Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
04 марта 2016 Все для начинающего РМа
1 400 0

Конференц-коллы по телефону, или «Алекс, вы тут?»

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, РМЕ, PRIME

Вообще телефонный созвон с группой людей или конференц-колл – это слегка устаревший способ коммуникации, не самый удобный и не самый надежный. Но иногда устаревший телефон является единственным способом собрать группу людей в одно время. О том, как сделать такой созвон чуть более эффективным, мы сегодня и поговорим.

При подготовке к созвону необходимо:

  1. Иметь перед глазами список телефонных номеров всех участников с именами. Нет ничего хуже, чем в процессе созвона искать контакты на листочках, в адресных книгах Атклука и своем смартфоне, это отнимает кучу времени и раздражает участников.
  2. Проверить технические возможности аппарата, который вы будете использовать. Причем не просто убедиться, что конференц-связь там есть, но и попробовать ее настроить и сделать тестовый звонок.
  3. Заранее выяснить, как звонить на все типы номеров, которые вы будете использовать: внутренние, мобильные, международные, подключение со Skype и проч. Понятное дело, сразу нужно попробовать и убедиться, что выход на эти номера есть.
  4. Обеспечить наличие тихого помещения (переговорной или любого другого). Конференц-связь и так не самый удобный метод, а при шуме вокруг ее вообще невозможно использовать. Если совсем никак, то назначайте созвон на время обеда, когда большинства коллег не будет в офисе.
  5. Подготовить повестку созвона (это must для любой встречи, конечно, но иногда созвон за встречу почему-то не считают).
  6. Начинать собирать всех в конференцию лучше минут за 5, чтобы было время набрать все номера.

 В начале конфренц-колла:

  1. Представьтесь, скажите, откуда вы звоните (компания, офис).
  2. Представьте окружающих, также назовите локацию. Кстати, хорошим «айс-брейкером» может быть упоминание часового пояса или погоды, например, «Джон Маллок, Ньюкасл-Апон-Тюн (у Джона, правда, сейчас 6 утра, хорошо что это не видеоконфреренция, да, Джон?)».
  3. Объясните, как подключиться обратно, если произойдет рассоединение (Прислать вам мэйл? Написать смску? Набрать номер самому?), и основные правила взаимодействия (обращаемся по именам, если есть люди с одинаковыми именами – называем имя и локацию, пока кто-то говорит, остальные отключают микрофон, вопросы задаются только в конце и проч. в зависимости от специфики вашей встречи).
  4. Если разговор записывается – обязательно предупредите об этом.
  5. Расскажите цель встречи и повестку и дайте слово первому докладчику (ну или продолжайте говорить сами).

 В ходе коллективного созвона:

  1. Придерживаетесь повестки, пресекайте попытки от нее отклонить  и нарушить согласованные правила взаимодействия.
  2. Если какой-то человек говорит больше 3х минут, желательно периодически вставлять реплики типа «Всем понятно?», «У кого-то есть вопросы?» и подводить краткое резюме, это поможет тем, кто на минуту-другую случайно отвлекся, вернуться в процесс обсуждения.
  3. Если вы видите, что кто-то из участников участия в разговоре совсем не принимает, вовлекайте его, просите высказать мнение, задавайте вопросы. Кстати, вопрос «Алекс, вы здесь?» не очень вежлив (особенно если человек на месте), лучше задавать вопросы по делу.

 В конце конференц-колла:

  1. Проговорите краткий итог созвона, принятые решения, дальнейшие действия и ответственных за них.
  2. Если это не постоянный инструмент коммуникации – спросите, насколько удобен такой способ общения, есть ли какие-то замечания и предложения.
  3. Сообщите, когда вы разошлете протокол.

 Отличное видео в тему, обожаю его (даже если вы не знаете английского, все понятно из контекста): 

Уверена, если использовать эту памятку, даже неудобный и устаревший коллективный созвон по телефону может стать неплохим способом коммуникации при отсутствии альтернатив.

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: