Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
12 марта 2018 Все для начинающего РМа Золотой фонд
4 841 2

Проектный офис – это…

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, РМЕ, PRIME

За последнее время пришло столько с писем с запросом “расскажите о проектном офисе”, что пришлось потратить выходной и все-таки написать статью про проектный офис.

На истину в последней инстанции не претендую, мой опыт – только практический. Я второй год руковожу проектным офисом, который отвечает за реализацию проектов, участвовала в его внедрении “с нуля”. С остальными видами знакома в теории и по рассказам друзей, которые также руководят проектными офисами в других компаниях  и решают задачи, отличные от моих. Поехали!

Что такое проектный офис

Для понимания того, что же такое проектный офис, надо начать с определений, как бы скучно это не было. Все определения по памяти, поэтому если что – сильно не бейте и поправьте в комментариях.

Проект – это совместная работа группы людей, имеющая четко определенные ограничения (как минимум – во времени), в результате которой создается уникальный и ранее не существовавший результат.

Программа проектов – это группа связанных между собой по какому-то признаку проектов и операционных задач, совместное управление которыми для организации выгоднее, чем управление по отдельности. Признак, по которому проекты в программе связаны, может отличаться – общий бюджет, общее управление рисками или ресурсами, общий заказчик, и вообще все, что угодно и что имеет смысл.

Портфель  (портфолио) проектов – это группа программ проектов, отдельных проектов и связанной с этим операционной работы, приоритезированные и выполняемые для достижения стратегических целей организации.

А что же такое проектный офис и как он соотносится с понятиями выше?

PMBoK дает следующее определение: проектный офис – это подразделение, которое централизует и структурирует управление проектами в организации.  Ключевое тут – «подразделение».

Важно понимать, что проект, и программа проектов и портфель проектов вполне могут существовать и без проектного офиса. Портфелей в организации вообще может быть несколько, а проектный офис, как правило, все-таки один, так как, снова обращаясь к определению выше, он «централизует и структурирует».

Очень часто на конференции можно услышать «я руковожу проектным офисом», а потом выясняется из выступления, что человек замкнул на себе задачи по управлению ресурсами или по распределению бюджета, и болтается где-то в матричной структуре. Это кто угодно – ресурсный менеджер, руководитель портфеля, но только не руководитель проектного офиса. Пока выделенной структуры с конкретными задачами нет – проектного офиса тоже нет. Если у вас есть один администратор с экселем, в котором он ведет список проектов – это тоже не проектный офис, это администратор с экселем.

Цели проектного офиса, или зачем вообще нужен проектный офис

Перефразируя все вышесказанное, цель проектного офиса – наводить и поддерживать порядок в управлении проектами в организации в той степени, в которой организации это необходимо.

Не факт, что с  появлением проектного офиса с проектами станет все хорошо, но в случае с большим количеством проектов, программ проектов и портфелей – без него точно будет если и не плохо, то уж точно «бардачно» (другого слова подобрать не могу).

Виды проектных офисов

 PMBoK предлагает следующие виды проектных офисов:

  • Поддерживающий проектный офис (Supportive PMO) – предоставляет методологию, шаблоны, ведет базу извлеченных уроков, поддерживает КСУП (корпоративную систему управления проектами), если она есть. Ход проектов не контролирует, максимум – собирает статистику по их ходу и по применению тех самых методик и шаблонов, и жалуется куда надо. Прямо на проекты не влияет и потому, в большинстве случаев, бессмысленнен и никем не уважаем. Обратная ситуация возможна только при очень сильной поддержке топ-менеджмента, но ни в одной компании в бытностью свою в консалтинге я успешного поддерживающего проектного офиса не видела.
  • Контролирующий проектный офис (Controlling PMO) – выступает не только в качестве методолога, но и в качестве центра экспертизы и контроля: участвует в принятии решений о продолжении проекта, учит РМов, помогает в каких-то сложных ситуациях, обеспечивает соответствие принятым проектным практикам и больно бьет за их несоблюдение, иногда – даже обеспечивает интегрированное планирование работ и ресурсное управление. Вот это уже более живой вариант, его все в меру боятся и уважают.
  • Управляющий проектный офис (Directive PMO) – непосредственно управляет проектами: распределяет РМов и другие ресурсы, определяет приоритеты, несет ответственность за ход и результаты проектов, отчитывается перед менеджментом. Иногда даже отвечает за соответствие проектов и стратегии организации (Strategic PMO), хотя это на самом деле уже про управление портфелем проектов (в английском языке есть термин Project Portfolio Management Office, PPMO). Я как раз таким руковожу.

Классификация эта очень условная, PMBoK предлагает ее в качестве базовой. Истиной в последней инстанции она не является, можно придумать свою, если компании так удобнее. Пока писала эту статью – погуглила, в сети нашлось несколько примеров другой классификации, но, если вдуматься, они все про то же самое.

В зависимости от вида определяется степень полномочий и ответственности проектного офиса в рамках всей организации.

Функции проектного офиса

Деятельность проектного офиса и задачи, которые он выполняет, зависят от вида проектного офиса, поэтому стандартного списка, к сожалению, не существует.

Например, функции проектного офиса могут включать:

  1. Управление ресурсами и их распределение;
  2. Управление зависимостями между различными проектами, программами и портфелями;
  3. Обучение и аттестация РМов и других участников проектов практикам проектного управления;
  4. Внедрение, адаптация и администрирование информационной системы для управления проектами, обучение пользователей;
  5. Контроль за правильностью применения принятой проектной методологии;
  6. Консолидация информации о текущих проектах для топ-менеджмента;
  7. Экспертная поддержка РМов;
  8. Приоритезация проектов;
  9. Участие в управляющих комитетах или комитетах по управлению изменениями;
  10. Ведение базы извлеченных уроках, помощь в управлении рисками, т.е. управление знаниями организации в области проектного управления;
  11. Разработка шаблонов проектной документации;
  12. Аудит идущих проектов;
  13. Развитие методологии, изучение новых и лучших практик;
  14. И т.д.

Проектный офис и Портфель проектов – в чем отличие

Понятие “проектный офис” часто путают с другими вещами, имеющими отношение к управлению проектами – программами проектов, информационными системами, КСУП и т.д. Чаще всего «в головах» идет смешение понятия проектного офиса и портфеля проектов, и между этими понятиями ставится знак равенства.

На самом деле, как уже упоминалось, портфель проектов выделяется для того, чтобы обеспечить поддержку стратегических целей организации (и все внутри него работает на эту цель), а проектный офис – чтобы обеспечить “порядок и учет”, стратегические цели его могут не сильно волновать.

Например, в функции проектного офиса может не входить инвестиционная составляющая или оценка проектов на предмет включения их в портфель (а может и входить). Или, например, проектный офис может как полностью портфелем (или портфелями) и нести за них ответственность, так и просто предоставлять шаблончики уставов их владельцам, а там они уже как-нибудь сами.

Самое веселое и самое грустное одновременно – это то, что для России само понятие портфельного управления настолько чуждо, что даже в круге людей, которые занимаются этим профессионально, нет общего понимания что это и зачем нужно. Даже там понятия “портфель проектов” и “проектный офис” смешивают, что уж говорить о просто статьях в интернете. Хотя сами слова «проектный офис» звучат очень часто и практически отовсюду.

Так в декабре 2016 года на конференции «Управление проектами» я пошла на мастер-класс по управлению портфелем проектов, которые вели два известных эксперта.

В итоге полтора часа я просидела, пытаясь скрыть недоумение пополам с истерикой: уважаемые товарищи сцепились в самом начале в вопросе того, что же это такое – портфель проектов, и все полтора часа пытались договориться. Версии у них очень кардинально различались. Дальше мастер-класс не продвинулся, в итоге все разошлись, взаимно недовольные друг другом.

Или вот еще пример – в гугле в процессе написания этой статьи я обнаружила прекрасную программу обучения по курсу Руководитель проектного офиса/портфеля проектов.  И все бы хорошо, обе компетенции идут рук об руку и чаще всего существуют вместе, но человек, составлявший это описание, явно очень далек от темы.

А потом мы еще удивляемся, почему в России такой хаос на уровне самых базовых знаний в управлении проектами, честное слово.

Проектный офис и КСУП – в чем отличие

В самых запущенных случаях проектный офис путают с КСУП (корпоративной системой управления проектами). Пару раз слышала утверждение типа «в нашей КСУП  мы делаем так-то» или «я руковожу КСУП», под которым подразумевалось управление проектным офисом, что означает, что говорящий это очень плохо понимает, чем же он, в сущности, управляет.

