Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
06 апреля 2016 Все для начинающего РМа
175 0

Списки рассылки как инструмент коммуникации

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, РМЕ, PRIME

Когда проект большой и народу в нем много, вопрос коммуникации и плана коммуникаций встает очень остро. Вам нужно информировать людей о ходе проекта, запрашивать информацию, доносить риски, и чаще всего это делается по электронной почте. Ставя в копию или в получатели письма все 40 человек, имеющих отношение к проекту, очень легко кого-то забыть – и по закону подлости именно из-за этого одного человека потом будут проблемы. Один из моих любимых инструментов, отлично работающих в таких ситуациях – это создание общего листа (списка) рассылки.

Лист рассылки представляет собой единый «сборный» email, некую группу, в которую вы включаете нужных вам получателей из адресной книги. Как правило, если для рассылки конкретного письма кого-то из участников вам нужно удалить, править сам лист не нужно: достаточно «раскрыть» его прямо в поле «Получатель» и временно удалить оттуда конкретный адрес. Как минимум функция есть в MS Outlook, mail.yandex, gmail и Lotuse, насчет других не в курсе, но почти уверена, что она есть везде.

При отправке на лист рассылки письмо уходит сразу всем участникам, и вам не нужно думать о том, не забыли ли вы кого-то. Так же вы точно уверены, что информацию все получили, и при необходимости на нее среагируют.

Чем хорош лист рассылки и как его использовать

Как правило, на своих проектах я завожу 2 листа рассылки:

  1. Для всех участников проекта и заинтересованных лиц.
  2. Для ИТ-команды, которая будет выполнять реализацию (разработчиков-тестировщиков-архитекторов-аналитиков).

 На первый лист регулярно направляется информация о статусе проекта, его ходе, рисках, согласованных изменениях и проч. (насколько регулярно и что именно – определяется в плане коммуникаций). Также он используется, чтобы представить участникам проекта нового члена команды либо информировать об изменениях каких-то процессов работы.

 Второй лист используется для рабочей коммуникации, через него идут все обсуждения между исполнителями. Например, если тестировщик запрашивает какую-то информацию у разработчика, аналитик видит их обсуждение и может вмешаться, если есть недопонимание бизнес-назначения конкретного функционала либо реализация не соответствует ожидаемой. Ту же коммуникацию видит руководитель проекта и может вовремя митигировать конфликты, узнавать о возникновении проблем и практически в режиме онлайн влиять на проект.

Использование листов снимает огромное количество недопониманий, недосказанностей и прочихcommunication gaps (сложно подобрать русский аналог, разве что «дырок в коммуникации») и в значительной мере снижает риски проекта, не говоря уже об удобстве.

 Использование списка рассылки на кризисных проектах

Особую ценность использование листов рассылки приобретает на кризисных проектах, когда все нужно делать очень быстро, времени детально оценивать риски часто нет, а решения приходится принимать наполовину на интуиции.

В таких случаях я сразу жестко обозначаю команде, что:

  1. Проект переведен в «кризисный» режим, и пока он из этого режима не выйдет, любая коммуникация идет через лист рассылки и только через него. Отвечать на письма, присланные вне листа рассылки, можно только с копией на лист рассылки и с одновременной жалобой руководителя проекта.
  2. Если из-за неиспользования лист поедут сроки или еще что-то случится – вина за тем, кто эту цепочку начал и кто не прервал, со всеми возможными применимыми санкциями.
  3. Если коммуникация была на встрече, по телефону или еще в какой-то форме – результаты и принятые решения немедленно после ее окончания дублируются на лист рассылки. Иначе считаем, что коммуникации не было.

Надо помнить!

Лист рассылки – это инструмент, который нужен не везде и не всегда, и подходит не для всех. Нет смысла включать в лист рассылки рабочую группу от бизнеса, которая согласует требования к проекту, если в основном он будет использоваться для работы команды, вы просто «заспамите» их своей терминологией, люди будут просто удалять письма, не читая. Поэтому коммуникация на лист рассылки должна идти с поправкой на информационные потребности участников

Если лист рассылки используется для рабочей коммуникации в процессе реализации – нужно делать поправку на количество участников. Если у вас 15 разработчиков, 10 тестировщиков и 5 аналитиков, вы в их переписке просто утонете, и толку не будет. Нужно четко продумать, как обеспечить потоки информации между ними, выделить какие-то интерфейсы (тимлидов) и взаимодействовать уже с ними.

Сейчас я жалею, что первые несколько лет своей работы РМом не знала о таком инструменте, он бы сэкономил мне приличное количество времени и нервов. Как говорилось в рекламе «Принглз» – «Попробовав раз, ем и сейчас!». И вы тоже попробуйте, потом не сможете отказаться.

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: