Как понять, нужен здесь проект или нет?

Очень часто при работе в матричной структуре возникает какая-то задача, которую необходимо выполнить. И часто непонятно, нужно для выполнения этой задачи инициировать проект со всеми плясками с бубном, уставом или нет? Вроде бы и не нужно, если на первый взгляд, задача небольшая, но сколько раз было такое, что вы на нее подписывались, начинали делать, а потом оказывалось, что «чем дальше в лес, тем толще партизаны», и невинный «эксель с парой формул» превращался во что-то монстроообразное? Было же?

 Картинка в тему:

Мы для себя вывели такое правило методом проб и ошибок: при обращении заказчика делаем первичную оценку по длительности и объему работ (помня при этом, что ее обычно приходится умножать минимум на число пи). Если выполняется хотя бы одно правило – объем работ больше 40 часов (помним, что в жизни это будет 40*пи=125 часов) или длительность работ больше одной календарной недели – то мы вежливо просим инициировать проект, т. к. задача потребует значительного вовлечения ресурсов отдела.

 В этот момент примерно 70% желающих «отваливается» (просто осознает, что не очень-то и хотелось), 20% идет делать свой эксель самостоятельно, и 10% идут писать заявку на проект. В процессе написания заявки половина из этих 10% понимает, что действительно не очень-то и хотелось, и бросает это дело, остальные 5% доходят до победного финала и получают, что хотели.

Также это применимо к запросам на изменение в проектах – 70% запросов отваливается на этапе «тебе нужно пойти и написать все это в формальной бумажке, вот тебе шаблон», 10% – на этапе написания бумажки (осознают, опять же, что не очень-то и хотелось). Из оставшихся 20%, заполнивших шаблон, половина получает свой запрос на изменение (при совпадении остальных факторов типа наличия времени и бюджета), а вторая половина вежливо посылается обосновывать необходимость этого запроса руководству, т.к. требуется увеличение сроков-бюджета. Тут из этих 10% остается примерно 5% тех, кто до руководства дошел.  Из этих 5% 1% получает свои хотелки и бурный карьерный рост, потому что они молодцы.

 Цифры, понятное дело, индивидуальны и зависят от специфики конкретной организации, но сама идея, надеюсь, понятна.

Интересно, но не было ни одного (!) случая, когда первоначально оцененная как проект задача оказалась меньше нашего проектного порога, всегда рост идет только вверх.

Кстати, эта фишка неплохо работает и на внутренних задачах – если руководитель вдогонку к 5 проектам, которые вы одновременно ведете, просит вас еще «быстренько продумать новую структуру контрактов и подходы к работе с поставщиками» – нелишним будет прикинуть, сколько времени у вас это займет и, в случае, если по оценке это будет больше указанной нормы, озвучить, что задачу лучше делать отдельным проектом с учетом вашей загрузки по ней. Как правило, в этот момент адекватный руководитель либо действительно разрешит вести задачу как проект с соответствующей финансовой мотивацией, если она предусмотрена правилами вашей компании (и поставит вам плюсик в карму как истинному РМу), либо от задачи откажется, как от не настолько важной, чтобы оттягивать на нее столько времени штатной единицы.