существовании проекта только на kick–off, слишком внезапный стресс. Если вы подрядчик – то лучше, если у Заказчика до этого будет какая-то краткая коммуникация в компании, если внутренний сотрудник – постарайтесь до kick–off хотя бы кратко донести до людей, что их ждет.
• Kick–off – не место для обсуждения «а зачем нам вообще проект». Решение уже принято, такие вещи должны вежливо и твердо пресекаться, не давая никому никакой надежды.
• Не нужно вдаваться в подробности! Для этого у вас будет целый длинный проект, а сейчас чем больше деталей – тем больше вопросов, а на kick–off вам этого не надо. При необходимости «паркуйте» вопрос для дальнейшего обсуждения после kick–off.
• Если вы работаете на стороне подрядчика и с вами вместе на встрече присутствует спонсор проекта из вашей компании – важно, чтобы вас представили одновременно, а не только его. Опять же сильно влияет на ваш статус в глазах рабочей группы.
• В рабочей группе такие же люди, как и вы. Не нужно их бояться, потому что они крутые эксперты, большие начальники или сотрудники Газпрома. А вы – крутой профессионал по внедрению CRM, они так не умеют
• Импровизацию никто не отменял, а навыки приходят с опытом. Перефразируя Р. Гандапаса, «если вы уверены, что kick–off был идеален, то он вам, скорее всего, приснился».

Удачи!