Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
18 января 2017 Из жизни РМа
450 4

И еще раз про важность процессов интеграции проекта

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, РМЕ, PRIME

Сегодня у нас короткая история от коллеги по цеху, руководителя проектного офиса в небольшом банке, рассказавшего про одного своего РМа, совершившего ошибку в управлении интеграцией проекта.

Дано: в компании есть удобное (действительное удобное!) хранилище для документов. В нем все – массовая загрузка, поддержка версионности, безопасность, контроль доступа и проч. В норме во всех проектах в проектном офисе использовали его. Но внезапно на проекте сложилась нетиповая ситуация и, как всегда, послужила отличной проверкой понимания РМом того, что инструкции и процедуры пишут неглупые люди, и что единожды нарушив процесс – вернуть его в нормальное русло будет очень сложно.

Итак, идет проект, немаленький кусок которого составляет написание важной и нужной документации (для понимания – порядка 30 документов по 20-100 листов каждый). Из сети компании с хранилищем работать очень удобно.

Но подрядчику, работающему на проекте удаленно, из другой страны, достаточно сложно подключиться к хранилищу документов, для этого ему нужно сделать множество действий и потратить минут 5: включить защищенный ноутбук, поменять настройки файервола, подключиться через VPN, ввести множество логинов-паролей и т.д. В начале проекта была мысль (была ведь!) временно оснастить такими ноутбуками всю команду, и тогда они могли бы не тратить время на переключение со своих рабочих станций. Но было мало времени, много других забот, и РМ решил, что задача не настолько приоритетна.

В момент, когда объем работы с документами сильно вырос, и особенно когда началось их поэтапное согласование, подрядчик начал понимать, что его люди тратят на все эти манипуляции в сумме несколько часов в день. Когда он совсем расстроился (часы-то жалко), то подумал и пришел к РМу с гениальной идеей – начать работать через удобный и любимый всеми дропбокс, который умеет делать все то же самое, бесплатен и доступен с любой машины. А иначе поедут сроки, демотивируются люди и произойдут прочие страшные вещи. Наш РМ на это купился и разрешил (информация в документах неконфиденциальна, если что).

А дальше произошло интересное. На стороне компании тоже было 5 согласующих технических специалистов, которым как раз было очень и очень удобно работать с хранилищем документов. И на предложение перейти в дропбокс РМ был очень вежливо послан читать политику компании и свой собственный план коммуникаций, четко указывающий на использование хранилища.

Как думаете, что сделал РМ? Вместо того, чтобы как-то нажать на экспертов (переписав план коммуникации, в конце концов) или честно признать ошибку перед подрядчиком и вернуться к старой схеме, РМ стал (тут барабанный бой!) перекладывать документы сам. То есть (тут еще более громкий барабанный бой!) внедрил целый процесс – подрядчик отписывался ему в скайп, когда выкладывал новую итерацию документа на дропбокс, РМ шел, скачивал его и выкладывал в хранилище, тратя на это минуты 3-4 каждый раз. А потом проверенные версии выкачивал из хранилища и выкладывал обратно в дропбокс с комментариями согласующих. Помните о количестве документов? При обновлении в среднем 10 документов в день из 30, 7 минут на загрузку-выгрузку каждого плюс время на переписку – и вот двух часов рабочего дня как не бывало.

В итоге процесс, конечно, коллективными усилиями выправился, но осадочек остался. Вопрос к аудитории – что бы вы сделали на месте руководителя проектного офиса, столкнувшись с такой ситуацией?

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

4комментария

сначала новые
по рейтингу сначала новые по хронологии
1

Юлия, а Вы бы что сделали на месте руководителя проектного офиса? (спрашивает крайне интересующийся новичок в ПМ 🙂

Автор2
Юлия Бажанова

Нееет, слишком просто, а вопрос все-таки к аудитории=)) Давайте так – напишите, что бы вы сделали, а я скажу, сделала бы я то же самое или нет=))

3

Юлия, очень хороший пример привели, спасибо. Сам являюсь руководителем студии, мы делаем проекты в интернете (в основном ecommerce). Последнее время оптимизируем работу всех процессов и когда я начал копать чем занимаются наши ПМ – ужаснулся. Столько лишних движений, которые не только прямого профита не приносят, но даже мешают работе. Самое печальное, что сотрудники не понимают, почему ненужные процессы это плохо. А когда им объясняешь, что это а) время, которое оплачивается б) затягивание результата, после которого идет оплата фирме, т.е. упущенная выгода в) усталость сотрудника, которая выливается в снижение его эффективности.

Дайте совет, как правильно донести до них эту мысль? Если прямые мысли и расклады они плохо воспринимают.

Автор4
Юлия Бажанова

Сергей, уже то, что у вас идет оптимизация – это замечательно!

По поводу совета – сложно, так как специфика работы другая. В зависимости от уровня сотрудников могу предложить попробовать либо объяснить “на пальцах”, мол “вот ты сделал вот это и вот это вот так, потратил столько-то времени, привело к такому-то результату. А если бы сделал так и так, то проблемы бы не возникло – не пришлось бы потом неделю на работе задерживаться” или “…и тогда мог бы взять другой проект и получить за него премию”.

Либо, если уровень достаточно высок – на цифрах, которые теряет компания, количество упущенных студией новых проектов из-за недостатка ресурсов и проч., что в итоге влияет на уровень роста оплаты труда, невозможность приобрести более дорогой ДМС и проч.

При рецидивах – возможно, стоит подумать о разумном увеличении рабочей нагрузки, чтобы возникла мотивация что-то менять и как-то повышать свою эффективность, в комплексе с одновременным обучением тому, как это сделать.

Удачи вам!

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: