Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
25 февраля 2019 Блоги пользователей Переводы, рецензии, отзывы
419 0

Автоматизация: как она может помочь руководителям проектов?

Яна Котруца
Региональный маркетолог в сервисе для управления проектами и совместной работы Wrike. Более 6 лет занимается реализацией различных бизнес-проектов в России и Европе, организацией онлайн и оффлайн-мероприятий с экспертами и клиентами, а также запуском PR-кампаний и спец.проектов.

Друзья, этим постом мы открываем серию публикаций от сервиса для управления проектами и совместной работы Wrike. Коллеги расскажут об исследованиях в области автоматизации управления проектами и о том, как разные компании автоматизируют свои рабочие процессы. В конце поста – небольшой опрос! 

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР

Зачем нужна автоматизация?

C ее помощью можно снизить объем рутинной работы и оптимизировать ресурсы,  при этом добившись ожидаемого и предсказуемого результата. Но далеко не вся автоматизация заключается в правильно настроенном алгоритме. Нужно найти решение, приемлемое для всей компании — только тогда внедрение инструментов может стать, действительно, эффективным и полезным. Чтобы поднять уровень продуктивности в вашей организации, сотрудники четко должны понимать, зачем нужна автоматизация и что это принесет.

Согласно Отчету Wrike об операционной эффективности,  68% работников считают, что 40% их времени уходит на решение рутинных задач. 38% респондентов отметили, что 40% их работы можно автоматизировать. Значительная часть сотрудников уже имеет представление о том, какие задачи они могут начать автоматизировать прямо сейчас.

Автоматизация не заменяет процессы и не создает их, а помогает наиболее эффективно управлять проектами и текущими задачами. Она экономит ценное время и позволяет сфокусироваться на стратегических целях бизнеса.

Андрей Филев, CEO Wrike говорит: “Хотя AI притягивает к себе много внимания со стороны прессы и руководителей компаний, гораздо большую роль в повышении продуктивности играет автоматизация. С переходом к цифровой экономике каждая организация пересматривает свои рабочие процессы, чтобы создать больше возможностей для использования шаблонов.”

Четыре основных преимущества автоматизации

Ведет к масштабированию компании. При правильном внедрении автоматизации может вырасти производительность команд и улучшиться качество работы без потребности в расширении штата. Она повышает эффективность процессов — это помогает руководителям строить наиболее четкие прогнозы на будущее и принимать стратегические решения.

Позволяет интегрировать различные инструменты и объединить несколько приложений. По данным Symantec, среднестатистическая корпоративная компания в настоящее время использует более 900 облачных приложений для управления своими процессами. 59% работников отмечают, что количество инструментов, которыми они пользуются, выросло в несколько раз по сравнению с прошлым годом.

Несмотря на то, что многие SaaS-платформы предназначены для повышения эффективности, фрагментация рабочего процесса во многих случаях приводит к снижению производительности. Сотрудники больше времени тратят на поиск и обобщение информации, чем на выполнение работы. Инструмент автоматизации должен хорошо сочетаться с уже имеющимся у вас набором технологий и хорошо интегрироваться с другими приложениями.

Упрощает процесс согласования.  Чаще всего, сбои происходят на этапе утверждения проделанной работы.  Некоторые руководители проектов автоматизируют этот процесс — все заинтересованные лица получают уведомления о промежуточных результатах и понимают, на какой стадии находится проект. Информация централизованно  хранится в одном месте и доступна всем исполнителям. Коммуникация через различные каналы (электронную почту, личную переписку и так далее) приводит к задержкам и смещению сроков сдачи проекта.

Помогает в выполнении простой монотонной работы. Например, распределение заявок между подчиненными из разных отделов или рассылку обновлений статусов для еженедельного отчета. Автоматизация поддерживает качество: когда объем работы большой, а все нужно делать вручную, ошибки неизбежны. Используя такие инструменты как шаблоны, можно клонировать проекты и задачи, а не начинать каждый раз их выполнение с нуля. Это позволяет сэкономить время и сосредоточиться на более сложных или нестандартных проектах.

Подводя итог, можно сказать, что автоматизация облегчает работу руководителей проектов. Она помогает справиться с рутинными задачами и усовершенствовать процесс согласования благодаря интегрированным инструментам и четкому алгоритму.

Опрос: Автоматизируете ли вы свои процессы в компании?

 Расскажите подробнее и поделитесь своим мнением о необходимости и результатах автоматизации в комментариях!

У меня вот волшебная автоматизированная система уже есть, и я даже как-то рассказывала про одну из ее составляющих.

Кстати, следующий пост – про автоматизацию в Unbounce, облачном сервисе для создания и оптимизации лендингов для маркетологов и проведения A/B тестирований.

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР
Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём опыте.

Написать

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: