Конференц-коллы по телефону, или «Алекс, вы тут?»

Вообще телефонный созвон с группой людей или конференц-колл – это слегка устаревший способ коммуникации, не самый удобный и не самый надежный. Но иногда устаревший телефон является единственным способом собрать группу людей в одно время. О том, как сделать такой созвон чуть более эффективным, мы сегодня и поговорим.

При подготовке к созвону необходимо:

1. Иметь перед глазами список телефонных номеров всех участников с именами. Нет ничего хуже, чем в процессе созвона искать контакты на листочках, в адресных книгах Атклука и своем смартфоне, это отнимает кучу времени и раздражает участников.
2. Проверить технические возможности аппарата, который вы будете использовать. Причем не просто убедиться, что конференц-связь там есть, но и попробовать ее настроить и сделать тестовый звонок.
3. Заранее выяснить, как звонить на все типы номеров, которые вы будете использовать: внутренние, мобильные, международные, подключение со Skype и проч. Понятное дело, сразу нужно попробовать и убедиться, что выход на эти номера есть.
4. Обеспечить наличие тихого помещения (переговорной или любого другого). Конференц-связь и так не самый удобный метод, а при шуме вокруг ее вообще невозможно использовать. Если совсем никак, то назначайте созвон на время обеда, когда большинства коллег не будет в офисе.
5. Подготовить повестку созвона (это must для любой встречи, конечно, но иногда созвон за встречу почему-то не считают).
6. Начинать собирать всех в конференцию лучше минут за 5, чтобы было время набрать все номера.

 В начале конфренц-колла:

1. Представьтесь, скажите, откуда вы звоните (компания, офис).
2. Представьте окружающих, также назовите локацию. Кстати, хорошим «айс-брейкером» может быть упоминание часового пояса или погоды, например, «Джон Маллок, Ньюкасл-Апон-Тюн (у Джона, правда, сейчас 6 утра, хорошо что это не видеоконфреренция, да, Джон?)».
3. Объясните, как подключиться обратно, если произойдет рассоединение (Прислать вам мэйл? Написать смску? Набрать номер самому?), и основные правила взаимодействия (обращаемся по именам, если есть люди с одинаковыми именами – называем имя и локацию, пока кто-то говорит, остальные отключают микрофон, вопросы задаются только в конце и проч. в зависимости от специфики вашей встречи).
4. Если разговор записывается – обязательно предупредите об этом.
5. Расскажите цель встречи и повестку и дайте слово первому докладчику (ну или продолжайте говорить сами).

 В ходе коллективного созвона:

1. Придерживаетесь повестки, пресекайте попытки от нее отклонить  и нарушить согласованные правила взаимодействия.
2. Если какой-то человек говорит больше 3х минут, желательно периодически вставлять реплики типа «Всем понятно?», «У кого-то есть вопросы?» и подводить краткое резюме, это поможет тем, кто на минуту-другую случайно отвлекся, вернуться в процесс обсуждения.
3. Если вы видите, что кто-то из участников участия в разговоре совсем не принимает, вовлекайте его, просите высказать мнение, задавайте вопросы. Кстати, вопрос «Алекс, вы здесь?» не очень вежлив (особенно если человек на месте), лучше задавать вопросы по делу.

 В конце конференц-колла:

1. Проговорите краткий итог созвона, принятые решения, дальнейшие действия и ответственных за них.
2. Если это не постоянный инструмент коммуникации – спросите, насколько удобен такой способ общения, есть ли какие-то замечания и предложения.
3. Сообщите, когда вы разошлете протокол.

 Отличное видео в тему, обожаю его (даже если вы не знаете английского, все понятно из контекста): 

Уверена, если использовать эту памятку, даже неудобный и устаревший коллективный созвон по телефону может стать неплохим способом коммуникации при отсутствии альтернатив.