Мои принципы письменной коммуникации

Прилетел недавно на почту хороший вопрос про коммуникацию, думаю,имеет смысл выложить сюда.

Вопрос: Здравствуйте! В ходе реализации плана коммуникаций рассылаете ли Вы в его рамках различные информационные сообщения заинтересованным сторонам? Есть ли у Вас какие-нибудь принципы в их составлении? Используете ли Вы правило C.L.E.A.R.? Илья.

Ответ:

Илья, добрый день.

Если план коммуникаций предполагает рассылку таких сообщений (а он, как правило, предполагает) – то, конечно, рассылаю.

Принципы составления очень простые:

  1. Содержание должно быть адаптировано под конкретную группу получателей, не стоит слать одно и то же Заказчику и конечным пользователям. Например, топ-менеджер не будет читать длинное письмо с грустным перечислением рисков, моими размышлениями на эту тему и прочие высокохудожественные вещи, ему нужно понимание а) все ли по плану б) если нет – то что нужно сделать или что будет сделано, чтобы было по плану.
  2. Письмо должно содержать минимум необходимой информации и указание на то, где или у кого можно узнать больше. Чем больше подробностей – тем больше вопросов, я стараюсь этого избегать.
  3. Письмо должно быть структурировано так, чтобы его блоки легко воспринимались, и не содержать грамматических, стилистических и орфографических ошибок, смайликов и “воды”.
  4. Из темы письма и из первого предложения для аудитории должно сразу стать понятно “а что тут интересного для меня?”, чтобы получатели прочитали письмо до конца.

Если коммуникация очень важная – то дополнительно проверяю письмо на соответствие принципу пирамиды и прогоняю через сервис “Главред”, правда, всем его рекомендациям, как правило, не следую, исправляю около 50% ошибок из предложенных.

Про принцип пирамиды не буду много писать, есть отличная книжка Барбары Минто “Золотые правила Гарварда и McKinsey. Принцип пирамиды в мышлении, деловом письме и устных выступлениях”, очень часто использую предложенные в ней подходы.

По поводу C.L.E. A.R – ранее не слышала об этой модели, гугл подсказал, что это не про коммуникацию, а про целеполагание, и привязать это к коммуникации у меня не хватило воображения.

Из гугла:
В соответствии с моделью C.L.E. A.R цель должна быть:
  • Представляющей вызов.
  • Легальной.
  • Экологичной.
  • Приемлемой.
  • Формулируемой письменно.

Из дальнейшей переписки с Ильей выяснилось, что правило C.L.E.A.R. заключается в особых принципах построения информационных сообщений исполнителям, построенных на этом правиле:

  • C (Connected) – связанный: должно быть связано деятельностью участника проекта как сотрудника организации или как заинтересованного лица проекта;
  • L (List next steps) – список последующих шагов: что необходимо выполнить в ближайшем будущем;
  • E (Expectations) – ожидание: ясно сформулированный образ успеха и неудачи проекта для понимания того, к каким результатам стоит стремиться, а какого исхода избегать;
    A (Ability) – возможности: перечень способов, методов и средств добиться поставленной цели;
    R (Return) – возврат/отдача: что конкретно получит соответствующий участник от приложения своих усилий к обозначенной задаче.

Если используете это правило и можете прокомментировать эффективность или хотите поделиться своими принципами письменной коммуникации – пишите в комменты, обсудим!

 P.S. Бонусом – тут ехала в электричке по рязанскому направлению, пока ждала – решила почитать коммуникацию о правилах проезда для льготников, есть у меня такая привычка – увидев буквы – начинать складывать их в слова. Так вот, это идеальный пример того “как делать не надо”: текст зачем-то переписан таким же канцелярским языком, как и выдержки из законов на соседнем стенде, содержит десятки орфографических и грамматических ошибок и непонятных простому обывателю терминов. То есть формальность вроде бы соблюдена, коммуникация есть – а толку от нее нет.

Кстати, всегда интересовал вопрос, такой вот стенд или объявление, наверное, проходит через несколько человек, пока не окажется в предназначенном для него месте (кто-то готовит текст, кто-то – макет, кто-то все это утверждает, кто-то – вешает). Сложно поверить, что среди них нет ни одного грамотного, и тем не менее – в каждом втором объявлении ошибки. То ли действительно так все плохо со знанием русского языка, то ли всем настолько все безразлично, и это грустно.

Давайте не теряться - подпишитесь прямо сейчас!

Чтобы получать новые практические материалы раз в неделю на вашу почту. Без спама и рекламы, только опыт и мысли практикующего специалиста по управлению проектами

А также
И не забудьте оставить комментарий :) мне важно ваше мнение!

Оставьте комментарий