А мы продолжаем вчерашний цикл про передачу дел на время отпуска..
Передача дел
Подготовка передачи дел
Как было сказано выше, планируя уход в отпуск, человек «по умолчанию» соглашается с тем, что завершит к этому моменту все запланированные на него работы либо передаст их согласованный объем в таком виде, чтобы с ним легко справился другой член команды проекта.
При этом задачи, отличные от задач контроля, передавать другому человеку запрещено. В крайнем случае такие кейсы рассматриваются в индивидуальном порядке. Т.е. передать «я отправил ТЗ на согласование, нужно 1 числа узнать статус и, если все согласовали, передать тому-то в работу» можно, а вот «допиши за меня здесь оценку рисков утери информации, я не успею до отпуска» – нельзя, чтобы не было искушения свалить на коллегу часть своей работы. Учитывая то, что в проектах отпуска заранее планируются, как правило, сложности передача в таком виде не представляет.
Работа по передаче знаний включается в план и объем проекта при его планировании, но в небольшом объеме (в пределах 2 часов на человека на 1 отпуск более недели). Передача всех дел сотрудником по возможности осуществляется одному человеку людям, реже – двум и больше (сложнее управлять).
Для передачи знаний при уходе готовится так называемые handover-файл в Excel, по одному файлу для каждого назначенного ответственного. В названии файла указывается период отпуска, кто и кому передает работы, например 15.02.2016-22.02.2016 – Bazhanova – Handover2Petrov.xlsx.
Ответственных сотрудник определяет сам и договаривается с ними тоже сам (во-первых, повышается уровень личной ответственности, во-вторых – улучшаются горизонтальные связи). В случаях, когда какие-то из его задач все коллеги брать отказывается – эскалирует на руководителя проекта, и тот назначает ответственного сам.
На основной вкладке «Handover» указываются:
- Наименование проекта – бывают ситуации, когда одному человеку одновременно передают дела несколько коллег, и наименование проекта позволит ему не запутаться.
- Статус – выдающий список со статусами план/сделано/не сделано, в котором исполнитель отвечает статус выполнения задачи.
- Задача – детальное описание того, что нужно сделать.
- Когда – указана дата или период дат, в который нужно выполнить задачу.
- Замечания исполнителя – здесь сотрудник, которому переданы дела, указывает результат работы и оставляет свои комментарии.
- Черный блокнотик – некая «маленькая черная книжечка», в которую исполнитель пишет свои замечания по качеству передачи данного дела.
На отдельной вкладке «Контакты» приводятся данные обо всех людях, с которыми исполнителю, возможно, придется взаимодействовать для успешного выполнения переданных ему задач.
Пример файла с передачей задач на время отпуска
Вкладка «Handover»:
| Проект | Статус | Задача | Когда | Замечания исполнителя | Черный блокнотик |
| Проект 1 | План | Проконтролировать, что все аналитики подготовили презентации по своим направлениям для отчета на управляющем комитете 24.02.2016. Спросить руководителя отдела архитекторы и руководителя службы поддержки, есть ли у них вопросы по презентациям (чтобы не задавали на самой встрече). | 18.02.2016 | Все презентации сделаны (16.02 напомнил, 19.02 все прислали финальные варианты). У архитекторов и поддержки были вопросы, их закрыл, изменения в презентацию внесли. Подробности см. в почте. | Не было указано, где брать шаблон для презентации (аналитики делают ее в первый раз), перерыли весь SharePoint, потратили 40 минут.
В результате пришлось запросить у начальника отдела. |
| Проект 1 | План | Согласовать и передать в оплату счета за первую и вторую фазы проекта (220 000 р. и 810 000 руб. соответственно) | 22.02.2016, если счет не придет до этого дня – то как только придет. | Первый счет передал в оплату, второй счет пришел на 940 000 руб, поднял контракт – оказалось, был еще допник на 30 000р руб. Проверил, что эти работы тоже выполнены, отдал в оплату. | Как можно было не сказать мне про допник, в SAP же все есть? |
Вкладка «Контакты»:
| Компания | Кто | Роль | Контакты | Комментарий |
| Альфа | Мария Иванова | Аналитик | Общение с аналитиками Альфаы идет только через их JIRA. Писать вот сюда <[email protected]> с темой: Alpha (PRO-850) Аудит | – |
| Альфа | Петр Сергеев | Руководитель отдела аналитики | Тел. +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ, [email protected]
|
Наша основная точка эскалации, если аналитики Альфы косячят.
Имеем ввиду, что он сидит в Лондоне, разница во времени – 3 часа (GMT). |
На практике автора и график отпусков и handover-файл удобнее всего оказалось вести в Excel, каким бы рудиментом это не казалось. Пробовали использовать для этого JIRA, Outlook и другие инструменты, но не пошло. Во-многом потому, что в любом проекте есть люди, очень далекие от компьютера и от ИТ в целом, и для них работу с Excel воспринять проще, чем «все эти новомодные штучки».
После подготовки файла сотрудник знакомит ответственного с его задачами и отвечает на вопросы, если нужно.
Еще до ухода в отпуск сотрудник планирует короткие встречи со всеми, кому он передал дела (по отдельности, разумеется) для того, чтобы получить актуальную информацию о статусе выполнения работ.
Как правило, встреча по передаче дел имеет типовую тему “Handover Bazhanova2Petrov – Project 1/Project 3”, а встреча по результатам – “Handover back Petrov2Bazhanova – Project 1/Project 3”. Это дает возможность не изобретать каждый раз велосипед и стандартизировать работу.
Продолжение завтра.
Расскажите, а в каком формате вы передаете дела?
Добавить комментарий