Приказ о реализации проекта – пример

В любом крупном проекте, затрагивающем многие подразделения компании, перед стартом (а чаще – в процессе) необходимо выпустить приказ о проекте (иногда называют «приказ на руководителя проекта»), дающий формальные полномочия. Ценность приказа о реализации проекта переоценить сложно, особенно если в компании непроектная структура, и подписание устава не наделяет PMа всеми правами автоматически. А в матрице, тем более слабой, выпуск приказа – зачастую необходимый шаг, чтобы обеспечить работу по проекту и нужные результаты.

Я для себя когда-то давно составила шаблон, который с тех пор кочует из проекта в проект, иногда совершенствуясь, и готова с вами им поделиться.

ПРИКАЗ № XXXXXXXXX от XX августа 201Х

О внедрении системы электронного документооборота в ООО «Звездочка»

С целью успешной реализации проекта «Внедрение системы электронного документооборота» в ООО «Звездочка» ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить руководителем проекта Старшего аналитика Бажанову Ю.В. <если РМов у вас несколько, например, есть и от бизнеса, и от ИТ – то указать, мол, Бажанову со стороны Департамента информационных технологий, а Сергеева – со стороны Административного департамента>.

Задачи руководителя проекта:

– обеспечить реализацию проекта в установленные сроки;

– обеспечить реализацию проекта в рамках утвержденного бюджета;

– осуществлять управление командой проекта в рамках согласованного процента привлечения участника команды на проект.

– обеспечивать своевременную коммуникацию о статусе проекта и эскалацию вопросов на управляющий комитет проекта;

<все, что применимо к вам помимо пунктов выше, например, осуществлять контрактные активности в  таких-то рамках>.

2. В рамках реализации проекта назначить:

– владельцем процесса внутреннего электронного документооборота между сотрудниками компании – Руководителя Административного департамента Сергеева С.С.

– владельцем процесса кадрового электронного документооборота – Руководителя Департамента по управлению персоналом Цыпкина Ц.Ц.

– Владельцем процесса электронного документооборота с подрядчиками – Руководителя Департамента по закупкам Коробкина К.К.

Задачи владельцев процесса:

– обеспечить предоставление всей информации о процессе, необходимой в рамках проекта;

– утвердить схемы «как есть» и «как будет» при проектировании системы;

– обеспечить одинаковое понимание схемы «как будет» всеми участниками процесса;

<все, что применимо к вам>.

3. Назначить спонсором проекта Руководителя Департамента по управлению персоналом Цыпкина Ц.Ц.

Задачи спонсора проекта:

– обеспечить проект финансовыми ресурсами;

– оказывать административную и организационную поддержку руководителю и команде проекта;

–  <все, что применимо к вам>.

4. Создать управляющий комитет проекта в следующем составе:

– Руководителя Департамента по управлению персоналом Цыпкина Ц.Ц.;

– Руководитель Департамента по закупкам Коробкин К.К.;

– Руководитель Административного департамента Сергеев С.С.

Задачи управляющего комитета:

-обеспечить общий надзор и координацию выполнения проекта;

– утверждать решения, превышающие полномочия руководителя проекта;

– оказывать помощь руководителю проекта в привлечении дополнительных ресурсов;

– оказывать консультативную помощь;

– согласовывать обеспечение рабочих условий для членов проектной группы, в том числе время для работы на проекте с приоритетом перед другими работами для своевременного и качественного выполнения своих задач;

– обеспечить общий надзор и координацию выполнения проекта;

– <все, что применимо к вам>.

5. Создать рабочую группу проекта <или команду проекта> в следующем составе:

– Борщева Б.Б. – Руководитель секретариата;

<тут список всех сотрудников, от которых вы хотите регулярной работы в рамках проекта>.

Задачи участников рабочей группы <или команды проекта>:

– выполнять поставленные руководителем проекта задачи и предоставлять отчеты об их выполнении, согласно установленных им сроков (сроки выполнения и содержание задач должны быть согласованы с участником проектной группы и его руководителем, в случае возникновения конфликтов относительно сроков и содержания задач проекта вопрос должен быть вынесен для решения на управляющий комитет проекта);

– выдвигать и реализовать предложения по организационному и техническому совершенствованию процессов внутреннего электронного документооборота, кадрового электронного документооборота и электронного документооборота с подрядчиками;

– предоставлять экспертную оценку по вопросам, имеющим отношение к проекту, и необходимую для проекта информацию;

– принимать участие в разработке и согласовании процедур, инструкций и прочих документов, связанных с указанными выше процессами;

– принимать участие в организации и проведении информационной кампании;

– принимать участие в организации и проведении обучения по указанным выше процессам.

– принимать совместные организационные решения в ходе проекта;

– принимать участие в опытной эксплуатации системы электронного документооборота;

– принимать участие в регулярных встречах рабочей группы и других мероприятиях в рамках проекта.

6-N. <все, что применимо к вам, но не нашло отражение в пунктах выше>

Например: создать группу тренеров по будущей системе электронного документооборота в таком-то количестве, провести тестирование системы в таком-то объеме, организовать обучение работе с системой таких-то групп сотрудников и обеспечить их присутствие и проч. В каждом разделе неплохо бы обозначить задачи данной группы, например:

Задачи обучаемых:

– пройти обучение в указанные тренерами сроки;

– успешно выполнить проверочный тест для допуска к работе в системе;

– после выполнения теста получить индивидуальный логин и пароль для работы в системе.

N+1. Определить срок реализации проекта: XX августа 201Х.

N+2. Обеспечить привлечение других сотрудников Компании к работе над проектом в случае необходимости и по согласованию с руководителем проекта, руководителями подразделений, управляющим комитетом проекта.

N+3. Контроль за исполнением данного приказа оставляю за Директором по постоянным улучшениям Акимовым А.А.

Согласовано:

<визы руководителей всех департаментов, которые затрагивает данный проект>

Утверждено:

Генеральный директор Компании

_____________ Сидоров С.С.

С приказом ознакомлены:

_____________________  Петров П.П.

(личная подпись)

_____________________ Иванов И.И.

(личная подпись)

______________________Егоров Е.Е.

(личная подпись)

Исп. Ветчинкин В.В.. тел.+7 ХХХ ХХХ-ХХ-ХХ, доб.ХХХХ, v.vetchinkin@ooo-star.ru

Давайте не теряться - подпишитесь прямо сейчас!

Чтобы получать новые практические материалы раз в неделю на вашу почту. Без спама и рекламы, только опыт и мысли практикующего специалиста по управлению проектами

А также
И не забудьте оставить комментарий :) мне важно ваше мнение!

Оставьте комментарий