Как проводить встречи через Skype, MOC, GoToMeeting, Lync и другие приложения

Сегодня мы не будем касаться вопроса о том, как технически организовать и настроить такую встречу, а поговорим  о простых приемах, которую сделают ее более эффективной. Многие приемы схожи с теми, о которых мы говорили в статье про организацию коллективных созвонов, но есть и отличия. Вот на них и сосредоточимся.

Итак, в чем отличия, и какие возможности дают Skype (дальше будем так условно называть все приложения такого класса) в сравнении с конференц-коллом?

Первое и основное отличие от телефона при звонке на Skype, Lync или любого подобного приложения – у вас, как правило, есть возможность показывать экран своего монитора и организовывать видеосвязь, тем самым делая созвон более информативным. Ниже правила, которые позволят использовать эти возможности с максимальной выгодой для вас. Вроде бы простые вещи, но на любой (честно – на любой!) встрече минимум половина из них нарушается, и происходит бессмысленное отвлечение внимания и трата времени. Поэтому что-то может показаться банальным, но тапками не бейте.

Перед созвоном:

  1. Закройте все вкладки, документы и приложения, которые не будут использоваться на встрече (никому не нужно знать, что перед встречей вы переписывались в чате с подругой по поводу шашлыков на выходных или сидели в фейсбуке). Если будете использовать браузер – возможно, стоит скрыть панель закладок, если там много личных и не относящихся к работе вещей. Отдельно – убедиться, что на рабочем столе только относящиеся к делу документу, и что на фоне не установлено ничего неприличного (как-то видела на вебинаре у коллеги порнографический фон рабочего стола, впечатление осталось так себе).
  2. Отключите все уведомления и мобильный телефон – постоянно всплывающее «Колян снова в сети» или звонки эффективность встречи никак не повысят, скорее, наоборот.
  3. Если планируется большое количество участников – заранее решите в зависимости от формата встречи (вебинар, презентация, рабочее обсуждение и проч.), как вы будете принимать вопросы и отвечать на них, как будет вестить обсуждение (Голосом? В общем чате? В чате, видном только вам?). От этого напрямую зависит то, какой результат от встречи вы получите.
  4. Если задумана видеосвязь – заранее попросите всех участников убедиться в наличии у них такой возможности (организационной и технической, а то вдруг кто-то из дома из туалета работает, приболел человек). Выберите и подготовьте фон, на котором будете находиться (и желательно, чтобы это не были обои в мелкий пестрый цветочек), используемую гарнитуру и проч. В идеале видеосвязь заранее нужно проверить.
  5. Подготовьте все ссылки и документы, которые могут понадобиться во время встречи, и сложите их в одно место, чтобы не искать их по всем папкам и вкладкам.
  6. Проверьте, какие инструменты управления аудиторией у вас есть – принудительное отключение микрофонов, подключение «выпавшего» из сети человека и проч., чтобы не искать их в процессе, если понадобятся.

 Во время созвона:

  1. По возможности обеспечьте тишину в помещении и отсутствие лишнего движения у вас за спиной (особенно в ходе видеосвязи).
  2. Перед началом показа своего экрана предупредите остальных и попросите подтвердить, что они видят изображение.
  3. Постарайтесь не двигать хаотично мышкой и не переключаться между окнами, если в этом нет необходимости, это отвлекает и дает остальным понять, что вы нервничаете. А еще не у всех сверхбыстрая сеть, и переключение картинки может ее здорово «подвешивать».
  4. Если какое-то уведомление или лишний элемент все-таки всплывет в процессе демонстрации экрана – не открывайте его и не читайте, просто закройте и все. Извиняться и как-то это озвучивать тоже не стоит, все и так все поняли, просто продолжайте работу.
  5. После отключения показа экрана скажите об этом, чтобы люди не думали, что у них внезапно «отвалилась» связь.

 После окончания созвона:

  1. Прежде чем начинать работу дальше, убедитесь, что показ экрана действительно отключен.

Второй плюс по сравнению с телефонными звонками – при работе через Skype очень удобно передавать информацию типа ссылок или каких-то кусков текста (что при созвоне по телефону затруднительно). Однако учитывайте, что это информация может не у всех сохраниться (во многих компаниях, например, сохранение данных ихLync заблокировано из соображений безопасности или корпоративной культуры), поэтому лучше потом ее все-таки продублировать в письме.

Третий плюс (хотя на самом деле их тут будет несколько) – это удобное взаимодействие, например:

  1. Вы можете видеть, кто говорит в данный момент, а не пытаться вспомнить по голосу или уточнять.
  2. Все контакты в одном месте, не нужно набирать номера, чтобы подключить людей.
  3. Можно заранее создать группу участников и подключить их всех одновременно.
  4. Можно просто дать им ссылку на конференцию, и вообще никого подключать не придется.
  5. Если для аккаунтов установлены фото (в компаниях это может быть частью корпоративного кода), то общение получается более личным и более комфортным.

Ну и немаловажен тот факт (особенно в условиях международных проектов), что звонки через Skype, как правило, бесплатны или стоят в десятки раз дешевле звонков по телефону. Учитывая то, что в среднего размера международном проекте переговоры могут одновременно вестить со Штатами, Малайзией и Сингапуром – простая телефонная связь может стать «золотой» и огромной дыркой в бюджете вашего проекта.

 В общем, если есть такая возможность – то использование Skype или другой подобной системы даст сто очков вперед конференц-коллу, а если с умом использовать все возможности – то и двести. Забавно, что не во всех компаниях это поняли, и до сих пор встречаются созвоны по старинке. С другой стороны, не везде и не всегда есть возможность обеспечить стабильное интернет соединение, и тогда телефон приходит на помощь.

В случаях, когда созвон комбинированный (т.е. кто-то работает по Skype, а кто-то по телефону) – не забывайте комментировать происходящее на экране и регулярно подводить итого показа для тех, кто его не видит.

 P.S. Повторюсь,  что все мысли из статьи про конференц-коллы тут тоже применимы, нет смысла дублировать одно и то же.

Давайте не теряться - подпишитесь прямо сейчас!

Чтобы получать новые практические материалы раз в неделю на вашу почту. Без спама и рекламы, только опыт и мысли практикующего специалиста по управлению проектами

А также
И не забудьте оставить комментарий :) мне важно ваше мнение!

Оставьте комментарий