Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
03 сентября 2016 Все для начинающего РМа Золотой фонд
18 375 6

Правила хорошего kick-off, или как не превратить установочную встречу в балаган

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, РМЕ, PRIME

У вас новый проект, много энтузиазма и есть понимание, что эта автоматизация сделает жизнь Заказчика лучше, а вашу зарплату больше? Бизнес-кейс очевиден, что делать – понятно, провал невозможен? А потом вы собираетесь с рабочей группой на kickoff (он же – установочная встреча в российской терминологии) – и энтузиазм внезапно гаснет, вопросов становится больше чем ответов, а отношения с рабочей группой как-то сразу не складываются. И вот у вас идет очередной унылый проект. Знакомо? А ведь можно было избежать, если знать несколько простых правил.

Правило 0. Помните о том, зачем все это нужно

Для начала напомню, что цели проведения kickoff – это а) достижение единого понимание цели проекта б) управление ожиданиями в) знакомство с рабочей группой.

Если держать эти цели в голове при планировании встречи, то будет проще понять, что в нее должно входить, а что нет. От того, как вы проведете kick-off часто зависит дальнейший ход проекта, а в особо запущенных случаях – даже его успех или провал.

Правило 1. Организуйте kickoff только тогда, когда готов

Проводить kickoff имеет смысл только тогда, когда выполнены следующие предварительные условия:

  1. Сделана оценка вероятности выполнения этого проекта, и эта вероятность больше 50%. Если нет – то где-то в уставе или бизнес-кейсе у вас и у спонсора и Заказчика явно проблема.
  2. Устав готов и согласован как минимум спонсором и Заказчиком, а еще лучше – всеми основными заинтересованными лицами. Как написать хороший устав  – хорошо написано тут (тавтология, да).
  3. Рабочая группа четко обозначена, и вы понимаете, кто в нее входит, кто какие направления проекта будет закрывать и проч. Если не знаете – лучше спросить у спонсора или Заказчика, а не тащить весь руководящий состав компании на эту встречу.
  4. Спонсор и заказчик  или хотя бы кто-то из них на kickoff сможет присутствовать. Если вы не смогли никого из них на эту встречу затащить – в еще не начавшемся проекте есть проблема. 

 Правило 2. Хороший kickoff – спланированный kickoff

И это сейчас не про то, что встреча должна быть выслана заранее, с приложенным уставом и повесткой, это и так все знают, хотя и не всегда соблюдают.

Необходимо продумать структуру и содержание встречи, в идеале – согласовать все это дело со спонсором. Долгие паузы, фразы «эээ… а зачем мы здесь» и прочие последствия вашей неподготовленности могут сильно испортить как репутацию проекта, так и вашу лично в глазах рабочей группы, с первой же встречи, а оно вам надо?

 Правило 3. Лучше не начинать встречу слишком формально

Всех этих людей сюда зачем-то позвали, оторвав от работы, они вас не знают, вы их тоже. Если вы с порога им начнете рассказывать план проекта, то вас могут просто не воспринять.

Поэтому до формального начала встречи используйте «ледокол» – шутку, короткую историю, вопрос о компании – все, что угодно, чтобы перед встречей все не сидели со слишком серьезным видом или смотрели в телефон. Отлично, если вы руководитель проекта и так ненавязчиво смогли обратить на себя внимание и даже немного кому-то понравиться, хотя бы на уровне «о, забавный парень».

Правило 4. Дайте слово спонсору

Дальше слово лучше взять спонсору. Если вы с ним заранее об этом не договорились – то можно аккуратно попробовать передать ему ведущую роль, мол, сейчас Ефимий Евстигнеевич наконец скажет нам, зачем мы все собрались и как это повлияет на наши годовые бонусы. Но это, конечно, зависит от личности конкретного Ефимия Евстигнеевича.

Часть спонсора в идеале выглядит так:

  1. Зачем мы здесь – кратко обозначаем цели kickoff.
  2. Цель и краткое содержание проекта – чего хотим этим проектом добиться, что он даст бизнесу, что мы будем делать (вот это – очень кратко, буквально 1-2 предложения). Если есть возможность как-то сразу донести, как это связано с KPI людей, сидящих в переговорной – лучше донести.
  3. Представление руководителя проекта, обозначение его полномочий – ваш звездный час. Вроде бы мелочь,  могли бы и сами представиться, но по факту очень многое меняет, сразу определяя ваш статус гораздо выше, чем было бы, если бы вы представились сами.
  4. Представление рабочей группы – кто в нее входит, кто какие направления проекта будет закрывать и проч. При необходимости – познакомить тех, кто не знаком.

Правило 5. Краткость и профессионализм!

Дальше спонсор может передать слово руководителю проекта, который:

  1. Предлагает основные правила коммуникации – кратко, мол, раз в месяц управляющий комитет, раз в неделю – собрание рабочей группы, пока не определимся с деталями – все будете раз в неделю получать отчеты по статусу проекта и проч. Но достаточно коротко и не вдаваясь в бюрократию.
  2. Озвучитвает высокоуровневый план проекта – набор ступеней, которые надо будет пройти. Помните, это вы внедрили уже 10 CRM-ок, а многие тут до сих пор по «Косынке» скучают. Поэтому очевидное для вас «сбор требований-разработка-тестирование-внедрение» может быть неочевидно для всех присутствующих.
  3. Дает сроки детального планирования на ближайшие работы – мол, это установочная встреча, на этой неделе у нас будет еще с каждым из вас встреча по уточнению требований на уровне департаментов, а на следующей – я вам пришлю детальный план встреч с вашими сотрудниками.
  4. Обозначает дальнейшие шаги – всем получить аккаунты к базе знаний, выдать вам своего лучшего эксперта в предметной области и проч., т.е. то, что нужно сделать им в самое ближайшее время. Таких вещей должно быть немного, но они должны быть, чтобы все сразу осознали, что придется что-то делать, а не вышли со встречи и забыли.
  5. Предлагает задавать вопросы и уточнять, если что-то непонятно – тут без комментариев.

Правило 6. Это нужно помнить, чтобы kickoff прошел успешно

Это как правила безопасности дорожного движения, написано кровью РМов:

  • Постарайтесь, чтобы не получилось так, что люди из рабочей группы узнают о самом существовании проекта только на kickoff, слишком внезапный стресс. Если вы подрядчик – то лучше, если у Заказчика до этого будет какая-то краткая коммуникация в компании, если внутренний сотрудник – постарайтесь до kickoff хотя бы кратко донести до людей, что их ждет.
  • Kickoff – не место для обсуждения «а зачем нам вообще проект». Решение уже принято, такие вещи должны вежливо и твердо пресекаться, не давая никому никакой надежды.
  • Не нужно вдаваться в подробности! Для этого у вас будет целый длинный проект, а сейчас чем больше деталей – тем больше вопросов, а на kickoff вам этого не надо. При необходимости «паркуйте» вопрос для дальнейшего обсуждения после kickoff.
  • Если вы работаете на стороне подрядчика и с вами вместе на встрече присутствует спонсор проекта из вашей компании – важно, чтобы вас представили одновременно, а не только его. Опять же сильно влияет на ваш статус в глазах рабочей группы.
  • В рабочей группе такие же люди, как и вы. Не нужно их бояться, потому что они крутые эксперты, большие начальники или сотрудники Газпрома. А вы – крутой профессионал по внедрению CRM, они так не умеют
  • Импровизацию никто не отменял, а навыки приходят с опытом. Перефразируя Р. Гандапаса, «если вы уверены, что kickoff был идеален, то он вам, скорее всего, приснился».

Удачи!

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

6комментариев

сначала новые
по рейтингу сначала новые по хронологии
1
Диванный Аналитик

Ну смотрите. Представим себе взрослого дядю с семьёй и ипотекой. Его интересует, не выгонят ли его завтра на улицу (из-за проваленного кем-то проекта), и какая будет премия. Прикольный менеджер проекта или скучный – такому дяде вообще без разницы, на это реагирует исключительно молодняк. У дяди мотивация – работу сделать. У молодняка сложности с целеполаганием (т.к. опыта мало), поэтому их надо накачивать драйвом всю дорогу. Согласен, впрочем, что инфантильность необязательно привязана к возрасту, есть и люди за 40 с теми же проблемами.

Взрослого дядю интересует в менеджере проекта, отвечает ли он за свои слова, понимает ли шероховатости реальной жизни (или только набрался схем) и достаточно ли у него административного ресурса как для выполнения работы, так и для выбивания премий, повышений з-п и т.д.

Далее, кто будет задавать вопросы на тему “а зачем делать проект”? Опять же, только молодняк, притом необременённый ни интеллектом, ни социальными понятиями. Любой ответственный человек понимает, что все крупные движения управляются, он может спросить, есть ли решение, например, управляющего комитета, но не будет валять дурака вопросами “зачем делать проект”.

Вот и получается, что даются рекомендации дурить голову юным “талантам”, которые сами не понимают, что они делают и зачем.

Автор2
Юлия Бажанова

Круто, спасибо, что так подробно написали! Но как «взрослая тетя с семьей и ипотекой» – согласиться не могу.

Насколько я поняла из ответа, у вас основное отрицание вызывает пункт про ледокол и про «о, забавный парень», и вы считаете, что РМ должен быть суров и серьезен? Потому что остальной текст статьи, на мой взгляд, никак не конфликтует с тем, что все это – ради того, чтобы сделать работу хорошо. Хотя, честно говоря, если в компании все приходят на кик-офф нового проекта с мыслями «как бы не уволили и будет ли премия» вместо «как сделать круто и создать ценность» – то в этой компании явно есть проблемы с мотивацией персонала и с обеспечением самых базовых потребностей, и я бы там работать не хотела ни за какие деньги. На ипотеку хватает, а нервная система у меня одна.

Дальше вопрос – каким образом взрослый дядя на кик-оффе поймет, отвечает ли РМ за свои слова и достаточно ли он опытен? РМ на глазах у изумленной публики докажет, что знает все подковерные игры компании, рассказав про «поссорились как-то Иван Иванович с Иваном Никифоровичем»? Почему при этом РМу не стоит шутить, а нужно быть серьезным как Grumpy Cat? Как выражение серьезности на лице или поведение в стиле члена Политбюро коррелирует с профессиональными качествами или влияет на уровень доверия? Из личного опыта – чем серьезнее пытается быть РМ, тем меньше он знает и понимает и старается свою некомпетентность за серьезностью скрыть. И я скорее поверю, что проект к успеху приведет человек, рассказывающий про него на кик-оффе с улыбкой и юмором, чем человек, нудно зачитывающий устав.

Насчет «зачем делать проект» – вы же на кик-офф не только топ-менеджмент собираете, но и рядовых специалистов, которые могут быть супер-профи в своей области и ключевыми фигурами в проекте (и да, часто эти супер-профи – молодые и креативные, которым нужен драйв, хотя драйв нужен всем). И они могут искренне не понимать, зачем это все, и не знать, что такое управляющий комитет. Но это не отменяет их ценности как профессионалов и нужности в проекте, это не то, за что им платят деньги. И кик-офф – то самое место, где это можно до них до нести и мотивировать работать. Возражение про дядю и ипотеку я помню, но ипотека – мотивация работать «хоть как-нибудь, чтоб не выгнали», а не «работать с полной отдачей». Второе, к сожалению (или к счастью) – это внутреннее состояние, которое деньгами и угрозами регулируется слабо или вообще не регулируется.

А еще вы почему-то упорно сводите все к тому, что молодые люди = не обремененные интеллектом и безответственные, пишете «юные таланты» в кавычках и проч. А ведь именно эти люди через 5-10 лет будут брать вас и меня на работу=))

Но опять же – возможно, разный опыт накладывает разное восприятие реальности. Вполне поверю, что ваша схема – единственно верная, например, во ФГУП ММПП Салют, где я когда-то была разработчиком. Салют, если что, обидеть не хочу, возможно, что-то там изменилось за 12 лет. Может, даже пропуска по территории для похода в столовую за пирожками отменили и на выходе перестали отбирать фотоаппараты, оставляя при этом телефоны=))

3
Диванный Аналитик

Как отличить ответственного человека от безответственного тусовщика или махинатора, привыкшего управлять втёмную другими тусовщиками? По вопросам, которые он задаёт, по лексике, по акцентам, которые он ставит при описании предмета. Уверяю вас, это можно понять не только за один кикофф, но вообще за 2-3 минуты разговора. А я знал человека, который только поздоровавшись с командой (которую первый раз в жизни видел), потом выдал тимлиду исчерпывающую характеристику каждого члена команды и ни в ком не ошибся.

Знак равенства в том, что вы мне приписываете, не ставлю, хотя корреляция между возрастом и инфантильностью есть, но абсолютной зависимости нет.

И на работу такие “таланты” меня брать не будут. Не захотят. Их идеальный кандидат – это горящие глаза, энтузиазм и отсутствие здравого смысла, а после 40 лет – эвтаназия. Прочих они сразу отсеивают.

Автор4
Юлия Бажанова

Осталось только решить, где взять на все идущие проекты этих идеальных РМов, готовых выдать характеристику через 2 минуты и не ошибиться=))

В любом случае – огромное спасибо за мнение, было очень интересно.

5
Диванный Аналитик

Калька с американской брошюры по управлению юными дегенератами.

Если такой кикофф провести с взрослыми ответственными людьми, то руководителя проекта сразу запишут в клоуны.

Автор6
Юлия Бажанова

Замечательный ник какой=))

А по теме – мнение одного человека никогда не бывает на 100% правильным, у вас свой опыт, у меня свой. У меня описанная схема работала в крупнейших компаниях России (например, в ВЭБ-Лизинге или на Штокмановском месторождении), но она не является истиной в последней инстанции.

Поэтому если можете – аргументируйте, пожалуйста, с какой брошюры скопировано, в чем именно балаган и почему люди посчитают РМа клоуном, и напишите какое проведение установочной встречи вы считаете правильным. Думаю, аудитории будет интересно.

Насчет “юных дегенератов” – не считаю правильным связывать уровень интеллекта с возрастом.

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: