Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
05 февраля 2016 Все для начинающего РМа
517 0

Как подготовиться к встрече управляющего комитета проекта

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, РМЕ, PRIME

Про функции управляющего комитета мы уже говорили, давайте спустимся на уровень ниже и поговорим о нелюбимом мероприятии многих руководителе проектов – отчете на управляющем комитете.

Итак, как же успешно провести презентацию на управляющем комитете? Самое главное – помните, что это не пыточное мероприятие, это отличная возможность а) донести до топов ход проекта б) озвучить риски и попросить помощи в) продемонстрировать высокий класс работы, запомниться и увеличить свои шансы на отличную карьеру в этой компании (или на то, что кто-то из топов, уходя на новое место, позовет вас с собой). Воспринимайте это как шанс, а не как угрозу.

Ни для кого не секрет, но к презентации надо готовиться.

Что нужно учесть при подготовке к презентации?

Во-первых, конкретизируйте цель своего выступления. Подумайте, зачем вы туда идете (ну кроме «прото отчитаться»)? Вам нужно увеличить бюджет? Привлечь новый ресурс к работе, чтобы уложиться в сроки? Согласовать непопулярное административное решение? Целей может быть несколько, и только после их определения следует приступать к планированию выступления.

Во-вторых, определите стратегию достижения цели. При этом необходимо учитывать личностные характеристики участников управляющего комитета и специфику принятия решений в компании. Например, если вам нужно согласовать выделение дополнительного человека на проект, где-то аргументом может стать «иначе не уложимся в сроки», а где-то «иначе наши остальные люди будут перерабатывать без оплаты, а это юридический риск для компании, вдруг они пойдут в суд» или «это же даст этому человеку бесценный опыт проектной работы, он сам к нам просился, вот подтверждение». Если вы знаете, что в компании принято предлагать минимум 3 варианта решения проблемы – лучше это сделать. Если вы уже сталкивались с тем, что запросы руководителя проекта на комитете обычно «режут» вдвое – просите двух людей.

В-третьих, продумайте последовательность изложения. Начинать лучше с самой серьезной проблемы, если таких проблем больше одной – то с самой серьезной и с самой быстро решаемой (на ваш взгляд). Структура должны выглядеть так «ситуация» – «влияние на проект» – «предлагаемые варианты с плюсами и минусами». Ну и не забудьте в самом начале привести повестку встречи с отведенным на каждый вопрос временем, чтобы все знали, сколько вопросов будет подниматься, и не думали «ну когда же это закончится».

В-четвертых, продумайте ответы на возможные вопросы и аргументацию. Будьте готовы обосновать любую цифру и любую фразу. Руководитель проекта, который говорит на комитете, например, «риск этого решение – значительный перерасход бюджета» и задумывается хотя бы на секунду при вопросу «значительный – это сколько?» тут же перестает существовать как специалист в глазах менеджеров.

В-пятых, сделайте слайды (если вы их делаете) аккуратно и в бизнес-стиле, в идеале – на фирменном шаблоне компании. Грамматические ошибки, смайлики, котики – все это вряд ли повысит ваши шансы на достижение цели встречи, а вот испортить репутацию вполне может. А для случайно оказавшегося в комитете  директора-граммар-наци вы вообще навечно войдете в черный список, пусть даже на подсознательном уровне.

В-шестых, пересмотрите ваше выступление и выбросьте из него всю информацию, которая не нужна для принятия решения. Больше информации – больше вопросов не по делу. Например, если вы делаете CRM-систему и хотите согласовать увеличение бюджета – не надо включать в презентацию скриншоты прототипа, вопросов будет много, толку ноль, время потрачено. Еще и какие-нибудь замечания вам выдадут, а все потому, что вы показали ненужную топам информацию, они в этой системе работать не будут.

Оптимальная длительность выступления, на мой взгляд – это 20-25 минут. После этого у людей уже накапливается критическая масса вопросов, теряется фокус и все, что вы скажете после этих 20 минут, будет невоспринято или, еще хуже, воспринято не так, как вам бы этого хотелось. Поэтому свою речь желательно сначала прорепетировать  и убедиться, что она не затянется.

Пример состава презентации для управляющего комитета:

  1. Слайд с названием проекта, датой проведения комитета, именем и должностью презентующего.
  2. Слайд со списком вопросов на рассмотрение и отведенным на каждый из них время
  3. Слайд со статусом проекта – сроки, деньги, содержание. Не нужно писать сюда много букв, часто фразы «In time» или «In budget» на этом уровне более чем достаточно.
  4. Слайд с первым вопросом, который вы хотите обсудить. Слайд должен выглядеть как написано выше, «ситуация» – «влияние на проект» – «предлагаемые варианты с плюсами и минусами». В крайнем случае – можно разбить на два слайда, но нежелательно.
  5. Заключительный слайд. При переходе он просто дает понять, что презентация закончена, и пришло время вопросов, обычно туда просто помещается логотип проекта или компании, иногда – контакты презентующего.

И последний, но очень важный момент! Выступление на управляющем комитете обязательно нужно согласовать со спонсором проекта. В повестку должны войти только те вопросы, которые не могут быть решены им единолично, и, конечно, ваша позиция по ним и предлагаемые опции должны тоже быть согласованы. Ситуация, когда на комитете спонсор чего-то не знает или начинает спорить с руководителем проекта, недопустима, ведет к ухудшению взаимодействия со спонсором и прочим проблемам, оно вам надо? Конечно, не стоит зачитывать ему всю речь, но отправить заранее презентацию и согласовать основные моменты – бесценно.

А теперь пример из жизни, наш любимый ремонт в квартире. Предположим, что Петр Петров, руководитель строительной бригады – это наш руководитель проекта, и его шкурный интерес сегодня – согласовать на управляющем комитете замену опытного электрика Сережи на неопытного Васю, т.к. Сережа заболел, а также озвучить риск того, что не получится начать поклейку обоев в соответствии с планом, т.к. на улице дожди и штукатурка под обои никак не высохнет).

Как могла бы выглядеть презентация для проекта «ремонт в квартире»? Смотрите ниже!

  1. Стартовый слайд с надписью «Ремонт в квартире 112 в ЖК «Солнечный. Встреча управляющего комитета, 25.10.2015. Докладчик: Петр Петров, руководитель строительной бригады».
  2. Повестка – табличка из 3х пунктов:
    • Статус проекта
    • Согласование замены электрика
    • Согласование подхода к поклейке обоев
  3. Слайды со статусом:
    • С момента последней встречи управляющего комитета на сегодняшний день завершена стяжка пола и штукатурка потолков, в процессе – шпаклевка (сделана половина), прокладка электрики (сделаны подрозетники, все куплено, идет сборка щитка), укладка плитки в ванной.
    • Цели на следующую неделю: закончить укладку плитки на полу в ванной и начать укладку плитки на стены, повесить бойлер на случай отключения воды, собрать щиток и начать крепление электропроводов к стенам.
  4. Замена электрика
    • Проблема – электрик Сережа вчера сломал ногу, минимум 4 недели не сможет работать, делать проводку некому.
    • Последствия – если будем ждать Сережу, задержится весь ремонт, т.к. до завершения разнесения проводов по комнатам не можем начать заливать жидкий пол и класть ламинат.
    • Варианты решения: 1) Ждем Сережу (минусы – сроки поедут, плюсы – очень опытный электрик, точно все будет сделано качественно с первого раза), 2) Вместо Сережи делает Вася (плюсы – сроки не поедут, услуги Васи на 20 000 руб. дешевле, минусы – у Васи маловато опыта, может накосячить, и тогда придется переделывать полремонта), 3) Делает Вася (на 20 000 руб. дешевле), Сережу раз в неделю привозим на такси для контроля и платим ему за это (плюсы – сроки будут соблюдены, качество будет хорошее, минусы – хоть Вася и дешевле, за счет оплаты 4х приездов Сережи и такси все равно бюджет на электрику надо увеличить на 3000 руб.).
  5. Закрывающий слайд.

Надеюсь, эта статья поможет вам подготовить идеальное выступление на управляющем комитете. А как выступать и вести себя на нем – поговорим в следующий раз.

 

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: