Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
24 июля 2019 Все для начинающего РМа
0

Матрица Хосин Канри или X-матрица

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, ICP-PPM

В этом году открыла для себя новый рабочий инструмент – X-матрицу Хосин Канри, хочу поделиться с вами. Ну как открыла, открыло ее, конечно, руководство, и спустило к нам, хочешь-не хочешь пришлось вникать. Но инструмент мне внезапно понравился даже с учетом того, что стратегия всей компании – ну прямо вообще не мой управленческий уровень.

Вообще Хосин Канри (Hoshin Kanri) – это целая система в рамках бережливого производства (Lean), направленная на совершенствование процесса управления стратегией компании и устранение разрыва  между стратегией и ее выполнением с помощью фокусировки и определения конкретных ответственных.

Однако самый популярный элемент Хосин Канри, которым часто подменяют всю систему – так называемая X-матрица (икс-матрица), основной смысл которой – наглядно разложить на одном листочке А3  стратегию, тактику, конкретные задачи и ожидаемые результаты с указанием ответственность, и иметь возможность оперативно контролировать прогресс.

При разработке матрицы люди на всех уровнях корпоративной иерархии понимают взаимосвязь своих рабочих задач со стратегией компании, упрощается коммуникация и (тут мой личный интерес и кроется) отбор проектов для реализации становится намного более управляемым и обоснованным.

X-матрица Хосин Канри – примеры

Все примеры – из свободного доступа в яндексе по запросу “х матрица”, по правой кнопке их можно открыть в новом окне для детального просмотра, но качество все равно оставляет желать лучшего. Инструмент не самый популярный, поэтому часть примеров – на английском.

Свою Х-матрицу по проектному офису и (тем более) матрицу компании, конечно, не выкладываю из соображений конфиденциальности, сорри.

Пример 1

В этом примере, правда, частично срезана правая сторона, но на русском языке это самый удачный пример.

Пример 2

Пример 3

Пример 4

Пример 5

X-матрица Хосин Канри – как строить

Свой пример не выкладываю из соображений конфиденциальности, но в яндексе нашелся очень похожий вариант.

Классический шаблон X-матрицы Хосин Канри выглядит так:

В гугле можно найти “вариации на тему”, на картинке приведена классическая X-матрица, но если в ней чего-то не хватает или что-то лишнее для целей конкретной компании – шаблон всегда можно доработать под себя, в конце концов, это инструменты для нас, а не мы для инструментов.

Шаги построения Х-матрицы Хосин Канри

Шаг 1. В квадрате внутри матрицы указывается амбициозная долгосрочная цель или миссия компании. Как видно из примеров – это указывают не всегда. Лично я за то, чтобы указывать, позволяет сохранить фокус.

Шаг 2. Слева от квадрата указываются стратегические цели (это могут быть как цели на 2-3 года, так и на год).

Шаг 3. Сверху от квадрата указываются тактические задачи  для достижения стратегических целей, и (самое важное!) устанавливается взаимосвязь между конкретными стратегическими целями и конкретными тактическими задачами. Взаимосвязь может проставляться как просто каким-то графическим символом типа Х или V (если связь универсальная), так и цифрой от 1 до 3, если важно отразить степень влияния (корреляцию) тактической задачи на стратегическую цель, где – 3 максимальное влияние. также вместо 1-3 могут использоваться разные графические символы, но лично для меня это усложняет читаемость матрицы. Отсутствие значка или цифры означает, что конкретно эта задача с этой целью в явном виде не связана.

Шаг 4. Справа от квадрата указывается список конкретных проектов или мероприятий для выполнения тактических задач и также устанавливается взаимосвязь между конкретными тактическими задачами и конкретными проектами и мероприятиями, по аналогии с установкой взаимосвязи выше, и с использованием тех же обозначений.

Шаг 5. Снизу от квадрата указываются конкретные измеримые метрики, по которым можно будет отследить выполнение проектов и мероприятий, и (снова) устанавливается взаимосвязь между конкретными проектами и мероприятиями и метриками. Тоже по аналогии с установкой взаимосвязи выше, и с использованием тех же обозначений.

Шаг 6. Теперь, когда у нас заполнена почти вся матрица вокруг квадрата, проставляется взаимосвязь между результатами и стратегическими целями. Таким образом, проходя по часовой стрелке, мы связываем стратегию с тактикой, тактику – с проектами, проекты – с результатами, а результаты – со стратегией, и на каждом шаге можем увидеть, что “что-то пошло не так” – либо мы напланировали лишних проектов, либо не хватает какой-то тактической задачи, либо результаты проектов и мероприятий ну совсем никак не коррелируют со стратегией. После 2-3 проходов матрица балансируется, и руководитель получает инструмент, с которым он может дальше работать.

Шаг 7. Перечисляются члены команды, ответственные за выполнение тактических задач и связанных с ними проектов или мероприятий, и указывается степень их вовлечения в реализацию этих тактических задач.

Количество строк в шаблоне – рекомендованное авторами подхода, т.е. предельное количество, которое команда управления способно “объять”. При необходимости оно также корректируется, но много тактических задач или, например, членов команды – тоже плохо, т.к. фокус размывается.

Шаг 8 (опционально). В примере 1 видно, что в Х-матрице есть дополнительные детали:

  • считаются веса взаимосвязей, проставляется суммарный вес и цветовая кодировка (от бледно-желтого до ярко-зеленого) в зависимости от веса (чем “зеленее” – тем важнее для компании, т.к. коррелирует с бОльшим количеством других элементов).
  • проставляется кодировка каждого элемента (стратегии, тактики и проч.) с помощью краткой аббревиатуры для использования в других документах.
  • названия элементов выделяются разными цветами для дополнительного отображения корреляции между ними (довольно сомнительно в случае, если корреляция с 2 элементами и больше).

Делать это или нет – зависит от разработчика Х-матрицы и от того, как она будет применяться. Я у себя только веса считаю.

Шаг 9 (опционально). Правый нижний угол матрицы остается пустым, туда можно вписать что-нибудь, не предусмотренное в шаблоне. Например, кровью расписаться, или хотя бы подпись и печать поставить.

Все, матрица Хосин Канри построена!

И напоследок – в гугле находятся целые программы с предложением провести стратегическую сессию. результатом которой будет X-матрица, хотя я бы очень удивилась, если бы кто-то внешний вместо руководства компании или человека, действительно в этом заинтересованного, смог бы построить вменяемую матрицу для конкретной компании.

 

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: