Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
16 октября 2017 Все для начинающего РМа Из жизни РМа Переводы, рецензии, отзывы
899 0

Как передавать дела на время отпуска – версия 2.0 – Планирование

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, РМЕ, PRIME

Одна из самых популярных статей в блоге – это, как не странно, не что-нибудь про риски или про устав проекта, а про системный подход к передаче дел на время отпуска. В прошлом году на ее основе я даже написала статью в журнал “Управление проектами” и по договоренности с издателями не должна была выкладывать полный текст до апреля 2017 года. Апрель давно прошел, но не доходили руки, а тут в самолете, наконец, дошли. Под катом – полный текст с примерами и картинками из журнала. Всего будет 3 поста, не теряйтесь!

«Каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск.»

Конституция РФ, Статья 37

Давно доказано, что люди, которые регулярно отдыхают, работают эффективнее. Поэтому отпуска проектной команды стоит воспринимать не как неизбежное зло, а как способ повышения ее продуктивности. Поэтому, если риска нельзя избежать – его можно смягчить. А правильно выстроенный процесс планирования отпусков и передачи дел – залог успеха. В статье будет рассмотрен практический опыт организации управления плановыми отпусками проектной команды и руководителей проектов для снижения влияния отсутствия ключевых сотрудников на проект.

Работу по организации работы с отпусками и плановыми отсутствиями можно разделить на следующие составляющие: планирование, сама передача дел и обратная связь. Давайте посмотрим более детально на каждый из этих пунктов.

Планирование отпусков

Планирование отпусков разделяется на долгосрочное и краткосрочное (итерационное). Мы живем в динамичном мире, и с ростом уровня ответственности и автономности сотрудников растет и уровень неопределенности. Сейчас, в отличие от Советского союза, очень сложно за год определить, в какие даты ты захочешь (и сможешь!) пойти в отпуск, вписать это в график отпусков и больше к этому вопросу не возвращаться. И заполнение формы Т-7, хоть и обновленной в 2004 году, нам тут не поможет.

Тем не менее, это не значит, что в проектной деятельности планировать отпуска не нужно. Нужно! Но при этом необходимо понимать, что однажды запланировав, к этому плану нужно регулярно возвращаться и пересматривать.

Долгосрочное планирование

Итак, для долгосрочного планирования на каждый календарный год ведется график доступности сотрудников, в котором разным цветом помечаются плановые и фактические дни отсутствия (командировки, отгулы, отпуска, нахождение в дороге, так называемые «свободные вахты» и проч.). В цветовую кодировку в том числе заложена информация о том, будет ли человек в это время доступен по почте или по телефону (например, если он находится в дороге или в вечернее время при нахождении в командировке), или нет (отпуск, отгул).

График составляется в декабре на следующий календарный год. При этом лучше избегать ситуации «руководитель проекта разослал всем письмо с просьбой отметить свой отпуск», так как практика показывает, что таких сознательных сотрудников мало, и кто-нибудь, даже несмотря на ваши напоминания, про заполнение забудет.

Лучше выделить на это 15-20 минут и с каждой группой быстро пройти по списку и внести необходимые изменения. Разумеется, всех нужно за несколько дней предупредить, чтобы у людей была возможность обсудить вопрос с семьей и с коллегами. Состав группы определяется в зависимости от специфики отпусков, деятельности в проекте, страны (как удобнее), а размер не должен превышать золотого стандарта «семь плюс-минус два», иначе управлять этой встречей будет сложно.

Если вы управляете международными проектами, в которые вовлечены команды из разных стран – нелишним будет включить в план отпусков государственные праздники каждой страны если они будут идти больше одного дня подряд. Например, ночной кошмар любого иностранного руководителя проекта – это российские десятидневные январские каникулы. А когда они накладываются на отсутствие европейцев, начиная с 24 декабря (католическое Рождество) – то проект фактически может остановиться почти на месяц. Это лучше предусмотреть заранее и передать дела всей команды тем, кто будет «на посту» в другой стране, настолько, насколько это возможно.

Далее планирование проектов и работы сотрудников осуществляется с учетом этого графика.

Краткосрочное (итерационное) планирование

После того, как составлен годовой график, мы возвращаемся к нему примерно раз в месяц. Также как и с годовым графиком, буквально в течение 15 минут команда проходит по списку и при необходимости делаются изменения, добавляются вновь запланированные активности и отпуска, при необходимости разрешаются конфликты отпусков и делается оценка рисков. Общее правило тут – планировать свое отсутствие минимум за 2 месяца. При переносе отпуска в рамках этого правила команда сверяется с планом проекта и отпусками других сотрудников и, если не возникает конфликта, отпуск переносится. Если на указанное время уже запланирован отпуск другого человека, а отпустить одновременно обоих нельзя – предлагаются варианты, возможно, какой-то сдвиг отпуска, но, разумеется, в привилегированном положении находится тот, кто запланировал свое отсутствие на эти даты ранее.

Сам процесс в начале каждого проекта в обязательном порядке проговаривается и протоколируется или закрепляется письмом после встречи, чтобы избежать ситуации, когда кого-то эти правила не устраивают, и на встречах, посвященных планированию отпусков, возникают жаркие дебаты. Если в проект приходит новый человек – в рамках ознакомления с проектом его в обязательном порядке знакомят и с этим процессом и просят сразу внести информацию о своих отпусках.

При планировании менее чем за 2 месяца (а как правило на этот период уже есть достаточно детальный список работ для каждого сотрудника) происходит обсуждение с командой на предмет того, как человек планирует закрывать свои задачи – передавать кому-то, успевать за время, посвященное основной работе (для матричных структур), как-то оптимизировать работу? Учитывая, что на это тратится общее время, человек получает легкое неодобрение от коллектива и в следующий раз старается подходить к планированию более ответственно.

Если человек хочет поехать в отпуск или в неплановую командировку (например, на конференцию) меньше чем за месяц – к встрече он должен иметь с собой очень детальную оценка рисков своего отсутствия и конкретный список действий по каждой из запланированных на него задач на этот период – когда и каким образом он собирается их выполнять. На практике в таких случая люди заранее приходят к руководителю проекта и обсуждают вопрос с ним, чтобы попытаться вместе найти резервы времени или какие-то обходные пути. Одновременно с этим при планировании в последнюю минуту для человека происходит понижение приоритета ухода в отпуск – т.е. те, кто запланировал все в последний момент, в следующий раз не идут в отпуск по умолчанию, если у кто-то другой хочет пойти в эти же даты (при одновременном запросе).

Таким образом мы обеспечиваем стабильный процесс по поддержанию актуальности информации о плановых отсутствиях членов проектной команды, мотивируем людей планировать заранее и брать на себя ответственность за свое отсутствие перед командой.

Может показаться, что в таком простом процессе не стоит все так усложнять. Да, конечно, если в проектной команде 3 человека, то, скорее всего, руководитель проекта и так наизусть помнит, когда и насколько они идут в отпуск. А если не 3, а 30? И из этих 30 часть работает вахтами, часть – европейцы, часть – индусы, а управление в Москве? Сможете удержать в голове всю информацию? И какова вероятность, что она изменится во времени (например, человеку внезапно придется продлить вахту, а потом он пойдет в дополнительный отпуск)? В работе с отпусками, как и в управлении проектами в целом, нужно исходить из принципа разумности и применимости конкретного инструмента.

Большой плюс использования формального подхода – вы с самого начала строите в проекте четкий процесс коммуникации, общий для всех, и, как правило, дальнейшие процессы наладить уже проще.

Расскажите, а как вы планируете отпуска в проектах?

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: