Инициация проекта

Инициация проекта – это стадия проекта, на которой выполняется определенный набор работ для его успешного запуска. В частности, происходит четкое определение целей и задач проекта, назначение руководителя проекта, разработка устава, идентификация участников и заинтересованных лиц.

Очень, очень часто этот этап жизненного цикла проекта начинающему руководителю проекта кажется неважным и ненужным. Действительно, о чем тут думать, начальство сказало делать – значит, надо делать. Скорее бежать планировать, например, а то и сразу выполнять. И это одна из самых больших ошибок, какую только можно сделать.

Что именно происходит на этапе инициации проекта в конкретной компании, чаще всего зависит от самой компании. Где-то решение о том, что “проекту быть” уже принято, и нужно только подготовить устав, а где-то именно на этом этапе происходит оценка целесообразности проекта и принимается решение после подготовки устава. Но в любом случае, это та контрольная точка, после которой будет понятно, делаем мы проект или нет, и которая позволяет формально этот проект начать.

Если обобщить, то инициация проекта – это момент, когда еще можно остановиться и подумать, а делать ли проект вообще? Когда еще не затрачены деньги, время и усилия. Когда вашей репутации хорошего руководителя проектов еще не нанесен урон, который потом будет сложно исправить. После того, как устав подписан, а руководитель проекта назначен, что-то решать уже поздно.

Что бы не входило в инициацию проекта в вашей компании, на этом этапе необходимо четко сформулировать и описать основную информацию о проекте, сделать обоснование его целесообразности, описать конечный продукт и результаты проекта. То есть формализовать всю информацию, которая позволит понять, а нужно ли его вообще делать, этот проект. Важно понимать, что причин инициации проекта может быть всего три: сокращение расходов, увеличение прибыли, снижение рисков.

Также стадия инициации проекта – это возможность сделать так, чтобы основные заинтересованные лица понимали, о чем этот проект вообще и какую роль они в нем будут выполнять, не обольщались тем, что вы все сделаете идеально и придете с готовым результатом, и осознали, что чуда не будет, и им тоже придется в этом участвовать.

Вся перечисленная информация кратко фиксируется в уставе проекта, который обычно содержит не более двух-трех страниц. Как написать хороший устав проекта. Устав является первым документом, официально «запускающим»  проект, а также определяющим руководителя проекта.

Так же советую даже в наш век высоких технологий, когда распечатанные документы уже не так популярны и намного проще согласовывать устав проекта через электронную почту, все же хранить у себя распечатанный и подписанный устав. Так надежнее, ну и важность любой бумажки при подписании автоматически повышается в разы.

Как расценивается инициация проекта с позиции менеджера проекта? С точки зрения профессиональной этики именно на этапе инициации он должен честно ответить себе на вопрос, можно ли этот проект сделать в рамках имеющих ограничений по времени, деньгам, ресурсам и проч.? Если уже сейчас понятно, что нельзя, самое время поднять руку и с цифрами в руках объяснить, почему нельзя. Помните, подписывая устав, вы берете на себя профессиональную ответственность за выполнение того, что в нем  указано в рамках тех ограничений, которые там указаны, и с этого момент неуспех проекта – это ваш личный неуспех.

Крайне желательно именно здесь, на берегу, договориться о том, что от вас ждут, как от  руководителя проекта, какие полномочия у вас будут, и как будут измеряться результаты. Это не всегда можно внести в устав, но нужно хотя проговорить этот вопрос со спонсором, чтобы не осталось недопонимания.

Пример инициации проекта из реальной жизни

Итак, я живу в квартире уже 15 лет, краска на потолке облупилась, батареи старые и вообще мне некомфортно. И я думаю, что неплохо бы затеять проект “Ремонт в квартире”. Как это будет происходить?

1. Первым делом я честно отвечаю себе на вопрос “зачем?” и “чего я хочу этим ремонтом достичь”. Не просто “хочу ремонт”, а “чтобы приходить домой, а тут красота и порядок, тогда мне будет психологически комфортнее, а то сейчас у меня прям депрессия сразу начинается”. Или “чтобы через год продавать квартиру, с ремонтом будет выгоднее и продастся быстрее. Или “чтобы старые проводка и трубы не подвели, а то со дня на день залью соседей или пожар будет, всю жизнь потом выплачивать”. Чем более честно я отвечу сейчас, чем проще будет потом. На этом же этапе я спрашиваю других заинтересованных лиц (например, мужа), хотят ли они ремонт, и чего они от него ждут.
2. Дальше я хотя бы примерно определяю, могу я себе это позволить или нет – смотрю на свои депозиты, прикидываю, сколько это все будет стоить, соотношу количества потраченных денег с получаемой выгодой (если квартира с ремонтом подорожает на 1 млн., а в ремонт нужно вложить 2 млн. – то нафиг такой проект). Решаю, делать вообще проект или нет. Если нет, то забываю о нем или смотрю, какие альтернативы у меня есть (например, сделать чисто косметический ремонт за 200 тыс. рублей, чтобы квартира на фото в объявлении хорошо смотрелась, а коммуникации не менять, все равно никто не узнает, что они плохие).
3. Если решено, что делать надо – думаю, какие есть ограничения по срокам (на время ремонта пустят пожить родители, но не больше чем на 4 месяца, потом к ним брат с женой приедут), по деньгам (надо уложиться в 1,5 млн. вместе с мебелью и кухней), по ресурсам (кто будет делать, сами или фирму какую-нибудь возьмем). А еще думаю, кого этот проект затронет, и не нужно ли его с ними тоже согласовать (например, местный ЖЭК как раз через пару месяцев планировал замену общих коммуникаций, чтоб не вышло, что они весь мой ремонт разнесут),  и в каком окружении он будет проходить (в городе нет ни одного магазина стройматериалов, придется все из соседнего города возить).
4. Решаю, кто будет руководить всем этим процессом и какие у него/нее будут полномочия. Если это буду я – договариваюсь с мужем, что все покупки более 50 000 руб. буду согласовывать с ним (все, что мельче – разбираюсь сама), и что могу рассчитывать, что минимум 3 дня в неделю я могу от него требовать, чтобы он занимался ремонтом.

После того, как я все это придумала-посчитала-прикинула, я все это аккуратно записываю в один документ, проверяю на адекват и решаю, готова я за это взяться и беру ли на себя ответственность сделать все в срок и в бюджет, учитывая все существующие факторы. Если да, то подписываю бумажку, даю ее же на подпись мужу и родителям, и вуаля – проект начат!

Вот как-то так. Помните, что пропуск стадии инициации и начало работ без формальных полномочий и подписанного устава – ошибка, которая в 99% случаев приведет к перерасходу денег, трате времени и не улучшить вашу карму, как руководителя проекта.