И еще раз про важность процессов интеграции проекта

Сегодня у нас короткая история от коллеги по цеху, руководителя проектного офиса в небольшом банке, рассказавшего про одного своего РМа, совершившего ошибку в управлении интеграцией проекта.

Дано: в компании есть удобное (действительное удобное!) хранилище для документов. В нем все – массовая загрузка, поддержка версионности, безопасность, контроль доступа и проч. В норме во всех проектах в проектном офисе использовали его. Но внезапно на проекте сложилась нетиповая ситуация и, как всегда, послужила отличной проверкой понимания РМом того, что инструкции и процедуры пишут неглупые люди, и что единожды нарушив процесс – вернуть его в нормальное русло будет очень сложно.

Итак, идет проект, немаленький кусок которого составляет написание важной и нужной документации (для понимания – порядка 30 документов по 20-100 листов каждый). Из сети компании с хранилищем работать очень удобно.

Но подрядчику, работающему на проекте удаленно, из другой страны, достаточно сложно подключиться к хранилищу документов, для этого ему нужно сделать множество действий и потратить минут 5: включить защищенный ноутбук, поменять настройки файервола, подключиться через VPN, ввести множество логинов-паролей и т.д. В начале проекта была мысль (была ведь!) временно оснастить такими ноутбуками всю команду, и тогда они могли бы не тратить время на переключение со своих рабочих станций. Но было мало времени, много других забот, и РМ решил, что задача не настолько приоритетна.

В момент, когда объем работы с документами сильно вырос, и особенно когда началось их поэтапное согласование, подрядчик начал понимать, что его люди тратят на все эти манипуляции в сумме несколько часов в день. Когда он совсем расстроился (часы-то жалко), то подумал и пришел к РМу с гениальной идеей – начать работать через удобный и любимый всеми дропбокс, который умеет делать все то же самое, бесплатен и доступен с любой машины. А иначе поедут сроки, демотивируются люди и произойдут прочие страшные вещи. Наш РМ на это купился и разрешил (информация в документах неконфиденциальна, если что).

А дальше произошло интересное. На стороне компании тоже было 5 согласующих технических специалистов, которым как раз было очень и очень удобно работать с хранилищем документов. И на предложение перейти в дропбокс РМ был очень вежливо послан читать политику компании и свой собственный план коммуникаций, четко указывающий на использование хранилища.

Как думаете, что сделал РМ? Вместо того, чтобы как-то нажать на экспертов (переписав план коммуникации, в конце концов) или честно признать ошибку перед подрядчиком и вернуться к старой схеме, РМ стал (тут барабанный бой!) перекладывать документы сам. То есть (тут еще более громкий барабанный бой!) внедрил целый процесс – подрядчик отписывался ему в скайп, когда выкладывал новую итерацию документа на дропбокс, РМ шел, скачивал его и выкладывал в хранилище, тратя на это минуты 3-4 каждый раз. А потом проверенные версии выкачивал из хранилища и выкладывал обратно в дропбокс с комментариями согласующих. Помните о количестве документов? При обновлении в среднем 10 документов в день из 30, 7 минут на загрузку-выгрузку каждого плюс время на переписку – и вот двух часов рабочего дня как не бывало.

В итоге процесс, конечно, коллективными усилиями выправился, но осадочек остался. Вопрос к аудитории – что бы вы сделали на месте руководителя проектного офиса, столкнувшись с такой ситуацией?

Давайте не теряться - подпишитесь прямо сейчас!

Чтобы получать новые практические материалы раз в неделю на вашу почту. Без спама и рекламы, только опыт и мысли практикующего специалиста по управлению проектами

А также
И не забудьте оставить комментарий :) мне важно ваше мнение!
Комментарии (4)
  1. Сергей

    Юлия, очень хороший пример привели, спасибо. Сам являюсь руководителем студии, мы делаем проекты в интернете (в основном ecommerce). Последнее время оптимизируем работу всех процессов и когда я начал копать чем занимаются наши ПМ – ужаснулся. Столько лишних движений, которые не только прямого профита не приносят, но даже мешают работе. Самое печальное, что сотрудники не понимают, почему ненужные процессы это плохо. А когда им объясняешь, что это а) время, которое оплачивается б) затягивание результата, после которого идет оплата фирме, т.е. упущенная выгода в) усталость сотрудника, которая выливается в снижение его эффективности.
    Дайте совет, как правильно донести до них эту мысль? Если прямые мысли и расклады они плохо воспринимают.

    1. Yulia Bazhanova

      Сергей, уже то, что у вас идет оптимизация – это замечательно!

      По поводу совета – сложно, так как специфика работы другая. В зависимости от уровня сотрудников могу предложить попробовать либо объяснить “на пальцах”, мол “вот ты сделал вот это и вот это вот так, потратил столько-то времени, привело к такому-то результату. А если бы сделал так и так, то проблемы бы не возникло – не пришлось бы потом неделю на работе задерживаться” или “…и тогда мог бы взять другой проект и получить за него премию”.

      Либо, если уровень достаточно высок – на цифрах, которые теряет компания, количество упущенных студией новых проектов из-за недостатка ресурсов и проч., что в итоге влияет на уровень роста оплаты труда, невозможность приобрести более дорогой ДМС и проч.

      При рецидивах – возможно, стоит подумать о разумном увеличении рабочей нагрузки, чтобы возникла мотивация что-то менять и как-то повышать свою эффективность, в комплексе с одновременным обучением тому, как это сделать.

      Удачи вам!

  2. Аноним

    Юлия, а Вы бы что сделали на месте руководителя проектного офиса? (спрашивает крайне интересующийся новичок в ПМ 🙂

    1. Yulia Bazhanova

      Нееет, слишком просто, а вопрос все-таки к аудитории=)) Давайте так – напишите, что бы вы сделали, а я скажу, сделала бы я то же самое или нет=))

Оставьте комментарий