КСУП – это методология проектной работы на уровне всей компании. Именно в рамках КСУП определяется, как именно мы решаем, что это – портфель проектов,  что этот проект нам действительно нужен, и что проектный офис у нас будет поддерживающего типа. В рамках внедрения КСУП, как правило, происходит организация проектного офиса (если его не было ранее) и внедрение информационной системы управления проектами. Т.е. проектный офис – это часть КСУП, но никак не сама КСУП и вполне может существовать без нее. Более того, даже КСУП технически вполне может существовать без проектного офиса. Т.е. также как в случае с портфелем проектов – эти понятия очень близки и идут рука об руку, но уж никак не тождественны.

Оффтоп, но не могу удержаться: лично я во внедрение КСУП «с нуля» силами талантливых консультантов не верю. Я за последовательность во всем – сначала организация проектного офиса, потом – подбор и апробация подходящих практик, и уже после всего это – внедрение и адаптация информационной системы и выпуск официальных документов.

Внедрение проектного офиса

Про создание проектного офиса я когда-нибудь точно напишу отдельную большую статью, но как минимум для старта необходимы следующие вещи:

  • Роль проектного офиса четко определена. В процессе она может меняться и эволюционировать под нужды организации, но в каждый момент времени должна быть конкретика, а не «Саша же у нас в проектном офисе, пусть он сделает».
  • Топ-менеджмент должен понимать, зачем компании проектный офис, и поддерживать его. А иначе все закончится тем самым выпуском тонны макулатуры, а работать все будут по-старому. Вот тут в комментарии от читателя есть хороший пример такого внедрения «просто потому что надо».
  • Работа проектного офиса строится на стандартных подходах и техниках проектного управления, проектный офис продвигает и адаптирует их, а не изобретает велосипед. Быть самым умным хорошо, но опыт и практика подсказывают, что большую часть умных вещей уже придумали за нас.

Из практики – на моем текущем месте работы проекты мы делали с самого начала, еще до появления проектного офиса. Затем поняли, что если объединить их в отдельные программы – жизнь станет легче и комфортнее. Из программ появился портфель, включивший в себя идущие и планируемые проекты, заявки на новые проекты и работы по поддержанию уже разработанных систем.

Для управления всем этим добром под руководством одного человека в какой-то момент был выделен проектный офис как структура в организации. Причем мне сейчас уже даже сложно вспомнить, что было раньше – курица или яйцо – и что у нас появилось первым – осознанное понимание того, что это портфель проектов, и для управления им нам нужен проектный офис, или проектный офис, задачей которого стало разобраться в хаосе, привнести в процессы какой-то порядок.

И сейчас я понимаю, что если бы это было определено с самого начала, все было бы быстрее и легче, и я бы до сих пор не разбиралась в последствиях некоторых непродуманных решений. Что не отменяет того,  что самим фактом внедрения проектного офиса я очень горжусь и считаю одним из достижений в своей карьере РМа. Не ошибается только тот, кто ничего не делает.

Выводы

Проектный офис – нужное и полезное подразделение, которое централизует управление проектами и приводит его к определенным стандартам. То, насколько сильно проектный офис участвует непосредственно в управлении проектами, зависит от потребностей организации, и может меняться в процессе.

Само понятие «проектный офис» адаптируется под организацию, и в жизни может быть как группой методологов, так и группой РМов-айтишников под управлением руководителя портфеля ИТ-проектов. Главное – понимать, чем и с какой целью вы управляете. Золотого стандарта нет, есть разумное применение и адаптация лучших практик под себя.

Опытные руководители проектных офисов, добавите что-нибудь?

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

2комментария

сначала новые
по рейтингу сначала новые по хронологии
1

На начальном этапе внедрения большую роль играет личность руководителя офиса, который должен убеждать людей личным примером, организовывать устойчивые взаимосвязи со специалистами других подразделений, преодолевая сопротивление не заинтересованных в результате руководителей. В таких условиях менеджер должен значительным уровнем полномочий от начала и до самого окончания внедрения идеи.

Автор2
Юлия Бажанова

Igor, в идеале – да, а в жизни, к сожалению, не всегда=((

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: