Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
04 июня 2019 Из жизни РМа Переводы, рецензии, отзывы
11

Dinabot, или как эффективно организовать работу в команде

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, ICP-PPM

Давайте сегодня про оптимизацию трудозатрат на взаимодействие с командой проекта, что ли. А именно – про то, как сократить время, затрачиваемое на сбор статусов по проектным задачам у команды и сведение всего этого вместе.

Если вам по современным меркам фантастически повезло, и вы работаете над проектом в общем уютном офисе и можете собраться на 5 минут каждое утро на ежедневный стендап либо хотя бы в онлайне – это отлично, и дальше можно не читать. А если вы работаете в распределенной среде с разными часовыми поясами или просто в матричной структуре или таком графике, где не все и не всегда могут присоединиться к статус-встрече, то сбор статусов начинает требовать значительных затрат времени.

Все решают эту проблему по-своему, в том числе с помощью современных технологий. Я у знакомых РМов уже дважды видела написанные “под себя” боты Telegram, которые позволяют эту рутину автоматизировать. Поэтому неудивительно, что на рынке появляются и общедоступные боты, которые это умеют, в частности – бот Дина, который я недавно тестировала. Кстати, прослеживается аналогия с другими помощниками, Алисой Яндекса или Сири Эппла, да?

Дина в выбранном мессенджере (Telegram, WhatsApp, Skype) опрашивает исполнителей, и заносит результаты в таблицу нужного формата, удобно.

Например, у исполнителя в WhatsApp опрос выглядит так:

А у менеджера – так:

Что умеет Дина:

  1. Отслеживать ход выполнения проекта, включая статус задачи, потраченные на нее часы и проч.
  2. Работать с разными шаблонами таблиц, например, с чек-листами разрозненных задач (может быть полезно не на проектах, а в операционной деятельности)
  3. Представлять результаты в структурированном виде, в том числе для контроля исполнительской дисциплины как в Google Таблицах, так и в старом добром Excel.

А вот так, например, выглядит список задач после опроса (по правой кнопке мыши можно открыть в новой вкладке и посмотреть подробнее):

Частота опросов настраивается в зависимости от потребностей конкретного проекта. В итоге действительно экономится приличное время, особенно если команда готова к работе по такой схеме.

В общем, рекомендую попробовать! А я буду вам завидовать, так как я ботов использую только для личных нужд, корпоративная политика безопасности не позволяет никаких излишеств в нашем закрытом контуре, к сожалению.

Задать вопрос разработчикам бота или поделиться впечатлениями от использования можно в комментариях.

P.S. Ну и не забываем, что сэкономленное время на “текучке” по сбору статусов и отчетов имеет смысл потратить на развитие той же команды и на работу с людьми, а не на себя любимого. А иначе зачем нужна такая оптимизация?
Попробовать бесплатно

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

11комментариев

сначала новые
по рейтингу сначала новые по хронологии
1

Мы для себя похожее делали на гугл.формах и таблицах, в целом идея бота здравая, выглядит удобно. Правда у меня почему то ошибки пошли, например “POST to dina timed out after 15s”, несколько диалогов бот повторил, заклинило видимо. Пробовал в телеграме.

Кстати, на сколько знаю, фейсбук для воцапа не дает официальное api, и все сторонние коннекторы через эмуляцию блокирует. Есть риск, если переходить на такую систему?

2

Здравствуйте, Илья! спасибо за обратную связь! Мы можем помочь Вам подключиться, если хотите, пишите нам на WhatsApp – 89855557723. По поводу сторонних сервисов, риск минимальный, так как данные бота не привязаны к конкретному номеру, а случае возникновения проблем, потребуется подключить исполнителей к другому, задачи и файлы все будут сохранены. Мы уже подали на регистрацию API бизнес.

3

Спасибо, передал ваши контакты коллегам, которые занимаются этой задачей.

Автор4
Юлия Бажанова

Коллеги-разработчики, прокомментируете?

5
Светлана Дунаева

Спасибо. Интересно было бы почитать про исполнительскую дисциплину тех, кто будет давать комментарии. Есть у меня любитель не давать конкретных сроков по выполнению своих задач, а мои сроки регулярно саботирует. При чем не из вредности, а просто куча дел, что то успел, что то нет, ну и ладно. Ругаться с ним нельзя, может встать в позу и вообще толку не добьешся. Приходится стоять над душой. Отчеты от такого исполнителя малоинформативны.

6

Здравствуйте, Светлана!спасибо за обратную связь! Мы полагаем, что бот может позитивно влиять на это, так как очень прост в использовании для исполнителей и как раз снимает с них доп.нагрузку по заполнению статуса задач в системах учета.

Автор7
Юлия Бажанова

Коллеги-разработчики, возможно, прокомментируете из опыта ваших пользователей? Как они с такими несознательными товарищами справляются и мотивируют их все-таки отвечать Дине?

8

Жаль, нельзя в блоге у вас лайкать посты 🙂

9

кстати, когда дочитал пост, тоже захотел лайкнуть, но кнопки не нашел)

Автор10
Юлия Бажанова

Хм, кто бы мог подумать, что такая функция будет популярна=)) Спасибо за обратную связь!

Автор11
Юлия Бажанова

Зато можно добавлять себе в “Избранное”, если вы зарегистрированы на сайте=)) а про лайки записала в бэклог, когда-нибудь прикрутим, спасибо!

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: