Как передавать дела на время отпуска – версия 2.0 – Во время отсутствия

И, наконец, последняя статья в цикле про передачу дел на время отпуска.

Во время отсутствия сотрудника

Немаловажно, что за время подготовки handover-файла сотрудник «прокручивает» в голове работу по шагам и выявляет возможные риски, которые он либо закрывает до ухода в отпуск либо указывает сценарии реагирования на них («если опять не будет работать SharePoint – можно взять последнюю версию презентации у Ивана Смирнова, см.вкладку «Контакты»).

Напомню, что скачать пример handover-файла можно тут 

Поэтому именно записать всю работу, которую необходимо сделать, а не ограничиваться «да я просто расскажу Роману, что делать, он же в теме». Во-первых, наличие написанного текста исключает ситуацию «да я же это передавал, Алексей забыл просто», а во-вторых – при использовании подобного подхода вероятность какого-то коллапса на проекте из-за отсутствия сотрудника минимизирована, и, как правило, необходимости беспокоить его в отпуске нет.

Автор статьи категорически против того, чтобы звонить сотруднику на мобильный телефон или тем более требовать регулярного подключения к сети компании (почта и проч.). В случае какого-то сбоя в коммуникации лучше писать сотруднику в Facebook или связываться с ним другим заранее обговоренным способом (например, по личной почте). Это коммуникация типа «pull», которая не «выдергивает» человека из отпускного настроения, когда он где-нибудь в Таиланде катается на слоне, не принуждает его к немедленной реакции, и не создает лишнего стресса, в котором нет необходимости. Плюс сотрудник получает время обдумать вопрос и ответить на него максимально полно, чтобы минимизировать последующие запросы информации и помочь коллегам эффективно решить вопрос в его отсутствие.

Обратная связь

Если передача дел была сделана некачественно, и во время отсутствия сотрудника тот, кому делегировали работу, по этой причине плохо с ней справляется или не справляется вообще (не хватает информации, нет контактов нужных людей и проч.) – он в обязательном порядке информирует об этом руководителя проекта с двумя целями: получить помощь (если это возможно) и обозначить проблему в процессе, чтобы это было донесено до всей команды проекта на следующей встрече по планированию отпусков. Как правило, это касается какой-то специфики проекта: не выложили код куда надо, не выдали права на нужную директорию, не указали код обращения в какую-нибудь немецкую компанию-вендор, статус которого нужно было контролировать, забыли вписать контакты переводчика с немецкого на английский и проч.

Чтобы уменьшить вероятность некачественной передачи дел при своем первом уходе в отпуск во время проекта сотрудник в обязательном порядке согласует заполненный handover-файл с руководителем проекта. Руководителю проекта лучше известны интеграционные процессы в проекте, и он может дать какие-то ценные комментарии по содержанию и проконтролировать полноту подготовки файла в том случае, если человек делает это в первый раз.

После того, как человек возвращается из отпуска, он «забирает» свои дела обратно на заранее запланированной встрече и обсуждает с тем, кому он передавал дела, что пошло не так (используя «черный блокнотик»), чтобы не совершать таких ошибок в будущем. При необходимости во встрече участвует руководитель проекта (по желанию того, кому были переданы дела), чтобы обсудить возникшие в работе проблемы и определиться с их решением при следующих отсутствиях сотрудника.

Описанные выше процесс передачи дел, конечно, не является «волшебной таблеткой» и не гарантирует, что вы даже не заметите отсутствия сотрудника. Специфика проектной деятельности в том, что она уникальна, и предусмотреть все нельзя. Конечно, всегда будут ситуации, когда вам придется, посмотрев в подготовленный handover-файл, не отпустить человека в отпуск, но, как правило, это происходит исключительно из-за ошибок данного конкретного человека и по его собственной вине (не выполнена в срок работа, но не из-за внешних, а из-за внутренних факторов – поленился детально оценить, съездил на неделю на конференцию, пообещав все наверстать, и проч.). Также всегда может случиться что-то, что запланировать было нельзя или очень сложно, и тому, кому была передана работа, придется работать больше или в ущерб своим задачам.

Поэтому важно понимать, что наличие этого процесса совсем от обид сотрудников и проблем в проекте, конечно, не спасет, но дает возможность минимизировать их вероятность насколько, насколько возможно и снять большую часть вопросов и взаимных претензий. А работа руководителя проекта, в том числе – принимать на себя обиды и претензии. Главное, чтоб проекту это не вредило.

И напоследок маленькая неполиткорректная заметка на полях об отпуске самого руководителя проекта – нужно помнить, что если передать дела слишком хорошо, то вашего отсутствия никто не заметит. А руководство и проектная команда могут закономерно задуматься, зачем вы вообще нужны? Поэтому если какой-то небольшой и некритичный кусочек работы в ваше отсутствие все-таки пострадает – это не страшно, а даже полезно.

Вот и все.

Расскажите о своем опыте передачи дел, а если использовали мой подход – то подошел он вам или нет?