Как передавать дела на время отпуска – версия 2.0 – Передача дел

А мы продолжаем вчерашний цикл про передачу дел на время отпуска..

Передача дел

Подготовка передачи дел

Как было сказано выше, планируя уход в отпуск, человек «по умолчанию» соглашается с тем, что завершит к этому моменту все запланированные на него работы либо передаст их согласованный объем в таком виде, чтобы с ним легко справился другой член команды проекта.

При этом задачи, отличные от задач контроля, передавать другому человеку запрещено. В крайнем случае такие кейсы рассматриваются в индивидуальном порядке. Т.е. передать «я отправил ТЗ на согласование, нужно 1 числа узнать статус и, если все согласовали, передать тому-то в работу» можно, а вот «допиши за меня здесь оценку рисков утери информации, я не успею до отпуска» – нельзя, чтобы не было искушения свалить на коллегу часть своей работы. Учитывая то, что в проектах отпуска заранее планируются, как правило, сложности передача в таком виде не представляет.

Работа по передаче знаний включается в план и объем проекта при его планировании, но в небольшом объеме (в пределах 2 часов на человека на 1 отпуск более недели). Передача всех дел сотрудником по возможности осуществляется одному человеку людям, реже – двум и больше (сложнее управлять).

Для передачи знаний при уходе готовится так называемые handover-файл в Excel, по одному файлу для каждого назначенного ответственного. В названии файла указывается период отпуска, кто и кому передает работы, например 15.02.2016-22.02.2016 – BazhanovaHandover2Petrov.xlsx.

Ответственных сотрудник определяет сам и договаривается с ними тоже сам (во-первых, повышается уровень личной ответственности, во-вторых – улучшаются горизонтальные связи). В случаях, когда какие-то из его задач все коллеги брать отказывается – эскалирует на руководителя проекта, и тот назначает ответственного сам.

На основной вкладке «Handover» указываются:

  1. Наименование проекта – бывают ситуации, когда одному человеку одновременно передают дела несколько коллег, и наименование проекта позволит ему не запутаться.
  2. Статус – выдающий список со статусами план/сделано/не сделано, в котором исполнитель отвечает статус выполнения задачи.
  3. Задача – детальное описание того, что нужно сделать.
  4. Когда – указана дата или период дат, в который нужно выполнить задачу.
  5. Замечания исполнителя – здесь сотрудник, которому переданы дела, указывает результат работы и оставляет свои комментарии.
  6. Черный блокнотик – некая «маленькая черная книжечка», в которую исполнитель пишет свои замечания по качеству передачи данного дела.

На отдельной вкладке «Контакты» приводятся данные обо всех людях, с которыми исполнителю, возможно, придется взаимодействовать для успешного выполнения переданных ему задач.

Пример файла с передачей задач на время отпуска

Скачать пример handover-файла можно тут 

Вкладка «Handover»:

Проект Статус Задача Когда Замечания исполнителя Черный блокнотик
Проект 1 План Проконтролировать, что все аналитики подготовили презентации по своим направлениям для отчета на управляющем комитете 24.02.2016. Спросить руководителя отдела архитекторы и руководителя службы поддержки, есть ли у них вопросы по презентациям (чтобы не задавали на самой встрече). 18.02.2016 Все презентации сделаны (16.02 напомнил, 19.02 все прислали финальные варианты). У архитекторов и поддержки были вопросы, их закрыл, изменения в презентацию внесли. Подробности см. в почте. Не было указано, где брать шаблон для презентации (аналитики делают ее в первый раз), перерыли весь SharePoint, потратили 40 минут.

В результате пришлось запросить у начальника отдела.

Проект 1 План Согласовать и передать в оплату счета за первую и вторую фазы проекта (220 000 р. и 810 000 руб. соответственно) 22.02.2016, если счет не придет до этого дня – то как только придет. Первый счет передал в оплату, второй счет пришел на 940 000 руб, поднял контракт – оказалось, был еще допник на 30 000р руб. Проверил, что эти работы тоже выполнены, отдал в оплату. Как можно было не сказать мне про допник, в SAP же все есть?

Вкладка «Контакты»:

Компания Кто Роль Контакты Комментарий
Альфа Мария Иванова Аналитик Общение с аналитиками Альфаы идет только через их JIRA. Писать вот сюда <jira@alpha.ru> с темой: Alpha (PRO-850) Аудит
Альфа Петр Сергеев Руководитель отдела аналитики Тел. +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ, p.sergeev@alpha.ru

 

Наша основная точка эскалации, если аналитики Альфы косячят.

Имеем ввиду, что он сидит в Лондоне, разница во времени – 3 часа (GMT).

На практике автора и график отпусков и handover-файл удобнее всего оказалось вести в Excel, каким бы рудиментом это не казалось. Пробовали использовать для этого JIRA, Outlook и другие инструменты, но не пошло. Во-многом потому, что в любом проекте есть люди, очень далекие от компьютера и от ИТ в целом, и для них работу с Excel воспринять проще, чем «все эти новомодные штучки».

После подготовки файла сотрудник знакомит ответственного с его задачами и отвечает на вопросы, если нужно.

Еще до ухода в отпуск сотрудник планирует короткие встречи со всеми, кому он передал дела (по отдельности, разумеется) для того, чтобы получить актуальную информацию о статусе выполнения работ.

Как правило, встреча по передаче дел имеет типовую тему “Handover Bazhanova2Petrov – Project 1/Project 3”, а встреча по результатам – “Handover back Petrov2Bazhanova – Project 1/Project 3”. Это дает возможность не изобретать каждый раз велосипед и стандартизировать работу.

Продолжение завтра.

Расскажите, а в каком формате вы передаете дела?

Давайте не теряться - подпишитесь прямо сейчас!

Чтобы получать новые практические материалы раз в неделю на вашу почту. Без спама и рекламы, только опыт и мысли практикующего специалиста по управлению проектами

А также
И не забудьте оставить комментарий :) мне важно ваше мнение!

Оставьте комментарий