Сегодня у нас короткая история от коллеги по цеху, руководителя проектного офиса в небольшом банке, рассказавшего про одного своего РМа, совершившего ошибку в управлении интеграцией проекта.
Дано: в компании есть удобное (действительное удобное!) хранилище для документов. В нем все – массовая загрузка, поддержка версионности, безопасность, контроль доступа и проч. В норме во всех проектах в проектном офисе использовали его. Но внезапно на проекте сложилась нетиповая ситуация и, как всегда, послужила отличной проверкой понимания РМом того, что инструкции и процедуры пишут неглупые люди, и что единожды нарушив процесс – вернуть его в нормальное русло будет очень сложно.
Итак, идет проект, немаленький кусок которого составляет написание важной и нужной документации (для понимания – порядка 30 документов по 20-100 листов каждый). Из сети компании с хранилищем работать очень удобно.
Но подрядчику, работающему на проекте удаленно, из другой страны, достаточно сложно подключиться к хранилищу документов, для этого ему нужно сделать множество действий и потратить минут 5: включить защищенный ноутбук, поменять настройки файервола, подключиться через VPN, ввести множество логинов-паролей и т.д. В начале проекта была мысль (была ведь!) временно оснастить такими ноутбуками всю команду, и тогда они могли бы не тратить время на переключение со своих рабочих станций. Но было мало времени, много других забот, и РМ решил, что задача не настолько приоритетна.
В момент, когда объем работы с документами сильно вырос, и особенно когда началось их поэтапное согласование, подрядчик начал понимать, что его люди тратят на все эти манипуляции в сумме несколько часов в день. Когда он совсем расстроился (часы-то жалко), то подумал и пришел к РМу с гениальной идеей – начать работать через удобный и любимый всеми дропбокс, который умеет делать все то же самое, бесплатен и доступен с любой машины. А иначе поедут сроки, демотивируются люди и произойдут прочие страшные вещи. Наш РМ на это купился и разрешил (информация в документах неконфиденциальна, если что).
А дальше произошло интересное. На стороне компании тоже было 5 согласующих технических специалистов, которым как раз было очень и очень удобно работать с хранилищем документов. И на предложение перейти в дропбокс РМ был очень вежливо послан читать политику компании и свой собственный план коммуникаций, четко указывающий на использование хранилища.
Как думаете, что сделал РМ? Вместо того, чтобы как-то нажать на экспертов (переписав план коммуникации, в конце концов) или честно признать ошибку перед подрядчиком и вернуться к старой схеме, РМ стал (тут барабанный бой!) перекладывать документы сам. То есть (тут еще более громкий барабанный бой!) внедрил целый процесс – подрядчик отписывался ему в скайп, когда выкладывал новую итерацию документа на дропбокс, РМ шел, скачивал его и выкладывал в хранилище, тратя на это минуты 3-4 каждый раз. А потом проверенные версии выкачивал из хранилища и выкладывал обратно в дропбокс с комментариями согласующих. Помните о количестве документов? При обновлении в среднем 10 документов в день из 30, 7 минут на загрузку-выгрузку каждого плюс время на переписку – и вот двух часов рабочего дня как не бывало.
В итоге процесс, конечно, коллективными усилиями выправился, но осадочек остался. Вопрос к аудитории – что бы вы сделали на месте руководителя проектного офиса, столкнувшись с такой ситуацией?
Добавить комментарий
6комментариев