Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
24 апреля 2017 Из жизни РМа
375 0

Мои принципы письменной коммуникации

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, РМЕ, PRIME

Прилетел недавно на почту хороший вопрос про коммуникацию, думаю,имеет смысл выложить сюда.

Вопрос: Здравствуйте! В ходе реализации плана коммуникаций рассылаете ли Вы в его рамках различные информационные сообщения заинтересованным сторонам? Есть ли у Вас какие-нибудь принципы в их составлении? Используете ли Вы правило C.L.E.A.R.? Илья.

Ответ:

Илья, добрый день.

Если план коммуникаций предполагает рассылку таких сообщений (а он, как правило, предполагает) – то, конечно, рассылаю.

Принципы составления очень простые:

  1. Содержание должно быть адаптировано под конкретную группу получателей, не стоит слать одно и то же Заказчику и конечным пользователям. Например, топ-менеджер не будет читать длинное письмо с грустным перечислением рисков, моими размышлениями на эту тему и прочие высокохудожественные вещи, ему нужно понимание а) все ли по плану б) если нет – то что нужно сделать или что будет сделано, чтобы было по плану.
  2. Письмо должно содержать минимум необходимой информации и указание на то, где или у кого можно узнать больше. Чем больше подробностей – тем больше вопросов, я стараюсь этого избегать.
  3. Письмо должно быть структурировано так, чтобы его блоки легко воспринимались, и не содержать грамматических, стилистических и орфографических ошибок, смайликов и “воды”.
  4. Из темы письма и из первого предложения для аудитории должно сразу стать понятно “а что тут интересного для меня?”, чтобы получатели прочитали письмо до конца.

Если коммуникация очень важная – то дополнительно проверяю письмо на соответствие принципу пирамиды и прогоняю через сервис “Главред”, правда, всем его рекомендациям, как правило, не следую, исправляю около 50% ошибок из предложенных.

Про принцип пирамиды не буду много писать, есть отличная книжка Барбары Минто “Золотые правила Гарварда и McKinsey. Принцип пирамиды в мышлении, деловом письме и устных выступлениях”, очень часто использую предложенные в ней подходы.

По поводу C.L.E. A.R – ранее не слышала об этой модели, гугл подсказал, что это не про коммуникацию, а про целеполагание, и привязать это к коммуникации у меня не хватило воображения.

Из гугла:
В соответствии с моделью C.L.E. A.R цель должна быть:
  • Представляющей вызов.
  • Легальной.
  • Экологичной.
  • Приемлемой.
  • Формулируемой письменно.

Из дальнейшей переписки с Ильей выяснилось, что правило C.L.E.A.R. заключается в особых принципах построения информационных сообщений исполнителям, построенных на этом правиле:

  • C (Connected) – связанный: должно быть связано деятельностью участника проекта как сотрудника организации или как заинтересованного лица проекта;
  • L (List next steps) – список последующих шагов: что необходимо выполнить в ближайшем будущем;
  • E (Expectations) – ожидание: ясно сформулированный образ успеха и неудачи проекта для понимания того, к каким результатам стоит стремиться, а какого исхода избегать;
    A (Ability) – возможности: перечень способов, методов и средств добиться поставленной цели;
    R (Return) – возврат/отдача: что конкретно получит соответствующий участник от приложения своих усилий к обозначенной задаче.

Если используете это правило и можете прокомментировать эффективность или хотите поделиться своими принципами письменной коммуникации – пишите в комменты, обсудим!

 P.S. Бонусом – тут ехала в электричке по рязанскому направлению, пока ждала – решила почитать коммуникацию о правилах проезда для льготников, есть у меня такая привычка – увидев буквы – начинать складывать их в слова. Так вот, это идеальный пример того “как делать не надо”: текст зачем-то переписан таким же канцелярским языком, как и выдержки из законов на соседнем стенде, содержит десятки орфографических и грамматических ошибок и непонятных простому обывателю терминов. То есть формальность вроде бы соблюдена, коммуникация есть – а толку от нее нет.

Кстати, всегда интересовал вопрос, такой вот стенд или объявление, наверное, проходит через несколько человек, пока не окажется в предназначенном для него месте (кто-то готовит текст, кто-то – макет, кто-то все это утверждает, кто-то – вешает). Сложно поверить, что среди них нет ни одного грамотного, и тем не менее – в каждом втором объявлении ошибки. То ли действительно так все плохо со знанием русского языка, то ли всем настолько все безразлично, и это грустно.

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: