Друзья, этим постом мы открываем серию публикаций от сервиса для управления проектами и совместной работы Wrike. Коллеги расскажут об исследованиях в области автоматизации управления проектами и о том, как разные компании автоматизируют свои рабочие процессы. В конце поста – небольшой опрос!
Зачем нужна автоматизация?
C ее помощью можно снизить объем рутинной работы и оптимизировать ресурсы, при этом добившись ожидаемого и предсказуемого результата. Но далеко не вся автоматизация заключается в правильно настроенном алгоритме. Нужно найти решение, приемлемое для всей компании — только тогда внедрение инструментов может стать, действительно, эффективным и полезным. Чтобы поднять уровень продуктивности в вашей организации, сотрудники четко должны понимать, зачем нужна автоматизация и что это принесет.
Согласно Отчету Wrike об операционной эффективности, 68% работников считают, что 40% их времени уходит на решение рутинных задач. 38% респондентов отметили, что 40% их работы можно автоматизировать. Значительная часть сотрудников уже имеет представление о том, какие задачи они могут начать автоматизировать прямо сейчас.
Автоматизация не заменяет процессы и не создает их, а помогает наиболее эффективно управлять проектами и текущими задачами. Она экономит ценное время и позволяет сфокусироваться на стратегических целях бизнеса.
Андрей Филев, CEO Wrike говорит: “Хотя AI притягивает к себе много внимания со стороны прессы и руководителей компаний, гораздо большую роль в повышении продуктивности играет автоматизация. С переходом к цифровой экономике каждая организация пересматривает свои рабочие процессы, чтобы создать больше возможностей для использования шаблонов.”
Четыре основных преимущества автоматизации
Ведет к масштабированию компании. При правильном внедрении автоматизации может вырасти производительность команд и улучшиться качество работы без потребности в расширении штата. Она повышает эффективность процессов — это помогает руководителям строить наиболее четкие прогнозы на будущее и принимать стратегические решения.
Позволяет интегрировать различные инструменты и объединить несколько приложений. По данным Symantec, среднестатистическая корпоративная компания в настоящее время использует более 900 облачных приложений для управления своими процессами. 59% работников отмечают, что количество инструментов, которыми они пользуются, выросло в несколько раз по сравнению с прошлым годом.
Несмотря на то, что многие SaaS-платформы предназначены для повышения эффективности, фрагментация рабочего процесса во многих случаях приводит к снижению производительности. Сотрудники больше времени тратят на поиск и обобщение информации, чем на выполнение работы. Инструмент автоматизации должен хорошо сочетаться с уже имеющимся у вас набором технологий и хорошо интегрироваться с другими приложениями.
Упрощает процесс согласования. Чаще всего, сбои происходят на этапе утверждения проделанной работы. Некоторые руководители проектов автоматизируют этот процесс — все заинтересованные лица получают уведомления о промежуточных результатах и понимают, на какой стадии находится проект. Информация централизованно хранится в одном месте и доступна всем исполнителям. Коммуникация через различные каналы (электронную почту, личную переписку и так далее) приводит к задержкам и смещению сроков сдачи проекта.
Помогает в выполнении простой монотонной работы. Например, распределение заявок между подчиненными из разных отделов или рассылку обновлений статусов для еженедельного отчета. Автоматизация поддерживает качество: когда объем работы большой, а все нужно делать вручную, ошибки неизбежны. Используя такие инструменты как шаблоны, можно клонировать проекты и задачи, а не начинать каждый раз их выполнение с нуля. Это позволяет сэкономить время и сосредоточиться на более сложных или нестандартных проектах.
Подводя итог, можно сказать, что автоматизация облегчает работу руководителей проектов. Она помогает справиться с рутинными задачами и усовершенствовать процесс согласования благодаря интегрированным инструментам и четкому алгоритму.
Опрос: Автоматизируете ли вы свои процессы в компании?
Расскажите подробнее и поделитесь своим мнением о необходимости и результатах автоматизации в комментариях!У меня вот волшебная автоматизированная система уже есть, и я даже как-то рассказывала про одну из ее составляющих.
Кстати, следующий пост – про автоматизацию в Unbounce, облачном сервисе для создания и оптимизации лендингов для маркетологов и проведения A/B тестирований.
Добавить комментарий