SMS как инструмент коммуникации

Коллега, руководитель проектного офиса в другой компании, тут на днях рассказал о том, как у них  с недавних пор организована коммуникация с управляющими комитетами проекта. С его разрешения публикую,  и мы оба будем благодарны за комментарии и ваше мнение.

Решаемая проблема – топ-менеджеры, входящие в управляющий комитет, могут забыть о том, что назначена встреча, либо задержаться на другой встрече, либо не ознакомиться с материалами к встрече (рассылаются за 3 дня до встречи). УК по каждому проекту происходит в среднем раз в месяц.

Внедряемое решение – за день до собрания управляющего комитета на телефоны менеджеров автоматически рассылается напоминание о завтрашней встрече и ссылка на материалы для предварительного ознакомления (в компании есть возможность с телефона перейти по ссылке, попасть во внутреннюю сеть и получить доступ к документам). За 15 минут до начала приходит повторное уведомление с указанием типа встречи (онлайн, в переговорной (если да – то в какой), по телефону и проч.) и времени. Этот же механизм используется в случае срочного переноса встречи на другое время (например, несколько ключевых лиц не смогут присутствовать).

Идея в том, что:

  • этот канал коммуникации не настолько “забит” как почта, внимания ему будет больше
  • менеджер получает сообщение лично (почту в большинстве случаев получают и разбирают ассистенты)
  • так как телефон у человека в большинстве случаев всегда при себе – он а) сможет ознакомиться с материалами, например, в дороге б) получит SMS непосредственно перед началом совещания и вспомнит о нем.

Сейчас SMS рассылаются только по нескольким небольшим проектам, отзывы менеджеров, входящих в управляющие комитеты этих проектов, разные (от “что за спам, выключите!” до “ой, как удобно стало спасибо вам!”). При этом статистика подсказывает, что посещаемость и подготовленность достаточно сильно по этим проектам улучшились.

Конечно, есть ряд непроработанных вопросов типа отпусков или разницы во времени, но при желании их достаточно просто решить.

Масштабировать на весь огромный холдинг – страшно, но очень хочется. Что думаете, практика “взлетит” и наступит всеобщее счастье, или Head of PMO получит по шапке? Почему? У себя бы такой подход внедрили?

Давайте не теряться - подпишитесь прямо сейчас!

Чтобы получать новые практические материалы раз в неделю на вашу почту. Без спама и рекламы, только опыт и мысли практикующего специалиста по управлению проектами

А также
И не забудьте оставить комментарий :) мне важно ваше мнение!

Оставьте комментарий