Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
30 января 2016 Все для начинающего РМа
2 335 0

Управляющий комитет проекта – что за зверь?

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, РМЕ, PRIME

Управляющий комитет проекта (Project Steering Committee) – это главный управляющий орган проекта, ответственный за достижение цели проекта и получение бизнес-выгод от него. Комитет уполномочен принимать все решения по проекту, вплоть до закрытия.

Обычно состав управляющего комитета прописывается в уставе проекта, в него как минимум входят спонсор и заказчик проекта, а также представители основных заинтересованных лиц. В случае, если проект выполняется сторонней организацией-подрядчиком, в комитет могут входить представители как заказчика, так и подрядчика. При необходимости к участию в управляющем комитете может приглашен кто-то еще для решения какого-то конкретного вопроса, но «костяк» должен оставаться неизменным.

Что делает управляющий комитет, зачем он вообще нужен, если есть руководитель проекта и спонсор, призванные решать все проблемы?

Функции управляющего комитета:

  1. Оказание помощи в разрешении бизнес-конфликтов. Это самое важное! Нередко проблема возникает в ходе проекта между заинтересованными лицами, и они не могут договориться между собой. В случае, когда полномочий руководителя проекта и/или спонсора недостаточно для решения подобных вопросов, они выносятся на управляющий комитет. Многие руководители проекта сильно расстраиваются, когда не могут разрешить какой-то вопрос на своем уровне и требуется эскалация на спонсора. А ситуация, когда спонсор тоже не справился, повергает их просто в панику. На самом деле, это совершенно нормально, т.к. спонсор – это всего лишь один из менеджеров верхнего уровня, а для решения некоторых вопросов требуется коллективная воля нескольких топов.
  2. Обеспечение получения бизнес-выгод от проекта. Этот пункт тесно пересекается с предыдущим. В уставе проекта прописано, зачем делается проект, и какую бизнес-выгоду компания получит от его выполнения. При принятии любого решения по проекту либо при прохождении контрольных точек проекта управляющий комитет оценивает, насколько это приближает компанию к получению этой самой выгоды, и корректирует курс проекта при необходимости.
  3. Согласование значительных изменений содержания, бюджета и длительности проекта. При необходимости увеличения или уменьшения бюджета или сроков проекта такие вещи согласует управляющий комитет. Иногда у руководителя проекта есть определенный процент отклонения (например, 5%), который не требует согласования, а все что выше – требует . Также инициатива по внесению таких изменений может быть и со стороны самого управляющего комитета в случае значительного изменения окружения проекта (например, случился финансовый кризис, компания передумала выходить на рынок, для которого делается продукт проекта или, наоборот, решила увеличить бюджет, чтобы вывести продукт в два раза быстрее).
  4. Наделение руководителя проекта полномочиями. Часто, особенно в матричной и функциональной оргструктурах, несмотря на подписанный устав проекта, руководитель проекта остается фактически бесправным. Если ресурсов или полномочий недостаточно для достижения цели проекта, то управляющий комитет – это именно то место, где этот вопрос необходимо озвучить и решить.

В идеальном мире розовых пони и РМВОКа в компании существует проектный офис, в котором есть положение об управляющем комитете с детально прописанными функциями и обязанностями, процессом определения тех, кто входит в управляющий комитет, уровнем полномочий, уровнем вопросов, выносимых на обсуждение, процентов превышения/уменьшения бюджета и сроков, свыше которого необходимо согласование управляющего комитета, и прочие прекрасные вещи.

На практике такое бывает очень редко (встречала в жизни 3 раза), а работает – еще режет (1 раз из этих 3х). Какие еще есть способы формализовать работу управляющего комитета в вашем проекте, если такого документа нет?

  • Способ 1 – внести состав управляющего комитета в устав проекта либо в план управления проектом (если он у вас есть) и прописать там же основные обязанности и функции.
  • Способ 2 – дополнительно к уставу организовать выпуск приказа за подписью кого-нибудь важного типа генерального директора с теми же обязанностями и функциями.
  • Способ 3 (работает в западных компаниях или там, где очень развита корпоративная культура) – позвать всех, кого вы хотите видеть в управляющем комитете, на встречу, объяснить им необходимость и функции комитета и заручиться подтверждением того, что они в этот комитет будут входить.Важно! Нужно понимать, что, несмотря на то, что в управляющий комитет часто входят топ-менеджеры (которые по умолчанию должны уметь взаимодействовать между собой и желать проекту всяческого добра и счастья), хороший руководитель проекта с самого начала должен задать стиль работы комитет (очень аккуратно), обозначить ожидания от него и сформировать правильный настрой («мы все тут, чтобы добиться результата проекта, да-да-да!»).

Забавно, но многие менеджеры проектов, причем не только начинающие, панические боятся такого мероприятия, как собрание управляющего комитета, т.к. есть ощущения, что это точка контроля, на которой тебя непременно будут бить. Как подготовиться к встрече управляющего комитета мы поговорим в отдельной статье, а пока ограничимся тем, что важно понимать, что управляющий комитет – это инструмент для хорошего руководителя проекта, который увеличивает шансы на успех проекта в десятки раз при правильном его использовании.

В примере проекта «ремонт в квартире», если мы предположим, что ремонтом квартиры занимается какая-нибудь ремонтная компания, в управляющем комитете будет состоять:

  1. Муж (будет согласовывать изменение бюджета, если при добавлении какой-то хотелки ремонт станет дороже больше чем на 50 000 руб. и сами хотелки на предмет их необходимости для достижения цели ремонта).
  2. Мама (в том числе представляет папу, согласует изменение сроков ремонта, т.к. если они увеличатся – мы будем дольше жить с родителями, а им это по каким-то причинам может быть неудобно, например, после нашего отъезда к ним брат с женой собирались тоже на время ремонта заехать, а на всех места нет).
  3. Дизайнер (заинтересован, чтобы все было по проекту, может быстро сказать, можно ли менять какой-то значительный кусок, например, вместо ванной поставить душ, или это «убьет» весь ремонт, и погубит цель проекта).
  4. Руководитель ремонтной компании (будет контролировать, что вносимые изменения не увеличивают объем работ бригады, и решать проблему с ресурсами, если я одновременно захочу сделать ремонт еще в квартире родителей).

Надеюсь, после прочтения стало немного понятнее, то такое управляющий комитет проекта и с чем его кушают. А если стало понятно, что его надо не бояться, а использовать во благо проекта – вообще отлично!

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: