Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
21 июня 2017 Из жизни РМа Переводы, рецензии, отзывы
357 0

SMS как инструмент коммуникации

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, РМЕ, PRIME

Коллега, руководитель проектного офиса в другой компании, тут на днях рассказал о том, как у них  с недавних пор организована коммуникация с управляющими комитетами проекта. С его разрешения публикую,  и мы оба будем благодарны за комментарии и ваше мнение.

Решаемая проблема – топ-менеджеры, входящие в управляющий комитет, могут забыть о том, что назначена встреча, либо задержаться на другой встрече, либо не ознакомиться с материалами к встрече (рассылаются за 3 дня до встречи). УК по каждому проекту происходит в среднем раз в месяц.

Внедряемое решение – за день до собрания управляющего комитета на телефоны менеджеров автоматически рассылается напоминание о завтрашней встрече и ссылка на материалы для предварительного ознакомления (в компании есть возможность с телефона перейти по ссылке, попасть во внутреннюю сеть и получить доступ к документам). За 15 минут до начала приходит повторное уведомление с указанием типа встречи (онлайн, в переговорной (если да – то в какой), по телефону и проч.) и времени. Этот же механизм используется в случае срочного переноса встречи на другое время (например, несколько ключевых лиц не смогут присутствовать).

Идея в том, что:

  • этот канал коммуникации не настолько “забит” как почта, внимания ему будет больше
  • менеджер получает сообщение лично (почту в большинстве случаев получают и разбирают ассистенты)
  • так как телефон у человека в большинстве случаев всегда при себе – он а) сможет ознакомиться с материалами, например, в дороге б) получит SMS непосредственно перед началом совещания и вспомнит о нем.

Сейчас SMS рассылаются только по нескольким небольшим проектам, отзывы менеджеров, входящих в управляющие комитеты этих проектов, разные (от “что за спам, выключите!” до “ой, как удобно стало спасибо вам!”). При этом статистика подсказывает, что посещаемость и подготовленность достаточно сильно по этим проектам улучшились.

Конечно, есть ряд непроработанных вопросов типа отпусков или разницы во времени, но при желании их достаточно просто решить.

Масштабировать на весь огромный холдинг – страшно, но очень хочется. Что думаете, практика “взлетит” и наступит всеобщее счастье, или Head of PMO получит по шапке? Почему? У себя бы такой подход внедрили?

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: