Зачем нужен бриф проекта

Все мы знаем, что когда проект большой, сложный, с кучей нюансов, деталей и заинтересованных лиц – очень сложно поддерживать единое понимание «а зачем это все» и не уходить от основной его цели. Частично эту проблему снимает устав, к которому мы обращаемся в случае конфликта содержания, сроков и других ограничений проекта. Но читать устав каждый раз – дело неблагодарное, а заставить всю команду делать это регулярно – так вообще безнадежное и бессмысленное.

Ключевая проблема здесь то, что кроме РМа никто не видит проекта в целом и то, куда он в данный момент движется Но РМ забывает или не успевает делиться этим виденьем с проектной командой, справедливо считая, что “дольше объяснять…”. А потом удивляется, что каждый пилит свой кусочек, и в итоге в один пазл все эти кусочки не складываются. Что же делать?

Есть такой симпатичный инструмент руководителя проекта, называется брифом проекта.

Бриф, по большому счету – это сокращенная и эмоционально окрашенная копия устава, используемая для напоминания команде о том, что и для кого мы делаем в этом проекте. Вроде бы очень простая штука, а работает фантастически, это прекрасный способ держать всех в курсе происходящего, одновременно мотивируя.

Что включается в бриф:

  1. Цель проекта – а чего мы хотим достичь в итоге? Как поставить цель проекта – мы уже говорили.
  2. Ключевые персонажи – для кого и зачем мы это делаем, как мы им поможем? Про то, как хорошо описать ключевых персонажей, много написано вот тут.
  3. Ключевые сценарии – как будет работать система или другой создаваемый в проекте продукт, какие основные задачи закрывать.
  4. Приоритеты проекта и принципы команды – что для нас важнее, сроки, качество или деньги? Мы работаем, не отступая от принципа «одна поставка раз в месяц» или можем им поступиться и сделать позже, но лучше? Мы не высказываем обвинения и критикуем только идеи, а не людей? Как-то мы об этом уже говорили.

Бриф зачитывается в начале встречи с командой проекта и волшебным образом оказывает супер-мега-гиперэффект на результативность как совещания, так и работы в команде в целом. Люди принимают решения и планируют свою работу, держа в уме цели и основные вводные по проекту. Хорошо, если бриф эмоционально окрашен и изложен в стиле storytelling’a, чтобы заставить людей сопереживать, тогда это работает еще лучше.

Специально для тех, кто видит в этом «еще одну бумажку» – создается бриф буквально за 15 минут, в основном методом копировать-вставить, а на его озвучивание тратится 1-3 минуты на каждой встрече, и результат этого стоит.

Важно понимать, что бриф – это не истина в последней инстанции и в ходе проекта он может в определенной степени корректироваться и меняться, отражая изменения в проекте. Главное, что эти изменения будут одинаково (насколько это возможно) донесены до членов проектной команды, что значительно увеличивает шансы на успех проекта. А еще бриф требует хорошего высокоуровнего понимания состояния проекта в текущий момент, поэтому «закрывает» риск того, что сам руководитель проекта (особенно, если у него пока не очень много опыта) утонет в деталях.

P.S. Я как-то писала про то, как проверить одинаковое понимание результатов встречи, так вот, после брифа вероятность правильного ответа повышается в несколько раз. Не верьте мне, попробуйте сами.

Давайте не теряться - подпишитесь прямо сейчас!

Чтобы получать новые практические материалы раз в неделю на вашу почту. Без спама и рекламы, только опыт и мысли практикующего специалиста по управлению проектами

А также
И не забудьте оставить комментарий :) мне важно ваше мнение!

Оставьте комментарий