Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
17 октября 2017 Все для начинающего РМа Из жизни РМа Переводы, рецензии, отзывы
1 147 0

Как передавать дела на время отпуска – версия 2.0 – Передача дел

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, РМЕ, PRIME

А мы продолжаем вчерашний цикл про передачу дел на время отпуска..

Передача дел

Подготовка передачи дел

Как было сказано выше, планируя уход в отпуск, человек «по умолчанию» соглашается с тем, что завершит к этому моменту все запланированные на него работы либо передаст их согласованный объем в таком виде, чтобы с ним легко справился другой член команды проекта.

При этом задачи, отличные от задач контроля, передавать другому человеку запрещено. В крайнем случае такие кейсы рассматриваются в индивидуальном порядке. Т.е. передать «я отправил ТЗ на согласование, нужно 1 числа узнать статус и, если все согласовали, передать тому-то в работу» можно, а вот «допиши за меня здесь оценку рисков утери информации, я не успею до отпуска» – нельзя, чтобы не было искушения свалить на коллегу часть своей работы. Учитывая то, что в проектах отпуска заранее планируются, как правило, сложности передача в таком виде не представляет.

Работа по передаче знаний включается в план и объем проекта при его планировании, но в небольшом объеме (в пределах 2 часов на человека на 1 отпуск более недели). Передача всех дел сотрудником по возможности осуществляется одному человеку людям, реже – двум и больше (сложнее управлять).

Для передачи знаний при уходе готовится так называемые handover-файл в Excel, по одному файлу для каждого назначенного ответственного. В названии файла указывается период отпуска, кто и кому передает работы, например 15.02.2016-22.02.2016 – BazhanovaHandover2Petrov.xlsx.

Ответственных сотрудник определяет сам и договаривается с ними тоже сам (во-первых, повышается уровень личной ответственности, во-вторых – улучшаются горизонтальные связи). В случаях, когда какие-то из его задач все коллеги брать отказывается – эскалирует на руководителя проекта, и тот назначает ответственного сам.

На основной вкладке «Handover» указываются:

  1. Наименование проекта – бывают ситуации, когда одному человеку одновременно передают дела несколько коллег, и наименование проекта позволит ему не запутаться.
  2. Статус – выдающий список со статусами план/сделано/не сделано, в котором исполнитель отвечает статус выполнения задачи.
  3. Задача – детальное описание того, что нужно сделать.
  4. Когда – указана дата или период дат, в который нужно выполнить задачу.
  5. Замечания исполнителя – здесь сотрудник, которому переданы дела, указывает результат работы и оставляет свои комментарии.
  6. Черный блокнотик – некая «маленькая черная книжечка», в которую исполнитель пишет свои замечания по качеству передачи данного дела.

На отдельной вкладке «Контакты» приводятся данные обо всех людях, с которыми исполнителю, возможно, придется взаимодействовать для успешного выполнения переданных ему задач.

Пример файла с передачей задач на время отпуска

Скачать пример handover-файла можно тут 

Вкладка «Handover»:

Проект Статус Задача Когда Замечания исполнителя Черный блокнотик
Проект 1 План Проконтролировать, что все аналитики подготовили презентации по своим направлениям для отчета на управляющем комитете 24.02.2016. Спросить руководителя отдела архитекторы и руководителя службы поддержки, есть ли у них вопросы по презентациям (чтобы не задавали на самой встрече). 18.02.2016 Все презентации сделаны (16.02 напомнил, 19.02 все прислали финальные варианты). У архитекторов и поддержки были вопросы, их закрыл, изменения в презентацию внесли. Подробности см. в почте. Не было указано, где брать шаблон для презентации (аналитики делают ее в первый раз), перерыли весь SharePoint, потратили 40 минут.

В результате пришлось запросить у начальника отдела.

Проект 1 План Согласовать и передать в оплату счета за первую и вторую фазы проекта (220 000 р. и 810 000 руб. соответственно) 22.02.2016, если счет не придет до этого дня – то как только придет. Первый счет передал в оплату, второй счет пришел на 940 000 руб, поднял контракт – оказалось, был еще допник на 30 000р руб. Проверил, что эти работы тоже выполнены, отдал в оплату. Как можно было не сказать мне про допник, в SAP же все есть?

Вкладка «Контакты»:

Компания Кто Роль Контакты Комментарий
Альфа Мария Иванова Аналитик Общение с аналитиками Альфаы идет только через их JIRA. Писать вот сюда <jira@alpha.ru> с темой: Alpha (PRO-850) Аудит
Альфа Петр Сергеев Руководитель отдела аналитики Тел. +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ, p.sergeev@alpha.ru

 

Наша основная точка эскалации, если аналитики Альфы косячят.

Имеем ввиду, что он сидит в Лондоне, разница во времени – 3 часа (GMT).

На практике автора и график отпусков и handover-файл удобнее всего оказалось вести в Excel, каким бы рудиментом это не казалось. Пробовали использовать для этого JIRA, Outlook и другие инструменты, но не пошло. Во-многом потому, что в любом проекте есть люди, очень далекие от компьютера и от ИТ в целом, и для них работу с Excel воспринять проще, чем «все эти новомодные штучки».

После подготовки файла сотрудник знакомит ответственного с его задачами и отвечает на вопросы, если нужно.

Еще до ухода в отпуск сотрудник планирует короткие встречи со всеми, кому он передал дела (по отдельности, разумеется) для того, чтобы получить актуальную информацию о статусе выполнения работ.

Как правило, встреча по передаче дел имеет типовую тему “Handover Bazhanova2Petrov – Project 1/Project 3”, а встреча по результатам – “Handover back Petrov2Bazhanova – Project 1/Project 3”. Это дает возможность не изобретать каждый раз велосипед и стандартизировать работу.

Продолжение завтра.

Расскажите, а в каком формате вы передаете дела?

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: