Как передавать дела на время отпуска – версия 2.0 – Планирование

Одна из самых популярных статей в блоге – это, как не странно, не что-нибудь про риски или про устав проекта, а про системный подход к передаче дел на время отпуска. В прошлом году на ее основе я даже написала статью в журнал “Управление проектами” и по договоренности с издателями не должна была выкладывать полный текст до апреля 2017 года. Апрель давно прошел, но не доходили руки, а тут в самолете, наконец, дошли. Под катом – полный текст с примерами и картинками из журнала. Всего будет 3 поста, не теряйтесь!

«Каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск.»

Конституция РФ, Статья 37

Давно доказано, что люди, которые регулярно отдыхают, работают эффективнее. Поэтому отпуска проектной команды стоит воспринимать не как неизбежное зло, а как способ повышения ее продуктивности. Поэтому, если риска нельзя избежать – его можно смягчить. А правильно выстроенный процесс планирования отпусков и передачи дел – залог успеха. В статье будет рассмотрен практический опыт организации управления плановыми отпусками проектной команды и руководителей проектов для снижения влияния отсутствия ключевых сотрудников на проект.

Работу по организации работы с отпусками и плановыми отсутствиями можно разделить на следующие составляющие: планирование, сама передача дел и обратная связь. Давайте посмотрим более детально на каждый из этих пунктов.

Планирование отпусков

Планирование отпусков разделяется на долгосрочное и краткосрочное (итерационное). Мы живем в динамичном мире, и с ростом уровня ответственности и автономности сотрудников растет и уровень неопределенности. Сейчас, в отличие от Советского союза, очень сложно за год определить, в какие даты ты захочешь (и сможешь!) пойти в отпуск, вписать это в график отпусков и больше к этому вопросу не возвращаться. И заполнение формы Т-7, хоть и обновленной в 2004 году, нам тут не поможет.

Тем не менее, это не значит, что в проектной деятельности планировать отпуска не нужно. Нужно! Но при этом необходимо понимать, что однажды запланировав, к этому плану нужно регулярно возвращаться и пересматривать.

Долгосрочное планирование

Итак, для долгосрочного планирования на каждый календарный год ведется график доступности сотрудников, в котором разным цветом помечаются плановые и фактические дни отсутствия (командировки, отгулы, отпуска, нахождение в дороге, так называемые «свободные вахты» и проч.). В цветовую кодировку в том числе заложена информация о том, будет ли человек в это время доступен по почте или по телефону (например, если он находится в дороге или в вечернее время при нахождении в командировке), или нет (отпуск, отгул).

График составляется в декабре на следующий календарный год. При этом лучше избегать ситуации «руководитель проекта разослал всем письмо с просьбой отметить свой отпуск», так как практика показывает, что таких сознательных сотрудников мало, и кто-нибудь, даже несмотря на ваши напоминания, про заполнение забудет.

Лучше выделить на это 15-20 минут и с каждой группой быстро пройти по списку и внести необходимые изменения. Разумеется, всех нужно за несколько дней предупредить, чтобы у людей была возможность обсудить вопрос с семьей и с коллегами. Состав группы определяется в зависимости от специфики отпусков, деятельности в проекте, страны (как удобнее), а размер не должен превышать золотого стандарта «семь плюс-минус два», иначе управлять этой встречей будет сложно.

Если вы управляете международными проектами, в которые вовлечены команды из разных стран – нелишним будет включить в план отпусков государственные праздники каждой страны если они будут идти больше одного дня подряд. Например, ночной кошмар любого иностранного руководителя проекта – это российские десятидневные январские каникулы. А когда они накладываются на отсутствие европейцев, начиная с 24 декабря (католическое Рождество) – то проект фактически может остановиться почти на месяц. Это лучше предусмотреть заранее и передать дела всей команды тем, кто будет «на посту» в другой стране, настолько, насколько это возможно.

Далее планирование проектов и работы сотрудников осуществляется с учетом этого графика.

Краткосрочное (итерационное) планирование

После того, как составлен годовой график, мы возвращаемся к нему примерно раз в месяц. Также как и с годовым графиком, буквально в течение 15 минут команда проходит по списку и при необходимости делаются изменения, добавляются вновь запланированные активности и отпуска, при необходимости разрешаются конфликты отпусков и делается оценка рисков. Общее правило тут – планировать свое отсутствие минимум за 2 месяца. При переносе отпуска в рамках этого правила команда сверяется с планом проекта и отпусками других сотрудников и, если не возникает конфликта, отпуск переносится. Если на указанное время уже запланирован отпуск другого человека, а отпустить одновременно обоих нельзя – предлагаются варианты, возможно, какой-то сдвиг отпуска, но, разумеется, в привилегированном положении находится тот, кто запланировал свое отсутствие на эти даты ранее.

Сам процесс в начале каждого проекта в обязательном порядке проговаривается и протоколируется или закрепляется письмом после встречи, чтобы избежать ситуации, когда кого-то эти правила не устраивают, и на встречах, посвященных планированию отпусков, возникают жаркие дебаты. Если в проект приходит новый человек – в рамках ознакомления с проектом его в обязательном порядке знакомят и с этим процессом и просят сразу внести информацию о своих отпусках.

При планировании менее чем за 2 месяца (а как правило на этот период уже есть достаточно детальный список работ для каждого сотрудника) происходит обсуждение с командой на предмет того, как человек планирует закрывать свои задачи – передавать кому-то, успевать за время, посвященное основной работе (для матричных структур), как-то оптимизировать работу? Учитывая, что на это тратится общее время, человек получает легкое неодобрение от коллектива и в следующий раз старается подходить к планированию более ответственно.

Если человек хочет поехать в отпуск или в неплановую командировку (например, на конференцию) меньше чем за месяц – к встрече он должен иметь с собой очень детальную оценка рисков своего отсутствия и конкретный список действий по каждой из запланированных на него задач на этот период – когда и каким образом он собирается их выполнять. На практике в таких случая люди заранее приходят к руководителю проекта и обсуждают вопрос с ним, чтобы попытаться вместе найти резервы времени или какие-то обходные пути. Одновременно с этим при планировании в последнюю минуту для человека происходит понижение приоритета ухода в отпуск – т.е. те, кто запланировал все в последний момент, в следующий раз не идут в отпуск по умолчанию, если у кто-то другой хочет пойти в эти же даты (при одновременном запросе).

Таким образом мы обеспечиваем стабильный процесс по поддержанию актуальности информации о плановых отсутствиях членов проектной команды, мотивируем людей планировать заранее и брать на себя ответственность за свое отсутствие перед командой.

Может показаться, что в таком простом процессе не стоит все так усложнять. Да, конечно, если в проектной команде 3 человека, то, скорее всего, руководитель проекта и так наизусть помнит, когда и насколько они идут в отпуск. А если не 3, а 30? И из этих 30 часть работает вахтами, часть – европейцы, часть – индусы, а управление в Москве? Сможете удержать в голове всю информацию? И какова вероятность, что она изменится во времени (например, человеку внезапно придется продлить вахту, а потом он пойдет в дополнительный отпуск)? В работе с отпусками, как и в управлении проектами в целом, нужно исходить из принципа разумности и применимости конкретного инструмента.

Большой плюс использования формального подхода – вы с самого начала строите в проекте четкий процесс коммуникации, общий для всех, и, как правило, дальнейшие процессы наладить уже проще.

Расскажите, а как вы планируете отпуска в проектах?

Давайте не теряться - подпишитесь прямо сейчас!

Чтобы получать новые практические материалы раз в неделю на вашу почту. Без спама и рекламы, только опыт и мысли практикующего специалиста по управлению проектами

А также
И не забудьте оставить комментарий :) мне важно ваше мнение!

Оставьте комментарий