Ошибки коммуникации в международных проектах

Ну и в завершение цикла статей о международной коммуникации по мотивам моей статьи по особенностям международных коммуникаций (начало тут и тут) – пара слов о типовых ошибках в управлении коммуникациями в международных проектах. Список, приведенный ниже, можно использовать как шпаргалку при подготовке плана коммуникаций, и периодически возвращаться к ней, если что-то пошло нет так.

На первый взгляд ошибки достаточно банальны, но многие руководители проектов (особенно начинающие), без опыта системного управления коммуникациями, наступают на эти грабли снова и снова, особенно попав в непривычную среду мультинациональной команды.

Основные ошибки в коммуникации в мультикультурных проектах

  • Не учитывается время на перевод документации, затраты на работу переводчиков и риски недопонимания из-за разницы в языке, культуре и проч.;
  • Встречи либо сроки принятия решения назначаются без учета часового пояса, этот аспект никак не отражается в планах коммуникаций;
  • Не делаются единые глоссарии терминов и определений, не проводятся ознакомительные сессии;
  • Не объясняется необходимость и назначение применяемых процессов и инструментов управления проектами, не обеспечивается buy-in командой;
  • Не устанавливаются базовые правила поведения на встречах и сроки ответов на запросы и (что не будет работать без всем понятной и прозрачной системы оценки срочности этих запросов);
  • Не делается и не поддерживается в актуальном состоянии план управления конфигурацией;
  • Не определяется процесс эскалации;
  • В контракте не прописываются детальные правила взаимодействия с подрядчиком, процесс управления изменениями и прочие детали (чаще всего все заканчивается на фразе «по ходу дела разберемся»);
  • Не делается регулярное информирование групп участников проекта о статусе, текущих и планируемых задачах и проч.
  • Не проводится установочная встреча (kick-off);
  • При выделении команд на очень короткое время – заранее не делается пробный/пилотный проект (часто его называют proof-of-concept), не готовятся детальные почасовые планы работ;
  • Лист доступности участников проекта не ведется, планирование в MS Project делается с использованием стандартного календаря без учета национальных праздников и отпусков членов команды;
  • Несерьезное отношение к неисполнению плана коммуникаций;
  • План пишется и убирается в ящик. Или не пишется вообще. И неизвестно, что хуже.

На многие из этих вещей руководители проектов либо не могут, либо не хотят тратить время, но эта работа окупается и окупается очень быстро. На самом деле, принципы «планируй прежде чем делать» и «ты не сможешь это сделать, если не можешь этого спланировать» придумали не в PMI, например, Г.Лихтенберг еще в 18 веке писал: Будущее должно быть заложено в настоящем. Это называется планом. Без него ничто в мире не может быть хорошим”.

Формализовав эти работы один раз, Вы оставляете себе время на развитие команды, управление рисками и прочие вещи, которые обычно попадают в категорию «важно, но не срочно» и так и остаются под грудой других дел, беготней и решением срочных вопросов и проблем, которых могло бы и не быть при грамотном планировании коммуникации.

Последние два пункта, приведенные в списке типовых ошибок – это, наверное, самые большие ошибки, которые можно совершать при управлении коммуникациями в любом проекте, но при управлении международным проектом они становится поистине разрушительными. Нет смысла потратить время, написать план, может, даже подписать его у спонсора и разослать всем, а потом в конце проекта говорить, что «ну я же это сделал, а все не следовали» или «ну все пошло не по плану, и вообще были другие срочные задачи». Контроль исполнения плана – это одна из обязанностей руководителя проектов или менеджера по коммуникации, если он есть, а его неисполнение сотрудниками – сильная репутационная потеря для них обоих.

В заключение хочется сказать, что практика показывает, что при ознакомлении со списком извлеченных уроков по итогам практически любого международного проекта всегда оказывается, что минимум две проблемы из трех не случились бы или не имели бы таких серьезных последствий, если бы было грамотно выстроенное управление коммуникациями.

Итак, в трех статьях были описаны особенности коммуникации в международных проектах, приведены типовые ошибки, которых можно избежать, и даны рекомендации по работе с планом коммуникаций. Все это, конечно, не является панацеей и не гарантирует головокружительного успеха в управлении мультинациональной командой, но является основой, базой для выстраивания взаимодействия и взаимопонимания, а значит и эффективности команды.

Давайте не теряться - подпишитесь прямо сейчас!

Чтобы получать новые практические материалы раз в неделю на вашу почту. Без спама и рекламы, только опыт и мысли практикующего специалиста по управлению проектами

А также
И не забудьте оставить комментарий :) мне важно ваше мнение!

Оставьте комментарий