Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
18 октября 2017 Все для начинающего РМа Из жизни РМа Переводы, рецензии, отзывы
651 0

Как передавать дела на время отпуска – версия 2.0 – Во время отсутствия

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, РМЕ, PRIME

И, наконец, последняя статья в цикле про передачу дел на время отпуска.

Во время отсутствия сотрудника

Немаловажно, что за время подготовки handover-файла сотрудник «прокручивает» в голове работу по шагам и выявляет возможные риски, которые он либо закрывает до ухода в отпуск либо указывает сценарии реагирования на них («если опять не будет работать SharePoint – можно взять последнюю версию презентации у Ивана Смирнова, см.вкладку «Контакты»).

Напомню, что скачать пример handover-файла можно тут 

Поэтому именно записать всю работу, которую необходимо сделать, а не ограничиваться «да я просто расскажу Роману, что делать, он же в теме». Во-первых, наличие написанного текста исключает ситуацию «да я же это передавал, Алексей забыл просто», а во-вторых – при использовании подобного подхода вероятность какого-то коллапса на проекте из-за отсутствия сотрудника минимизирована, и, как правило, необходимости беспокоить его в отпуске нет.

Автор статьи категорически против того, чтобы звонить сотруднику на мобильный телефон или тем более требовать регулярного подключения к сети компании (почта и проч.). В случае какого-то сбоя в коммуникации лучше писать сотруднику в Facebook или связываться с ним другим заранее обговоренным способом (например, по личной почте). Это коммуникация типа «pull», которая не «выдергивает» человека из отпускного настроения, когда он где-нибудь в Таиланде катается на слоне, не принуждает его к немедленной реакции, и не создает лишнего стресса, в котором нет необходимости. Плюс сотрудник получает время обдумать вопрос и ответить на него максимально полно, чтобы минимизировать последующие запросы информации и помочь коллегам эффективно решить вопрос в его отсутствие.

Обратная связь

Если передача дел была сделана некачественно, и во время отсутствия сотрудника тот, кому делегировали работу, по этой причине плохо с ней справляется или не справляется вообще (не хватает информации, нет контактов нужных людей и проч.) – он в обязательном порядке информирует об этом руководителя проекта с двумя целями: получить помощь (если это возможно) и обозначить проблему в процессе, чтобы это было донесено до всей команды проекта на следующей встрече по планированию отпусков. Как правило, это касается какой-то специфики проекта: не выложили код куда надо, не выдали права на нужную директорию, не указали код обращения в какую-нибудь немецкую компанию-вендор, статус которого нужно было контролировать, забыли вписать контакты переводчика с немецкого на английский и проч.

Чтобы уменьшить вероятность некачественной передачи дел при своем первом уходе в отпуск во время проекта сотрудник в обязательном порядке согласует заполненный handover-файл с руководителем проекта. Руководителю проекта лучше известны интеграционные процессы в проекте, и он может дать какие-то ценные комментарии по содержанию и проконтролировать полноту подготовки файла в том случае, если человек делает это в первый раз.

После того, как человек возвращается из отпуска, он «забирает» свои дела обратно на заранее запланированной встрече и обсуждает с тем, кому он передавал дела, что пошло не так (используя «черный блокнотик»), чтобы не совершать таких ошибок в будущем. При необходимости во встрече участвует руководитель проекта (по желанию того, кому были переданы дела), чтобы обсудить возникшие в работе проблемы и определиться с их решением при следующих отсутствиях сотрудника.

Описанные выше процесс передачи дел, конечно, не является «волшебной таблеткой» и не гарантирует, что вы даже не заметите отсутствия сотрудника. Специфика проектной деятельности в том, что она уникальна, и предусмотреть все нельзя. Конечно, всегда будут ситуации, когда вам придется, посмотрев в подготовленный handover-файл, не отпустить человека в отпуск, но, как правило, это происходит исключительно из-за ошибок данного конкретного человека и по его собственной вине (не выполнена в срок работа, но не из-за внешних, а из-за внутренних факторов – поленился детально оценить, съездил на неделю на конференцию, пообещав все наверстать, и проч.). Также всегда может случиться что-то, что запланировать было нельзя или очень сложно, и тому, кому была передана работа, придется работать больше или в ущерб своим задачам.

Поэтому важно понимать, что наличие этого процесса совсем от обид сотрудников и проблем в проекте, конечно, не спасет, но дает возможность минимизировать их вероятность насколько, насколько возможно и снять большую часть вопросов и взаимных претензий. А работа руководителя проекта, в том числе – принимать на себя обиды и претензии. Главное, чтоб проекту это не вредило.

И напоследок маленькая неполиткорректная заметка на полях об отпуске самого руководителя проекта – нужно помнить, что если передать дела слишком хорошо, то вашего отсутствия никто не заметит. А руководство и проектная команда могут закономерно задуматься, зачем вы вообще нужны? Поэтому если какой-то небольшой и некритичный кусочек работы в ваше отсутствие все-таки пострадает – это не страшно, а даже полезно.

Вот и все.

Расскажите о своем опыте передачи дел, а если использовали мой подход – то подошел он вам или нет?

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: