Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
11 апреля 2016 Все для начинающего РМа
619 0

Как проводить встречи через Skype, MOC, GoToMeeting, Lync и другие приложения

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, РМЕ, PRIME

Сегодня мы не будем касаться вопроса о том, как технически организовать и настроить такую встречу, а поговорим  о простых приемах, которую сделают ее более эффективной. Многие приемы схожи с теми, о которых мы говорили в статье про организацию коллективных созвонов, но есть и отличия. Вот на них и сосредоточимся.

Итак, в чем отличия, и какие возможности дают Skype (дальше будем так условно называть все приложения такого класса) в сравнении с конференц-коллом?

Первое и основное отличие от телефона при звонке на Skype, Lync или любого подобного приложения – у вас, как правило, есть возможность показывать экран своего монитора и организовывать видеосвязь, тем самым делая созвон более информативным. Ниже правила, которые позволят использовать эти возможности с максимальной выгодой для вас. Вроде бы простые вещи, но на любой (честно – на любой!) встрече минимум половина из них нарушается, и происходит бессмысленное отвлечение внимания и трата времени. Поэтому что-то может показаться банальным, но тапками не бейте.

Перед созвоном:

  1. Закройте все вкладки, документы и приложения, которые не будут использоваться на встрече (никому не нужно знать, что перед встречей вы переписывались в чате с подругой по поводу шашлыков на выходных или сидели в фейсбуке). Если будете использовать браузер – возможно, стоит скрыть панель закладок, если там много личных и не относящихся к работе вещей. Отдельно – убедиться, что на рабочем столе только относящиеся к делу документу, и что на фоне не установлено ничего неприличного (как-то видела на вебинаре у коллеги порнографический фон рабочего стола, впечатление осталось так себе).
  2. Отключите все уведомления и мобильный телефон – постоянно всплывающее «Колян снова в сети» или звонки эффективность встречи никак не повысят, скорее, наоборот.
  3. Если планируется большое количество участников – заранее решите в зависимости от формата встречи (вебинар, презентация, рабочее обсуждение и проч.), как вы будете принимать вопросы и отвечать на них, как будет вестить обсуждение (Голосом? В общем чате? В чате, видном только вам?). От этого напрямую зависит то, какой результат от встречи вы получите.
  4. Если задумана видеосвязь – заранее попросите всех участников убедиться в наличии у них такой возможности (организационной и технической, а то вдруг кто-то из дома из туалета работает, приболел человек). Выберите и подготовьте фон, на котором будете находиться (и желательно, чтобы это не были обои в мелкий пестрый цветочек), используемую гарнитуру и проч. В идеале видеосвязь заранее нужно проверить.
  5. Подготовьте все ссылки и документы, которые могут понадобиться во время встречи, и сложите их в одно место, чтобы не искать их по всем папкам и вкладкам.
  6. Проверьте, какие инструменты управления аудиторией у вас есть – принудительное отключение микрофонов, подключение «выпавшего» из сети человека и проч., чтобы не искать их в процессе, если понадобятся.

 Во время созвона:

  1. По возможности обеспечьте тишину в помещении и отсутствие лишнего движения у вас за спиной (особенно в ходе видеосвязи).
  2. Перед началом показа своего экрана предупредите остальных и попросите подтвердить, что они видят изображение.
  3. Постарайтесь не двигать хаотично мышкой и не переключаться между окнами, если в этом нет необходимости, это отвлекает и дает остальным понять, что вы нервничаете. А еще не у всех сверхбыстрая сеть, и переключение картинки может ее здорово «подвешивать».
  4. Если какое-то уведомление или лишний элемент все-таки всплывет в процессе демонстрации экрана – не открывайте его и не читайте, просто закройте и все. Извиняться и как-то это озвучивать тоже не стоит, все и так все поняли, просто продолжайте работу.
  5. После отключения показа экрана скажите об этом, чтобы люди не думали, что у них внезапно «отвалилась» связь.

 После окончания созвона:

  1. Прежде чем начинать работу дальше, убедитесь, что показ экрана действительно отключен.

Второй плюс по сравнению с телефонными звонками – при работе через Skype очень удобно передавать информацию типа ссылок или каких-то кусков текста (что при созвоне по телефону затруднительно). Однако учитывайте, что это информация может не у всех сохраниться (во многих компаниях, например, сохранение данных ихLync заблокировано из соображений безопасности или корпоративной культуры), поэтому лучше потом ее все-таки продублировать в письме.

Третий плюс (хотя на самом деле их тут будет несколько) – это удобное взаимодействие, например:

  1. Вы можете видеть, кто говорит в данный момент, а не пытаться вспомнить по голосу или уточнять.
  2. Все контакты в одном месте, не нужно набирать номера, чтобы подключить людей.
  3. Можно заранее создать группу участников и подключить их всех одновременно.
  4. Можно просто дать им ссылку на конференцию, и вообще никого подключать не придется.
  5. Если для аккаунтов установлены фото (в компаниях это может быть частью корпоративного кода), то общение получается более личным и более комфортным.

Ну и немаловажен тот факт (особенно в условиях международных проектов), что звонки через Skype, как правило, бесплатны или стоят в десятки раз дешевле звонков по телефону. Учитывая то, что в среднего размера международном проекте переговоры могут одновременно вестить со Штатами, Малайзией и Сингапуром – простая телефонная связь может стать «золотой» и огромной дыркой в бюджете вашего проекта.

 В общем, если есть такая возможность – то использование Skype или другой подобной системы даст сто очков вперед конференц-коллу, а если с умом использовать все возможности – то и двести. Забавно, что не во всех компаниях это поняли, и до сих пор встречаются созвоны по старинке. С другой стороны, не везде и не всегда есть возможность обеспечить стабильное интернет соединение, и тогда телефон приходит на помощь.

В случаях, когда созвон комбинированный (т.е. кто-то работает по Skype, а кто-то по телефону) – не забывайте комментировать происходящее на экране и регулярно подводить итого показа для тех, кто его не видит.

 P.S. Повторюсь,  что все мысли из статьи про конференц-коллы тут тоже применимы, нет смысла дублировать одно и то же.

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: