Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
15 марта 2017 Из жизни РМа
304 0

Передача дел при уходе из компании

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, РМЕ, PRIME

Я уже третий месяц фактически руковожу отделом, и на мой самовлюбленный взгляд – вполне успешно, и не в последнюю очередь – из-за грамотной передачи дел бывшим руководителем, за что я ему безгранично благодарна. В этом посте хотела бы кратко описать, как мы организовали передачу дел, и о чем нужно помнить, чтобы потом не было мучительно больно.

Основной посыл, как и всегда в управлении проектами – проактивность наше все. Он уходит, а мне оставаться работать, поэтому это нужно мне и только мне – организовать передачу наиболее эффективным образом.

Первое, что нужно сделать – составить общую карту обязанностей, к сожалению, должностная инструкция тут не поможет. Мне было проще, так как последние три года я выступала в роли зама и содержание работы руководителя более-менее знала, так что смогла составить карту сама. Если кто не знает – лучше посидеть вместе.

Я использовала MindMap, разбитый на 4 основных направления:

  1. Управление отделом (люди, их мотивация, развитие и обучение, постановка целей, управление загрузкойы и проч.).
  2. Управление портфелем проектов (приоретизация, бюджетирование, управление изменениямии и проч.).
  3. Взаимодействие с другими подразделениями внутри компании (Заказчики), с корпоративными функциями, оказывающими сервисы проектному офису (финансы, закупки и проч.) и с другими подразделениями внутри ИТ
  4. Развитие проектного управления (методология, внутренние проекты по улучшению используемых практик и инструментов, позиционирование на уровне компании и проч.)

Общие затраты моего времени – ~1 час, времени руководителя – нулевые.

Второе – убедиться, что карта актуальна (согласовать с руководителем) и отметить, в каких областях есть пробелы в твоих знаниях. Общие затраты времени – ~30 минут моего времени и 15 минут времени руководителя.

Третье – назначить встречи с конкретными темами, которые ты хочешь обсудить. В моем случае это было 4 встречи, одна – по администрированию процессов, одна – по людям, одна – для общего понимая проектов, которые ведутся в отделе, помимо моих, и одна – по задачам, направленным на улучшения. Общие затраты времени – ~4,5 часа моего времени и 4 часа времени руководителя (по часу на каждую встречу). Эти встречи, кстати, отлично совмещаются с совместным обедом в каком-нибудь тихом и вкусном месте, поэтому это время можно исключить из общих затрат на передачу дел.

Четвертое – назначить встречи для передачи проектов (тут уже возможность совмещения нескольких проектов на одной встрече зависит от их сложности и масштаба). Перед встречей попросить подготовить handover-файлы, детально с ними ознакомиться и прийти с конкретными вопросами, чтобы не затягивать встречу. Общие затраты времени (на 4 крупных проекта) – ~2 часа моего времени и 5 часов времени руководителя (по часу на каждый файл по проекту плюс час на встречу).

Пятое – свести всю полученную информацию (я использовала тот же MindMap) и встретиться еще на час для уточнения каких-то вопросов. Общие затраты времени – ~5 часов моего времени и 2 часа времени руководителя. На этой встрече мы дополнительно продумали, как именно и в каком порядке информировать сотрудников и заказчиков о грядущих изменениях и написали детальный план коммуникации, но об этом как-нибудь в другой раз.

Все встречи, к слову, мы назначали в достаточно комфортном режиме, не больше 1-2 в день, чтобы было время зафиксировать полученную информацию, обдумать и подготовить вопросы.

Итого сколько времени понадобилось на передачу дела: мне – 13 часов, руководителю – ~7 часов, результат – бесценен.

Понятное дело, что у всех процесс будет отличаться, но, надеюсь, сам подход может оказаться вам полезным.

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: