Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
22 апреля 2016 Все для начинающего РМа Из жизни РМа
3 739 0

Как передавать дела на время отпуска

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, РМЕ, PRIME

Близится лето, сезон отпусков и оживший кошмар любого руководителя проекта – хронический недостаток человеческих ресурсов, т.к. несмотря на доступность таиландов и прочих этих ваших азий, наши люди упорно любят отдыхать исключительно летом. Конечно, немалую лепту тут вносит и то, что самые длинные школьные каникулы летом, и у людей с детьми школьного возраста нет особого выбора. Но, как говорится, если риска нельзя избежать – его можно смягчить. И внятный и утвержденный процесс передачи дел на время отсутствия – залог успеха.

Путем долгих мытарств и пары приличных шишек на лбу от грабель я для себя вывела следующие правила управления плановыми отпусками проектной команды:

  1. На каждый календарный год ведется график доступности сотрудников, в котором разным цветом помечаются дни отсутствия (командировки, отгулы, прогулы, отпуска, нахождение в дороге и проч.). В цветовую кодировку в том числе заложена информация о том, будет ли человек в это время доступен по почте или по телефону, или он полностью уходит в туман.
  2. Каждый месяц график буквально в течение 15 минут пересматривается, добавляются вновь запланированные активности и отпуска, при необходимости разрешаются конфликты отпусков и делается оценка рисков. Общее правило тут – планировать такие вещи по возможности минимум за 2 месяца. За планирование в периоде между 1 и 2 месяцами – коллективное неодобрение и дополнительная оценка рисков. За планирование меньше чем за месяц – очень детальная оценка рисков, сильное неодобрение и понижение приоритета ухода в отпуск – т.е. те, кто запланировал все в последний момент, в следующий раз не идут в отпуск по умолчанию, если у кого-то тоже намечен отпуск на эти даты и возникает конфликт.
  3. Планируя уход в отпуск, человек «по умолчанию» подписывается на то, что завершит к этому моменту все запланированные на него работы либо передаст их согласованный объем в таком виде, чтобы с ним легко справился другой член команды проекта (это, как правило, относится к кускам работы менеджеров, а не исполнителей). Задачи, отличные от задач контроля, передавать запрещено, в крайнем случае такие кейсы рассматриваются в индивидуальном порядке. Т.е. передать «напиши за меня этот кусок кода» нельзя. Работа по передаче знаний включается в план проекта, но в небольшом объеме (в пределах 2 часов на человека на 1 отпуск более недели). Передача по возможности осуществляется 1-2 людям, реже – больше (сложнее управлять).
  4. Для передачи знаний при уходе готовится так называемые handover – файл в Excel (пробовали в Jira, но не пошло) для каждого назначенного ответственного с указанием перечня задач, контактными лицами, с которыми придется взаимодействовать и их краткими характеристиками. Ответственных сотрудник определяет сам и договаривается с ними сам (просто из соображений адекватности выбора), в особо запущенных случаях, когда какие-то из его задач все брать отказывается – эскалирует на руководителя проекта, и тот назначает ответственного в принудительном порядке.
  5. Бывают кейсы, когда человека приходится в отпуск не пускать, но, как правило, это происходит исключительно из-за ошибок данного конкретного человека и по его собственной вине (не выполнена в срок работа, но не из-за внешних, а из-за внутренних факторов – поленился детально оценить, съездил на неделю на конференцию, пообещав все наверстать, и проч.). Совсем от обид, конечно, не спасает, но возможность ткнуть в процесс и график отпусков очень греет и снимает большую часть претензий. А работа РМа она такая, в том числе – принимать на себя обиды и претензии, главное, чтоб делу не вредило.
  6. Сам процесс в начале каждого проекта в обязательном порядке проговаривается и протоколируется или закрепляется письмом после встречи, чтобы потом не оказалось, что кто-то об этом не знал.

Пример таблички в файле с передачей задач на время отпуска:

Файл 15.02.2016-22.02.2016 – Egorova – Handover2Petrov.xlsx

Вкладка «Handover»:

Project Type Action When Field Notes(filled by delegate) Little Black Note
Проект 1 plan Проконтролировать тщательную подготовку презентаций аналитиков для отчета менеджменту 20.02.2016, спросить архитекторов и поддержку, есть ли у них вопросы по отчетам (чтобы не задавали на самой презентации) 18.02.2016 Тут свои комментарии о выполнении ставит ответственный Для записок на полях, эдакая «маленькая черная книжечка», в которую ответственный пишет свои претензии по качеству передачи данного дела, например «Не написала, где брать презентации, перерыл весь SharePoint, не надо так».

Это потом читает РМ и доносит до всех, если считает нужным, чтобы больше не повторялось.

Проект 1 plan Согласование и передача в оплату счетов за первую и вторую фазы (220 000 р. и 310 000 р. соответственно) 22.02.2016 Например, «первый счет оплатили, второй пришел на 340 000 р., подняли контракт, оказалось, был еще допник на 30 000р. В итоге оплатили все.»

В поле Type – выпадающий список, в котором новый ответственный может проставить статус done после того, как закроет порученную задачу.

Вкладка «Контакты»:

Компания Кто Role Contact Comment
Альфа Мария Иванова Аналитик Эти товарищи производят общение через свою джиру в основном. Если будут вопросы – то писать вот сюда <jira@alpha.ru>
с темой: Alpha (PRO-850) Аудит

P.S. Только помните, что если передать дела слишком хорошо – вашего отсутствия никто не заметит, а руководство (особенно если оно не очень «далекое») закономерно задумается, а зачем вы вообще нужны. Поэтому неплохо бы, чтобы что-то небольшое в ваше отсутствие все-таки пострадало, так, в качестве напоминания о пользе руководителя проекта в проекте.

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: