Как передавать дела на время отпуска

Близится лето, сезон отпусков и оживший кошмар любого руководителя проекта – хронический недостаток человеческих ресурсов, т.к. несмотря на доступность таиландов и прочих этих ваших азий, наши люди упорно любят отдыхать исключительно летом. Конечно, немалую лепту тут вносит и то, что самые длинные школьные каникулы летом, и у людей с детьми школьного возраста нет особого выбора. Но, как говорится, если риска нельзя избежать – его можно смягчить. И внятный и утвержденный процесс передачи дел на время отсутствия – залог успеха.

Путем долгих мытарств и пары приличных шишек на лбу от грабель я для себя вывела следующие правила управления плановыми отпусками проектной команды:

1. На каждый календарный год ведется график доступности сотрудников, в котором разным цветом помечаются дни отсутствия (командировки, отгулы, прогулы, отпуска, нахождение в дороге и проч.). В цветовую кодировку в том числе заложена информация о том, будет ли человек в это время доступен по почте или по телефону, или он полностью уходит в туман.
2. Каждый месяц график буквально в течение 15 минут пересматривается, добавляются вновь запланированные активности и отпуска, при необходимости разрешаются конфликты отпусков и делается оценка рисков. Общее правило тут – планировать такие вещи по возможности минимум за 2 месяца. За планирование в периоде между 1 и 2 месяцами – коллективное неодобрение и дополнительная оценка рисков. За планирование меньше чем за месяц – очень детальная оценка рисков, сильное неодобрение и понижение приоритета ухода в отпуск – т.е. те, кто запланировал все в последний момент, в следующий раз не идут в отпуск по умолчанию, если у кого-то тоже намечен отпуск на эти даты и возникает конфликт.
3. Планируя уход в отпуск, человек «по умолчанию» подписывается на то, что завершит к этому моменту все запланированные на него работы либо передаст их согласованный объем в таком виде, чтобы с ним легко справился другой член команды проекта (это, как правило, относится к кускам работы менеджеров, а не исполнителей). Задачи, отличные от задач контроля, передавать запрещено, в крайнем случае такие кейсы рассматриваются в индивидуальном порядке. Т.е. передать «напиши за меня этот кусок кода» нельзя. Работа по передаче знаний включается в план проекта, но в небольшом объеме (в пределах 2 часов на человека на 1 отпуск более недели). Передача по возможности осуществляется 1-2 людям, реже – больше (сложнее управлять).
4. Для передачи знаний при уходе готовится так называемые handover – файл в Excel (пробовали в Jira, но не пошло) для каждого назначенного ответственного с указанием перечня задач, контактными лицами, с которыми придется взаимодействовать и их краткими характеристиками. Ответственных сотрудник определяет сам и договаривается с ними сам (просто из соображений адекватности выбора), в особо запущенных случаях, когда какие-то из его задач все брать отказывается – эскалирует на руководителя проекта, и тот назначает ответственного в принудительном порядке.
5. Бывают кейсы, когда человека приходится в отпуск не пускать, но, как правило, это происходит исключительно из-за ошибок данного конкретного человека и по его собственной вине (не выполнена в срок работа, но не из-за внешних, а из-за внутренних факторов – поленился детально оценить, съездил на неделю на конференцию, пообещав все наверстать, и проч.). Совсем от обид, конечно, не спасает, но возможность ткнуть в процесс и график отпусков очень греет и снимает большую часть претензий. А работа РМа она такая, в том числе – принимать на себя обиды и претензии, главное, чтоб делу не вредило.
6. Сам процесс в начале каждого проекта в обязательном порядке проговаривается и протоколируется или закрепляется письмом после встречи, чтобы потом не оказалось, что кто-то об этом не знал.

Пример таблички в файле с передачей задач на время отпуска:

Файл 15.02.2016-22.02.2016 – Egorova – Handover2Petrov.xlsx

Вкладка «Handover»:

В поле Type – выпадающий список, в котором новый ответственный может проставить статус done после того, как закроет порученную задачу.

Вкладка «Контакты»:

P.S. Только помните, что если передать дела слишком хорошо – вашего отсутствия никто не заметит, а руководство (особенно если оно не очень «далекое») закономерно задумается, а зачем вы вообще нужны. Поэтому неплохо бы, чтобы что-то небольшое в ваше отсутствие все-таки пострадало, так, в качестве напоминания о пользе руководителя проекта в проекте.