Как подготовиться к встрече управляющего комитета проекта

Про функции управляющего комитета мы уже говорили, давайте спустимся на уровень ниже и поговорим о нелюбимом мероприятии многих руководителе проектов – отчете на управляющем комитете.

Итак, как же успешно провести презентацию на управляющем комитете? Самое главное – помните, что это не пыточное мероприятие, это отличная возможность а) донести до топов ход проекта б) озвучить риски и попросить помощи в) продемонстрировать высокий класс работы, запомниться и увеличить свои шансы на отличную карьеру в этой компании (или на то, что кто-то из топов, уходя на новое место, позовет вас с собой). Воспринимайте это как шанс, а не как угрозу.

Ни для кого не секрет, но к презентации надо готовиться.

Что нужно учесть при подготовке к презентации?

Во-первых, конкретизируйте цель своего выступления. Подумайте, зачем вы туда идете (ну кроме «прото отчитаться»)? Вам нужно увеличить бюджет? Привлечь новый ресурс к работе, чтобы уложиться в сроки? Согласовать непопулярное административное решение? Целей может быть несколько, и только после их определения следует приступать к планированию выступления.

Во-вторых, определите стратегию достижения цели. При этом необходимо учитывать личностные характеристики участников управляющего комитета и специфику принятия решений в компании. Например, если вам нужно согласовать выделение дополнительного человека на проект, где-то аргументом может стать «иначе не уложимся в сроки», а где-то «иначе наши остальные люди будут перерабатывать без оплаты, а это юридический риск для компании, вдруг они пойдут в суд» или «это же даст этому человеку бесценный опыт проектной работы, он сам к нам просился, вот подтверждение». Если вы знаете, что в компании принято предлагать минимум 3 варианта решения проблемы – лучше это сделать. Если вы уже сталкивались с тем, что запросы руководителя проекта на комитете обычно «режут» вдвое – просите двух людей.

В-третьих, продумайте последовательность изложения. Начинать лучше с самой серьезной проблемы, если таких проблем больше одной – то с самой серьезной и с самой быстро решаемой (на ваш взгляд). Структура должны выглядеть так «ситуация» – «влияние на проект» – «предлагаемые варианты с плюсами и минусами». Ну и не забудьте в самом начале привести повестку встречи с отведенным на каждый вопрос временем, чтобы все знали, сколько вопросов будет подниматься, и не думали «ну когда же это закончится».

В-четвертых, продумайте ответы на возможные вопросы и аргументацию. Будьте готовы обосновать любую цифру и любую фразу. Руководитель проекта, который говорит на комитете, например, «риск этого решение – значительный перерасход бюджета» и задумывается хотя бы на секунду при вопросу «значительный – это сколько?» тут же перестает существовать как специалист в глазах менеджеров.

В-пятых, сделайте слайды (если вы их делаете) аккуратно и в бизнес-стиле, в идеале – на фирменном шаблоне компании. Грамматические ошибки, смайлики, котики – все это вряд ли повысит ваши шансы на достижение цели встречи, а вот испортить репутацию вполне может. А для случайно оказавшегося в комитете  директора-граммар-наци вы вообще навечно войдете в черный список, пусть даже на подсознательном уровне.

В-шестых, пересмотрите ваше выступление и выбросьте из него всю информацию, которая не нужна для принятия решения. Больше информации – больше вопросов не по делу. Например, если вы делаете CRM-систему и хотите согласовать увеличение бюджета – не надо включать в презентацию скриншоты прототипа, вопросов будет много, толку ноль, время потрачено. Еще и какие-нибудь замечания вам выдадут, а все потому, что вы показали ненужную топам информацию, они в этой системе работать не будут.

Оптимальная длительность выступления, на мой взгляд – это 20-25 минут. После этого у людей уже накапливается критическая масса вопросов, теряется фокус и все, что вы скажете после этих 20 минут, будет невоспринято или, еще хуже, воспринято не так, как вам бы этого хотелось. Поэтому свою речь желательно сначала прорепетировать  и убедиться, что она не затянется.

Пример состава презентации для управляющего комитета:

  1. Слайд с названием проекта, датой проведения комитета, именем и должностью презентующего.
  2. Слайд со списком вопросов на рассмотрение и отведенным на каждый из них время
  3. Слайд со статусом проекта – сроки, деньги, содержание. Не нужно писать сюда много букв, часто фразы «In time» или «In budget» на этом уровне более чем достаточно.
  4. Слайд с первым вопросом, который вы хотите обсудить. Слайд должен выглядеть как написано выше, «ситуация» – «влияние на проект» – «предлагаемые варианты с плюсами и минусами». В крайнем случае – можно разбить на два слайда, но нежелательно.
  5. Заключительный слайд. При переходе он просто дает понять, что презентация закончена, и пришло время вопросов, обычно туда просто помещается логотип проекта или компании, иногда – контакты презентующего.

И последний, но очень важный момент! Выступление на управляющем комитете обязательно нужно согласовать со спонсором проекта. В повестку должны войти только те вопросы, которые не могут быть решены им единолично, и, конечно, ваша позиция по ним и предлагаемые опции должны тоже быть согласованы. Ситуация, когда на комитете спонсор чего-то не знает или начинает спорить с руководителем проекта, недопустима, ведет к ухудшению взаимодействия со спонсором и прочим проблемам, оно вам надо? Конечно, не стоит зачитывать ему всю речь, но отправить заранее презентацию и согласовать основные моменты – бесценно.

А теперь пример из жизни, наш любимый ремонт в квартире. Предположим, что Петр Петров, руководитель строительной бригады – это наш руководитель проекта, и его шкурный интерес сегодня – согласовать на управляющем комитете замену опытного электрика Сережи на неопытного Васю, т.к. Сережа заболел, а также озвучить риск того, что не получится начать поклейку обоев в соответствии с планом, т.к. на улице дожди и штукатурка под обои никак не высохнет).

Как могла бы выглядеть презентация для проекта «ремонт в квартире»? Смотрите ниже!

  1. Стартовый слайд с надписью «Ремонт в квартире 112 в ЖК «Солнечный. Встреча управляющего комитета, 25.10.2015. Докладчик: Петр Петров, руководитель строительной бригады».
  2. Повестка – табличка из 3х пунктов:
    • Статус проекта
    • Согласование замены электрика
    • Согласование подхода к поклейке обоев
  3. Слайды со статусом:
    • С момента последней встречи управляющего комитета на сегодняшний день завершена стяжка пола и штукатурка потолков, в процессе – шпаклевка (сделана половина), прокладка электрики (сделаны подрозетники, все куплено, идет сборка щитка), укладка плитки в ванной.
    • Цели на следующую неделю: закончить укладку плитки на полу в ванной и начать укладку плитки на стены, повесить бойлер на случай отключения воды, собрать щиток и начать крепление электропроводов к стенам.
  4. Замена электрика
    • Проблема – электрик Сережа вчера сломал ногу, минимум 4 недели не сможет работать, делать проводку некому.
    • Последствия – если будем ждать Сережу, задержится весь ремонт, т.к. до завершения разнесения проводов по комнатам не можем начать заливать жидкий пол и класть ламинат.
    • Варианты решения: 1) Ждем Сережу (минусы – сроки поедут, плюсы – очень опытный электрик, точно все будет сделано качественно с первого раза), 2) Вместо Сережи делает Вася (плюсы – сроки не поедут, услуги Васи на 20 000 руб. дешевле, минусы – у Васи маловато опыта, может накосячить, и тогда придется переделывать полремонта), 3) Делает Вася (на 20 000 руб. дешевле), Сережу раз в неделю привозим на такси для контроля и платим ему за это (плюсы – сроки будут соблюдены, качество будет хорошее, минусы – хоть Вася и дешевле, за счет оплаты 4х приездов Сережи и такси все равно бюджет на электрику надо увеличить на 3000 руб.).
  5. Закрывающий слайд.

Надеюсь, эта статья поможет вам подготовить идеальное выступление на управляющем комитете. А как выступать и вести себя на нем – поговорим в следующий раз.

 

Давайте не теряться - подпишитесь прямо сейчас!

Чтобы получать новые практические материалы раз в неделю на вашу почту. Без спама и рекламы, только опыт и мысли практикующего специалиста по управлению проектами

А также
И не забудьте оставить комментарий :) мне важно ваше мнение!

Оставьте комментарий