Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
14 февраля 2015 Все для начинающего РМа Золотой фонд
17 831 2

Чудо-бумажка, или зачем нужен устав проекта и как его написать

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, РМЕ, PRIME

Устав проекта (Project Charter) – это документ, который обычно готовит руководитель проекта после получения вводных о проекте.

Зачем нужен устав проекта

Устав содержит основные характеристики проекта и согласуется основными заинтересованными лицами (как минимум – Заказчиком и Спонсором проекта). Как правило, разработка и подписание Устава несет в себе 3 основные функции:

  1. Определить основные требования к результату проекта и основные характеристики самого проекта (бюджет, сроки).
  2. Формально запустить проект, т. к. только после подписания проект считается действительно существующим в Компании.
  3. Наделить руководителя проекта определенным уровнем полномочий (каким именно – зависит от Компании).

Иногда устав проекта используется для оценки выгод от его реализации и принятия решения о запуске. Хотя это не соответствует классической методологии, по которой устав готовится только для уже оцененного и утвержденного к реализации проекта.

Важно! Начинать работу по проекту без подписанного устава – это самая плохая услуга, которую можно оказать самому себе как руководителю проекта. Не определив и не согласовав цели и содержание того, что вы будете делать, вы рискуете очень быстро оказаться в ситуации, когда сроки прошли, бюджета закончился, сделано «не то и не там», а ваша карьера РМа в этой Компании бесславно закончилась. Более того, подписание устава у заинтересованных сторон – это отличный индикатор того, действительно ли они заинтересованные или просто делают вид. В случае, если проект спущен «сверху», Спонсор назначен, а Заказчик и сам не понимает, зачем ему это нужно – лучше постараться с этого проекта ноги унести, а если не получится – по крайней мере осознать, как не остаться в результате единственным виноватым за неуспех (об этом мы еще поговорим).

Как написать устав проекта

Содержание устава проекта часто зависит от специфики Компании. В качестве примера можно привести следующий набор разделов устава:

  1. Начальные условия (Project Background) – что привело к инициации проекта, входные условия, «боль» Заказчика.
  2. Цели и ожидания проекта (Project Objectives / Expectations) – чего мы хотим достичь на выходе. Это что-то должно быть измеримым (по SMART или как-то еще, неважно) и не допускать двойного толкования. Например, цель «сделать систему CRM, чтобы привлекать больше клиентов» – как-то не очень, правда? А вот «разработать и внедрить систему CRM для сотрудников отдела продаж Северо-Волжского филиала до 01.12.2015 для обеспечения мгновенного доступа к информации о тратах клиентов в разные периоды года» – это уже немножко лучше.
  3. Содержание и результаты (Scope and deliverables) – что именно мы включаем в состав проекта и какие конкретные результаты получим? Например, если нужно выпустить новую систему CRM, то на выходе мы должны иметь саму систему, сервера, на которых мы ее поставим, обученных пользователей и документацию для передачи в поддержку (а может, и саму организованную с нуля поддержку). В этом разделе вы четко ограничиваете, что вы сделаете. Еще очень полезно сюда же включить подраздел со списком того, что в содержание проекта не входит в явном виде (чтобы все это согласовали и потом никто не удивлялся, почему вы в рамках проекта еще и систему управления инцидентами для техподдержки системы не внедрили).
  4. Ключевые требования и характеристики (Requirements and Characteristics) – то, что не является результатом проекта, но важно для него. Если опять вернуться к системе CRM, то типовым требованием может быть «Срок обучения сотрудника системе не должен превышать 1 рабочего дня», «Поддержка системы не должна быть дороже 200 000 р. в год», «В системе одновременно должно работать не менее 300 человек» и подобное.
  5. Бюджет и сроки (Cost and Timelines) – деньги, сроки и их взаимоотношения с другими сторонами проектного треугольника. Например, сюда полезно вписать приоритеты по убыванию типа Бюджет-Содержание-Сроки. Т.е. потратить больше денег прямо никак нельзя, уменьшать получаемые результаты сильно нежелательно (но можно, в самом крайнем случае), и если надо ради первых двух пунктов увеличить срок – это ок. Часто тут многие зависают, мол, «да нам все важно!», но в правильно мире вы идете к Спонсору и спрашиваете его, если спонсор адекватен – у него это понимание приоритетов точно есть, и он поделится им с вами.
  6. Ключевые участники (Key Stakeholders) – основные заинтересованные лица, как минимум – Спонсор, Заказчик, те, кому придется делиться с вами ресурсами (в матричной структуре), ваш руководитель, держатель бюджета и т.д. Включать сюда всю компанию не стоит, просто подумайте и напишите: а) кто должен знать о проекте на этой стадии б) к чьему авторитету вам будет полезно апеллировать в ходе проекта
  7. Допущения и ограничения проекта, основные риски (Project Assumptions and Restrictions, Main Risks) – про эти вещи мы еще поговорим подробнее, но в целом цель включения их в устав проекта – донести до всех заинтересованных лиц особенности того окружения и того момента, в которых вы делаете проект, озвучить свои опасения и получить подтверждение их готовности в этих вопросах вам всячески помогать. Ну и чтобы потом никто не говорил «а нам не сказали».

Пример из жизни! Давайте сделаем очень короткий устав проекта «Ремонт в квартире», как образец, а то теория  – это хорошо, но не всегда понятно:

  1. Начальные условия – живу в квартире уже 15 лет, краска на потолке облупилась, батареи старые и вообще мне некомфортно. Я заказала дизайн-проект, мне нарисовали квартиру моей мечты, осталось только сделать.
  2. Цель – сделать ремонт в квартире площадью 65 метров в строгом соответствии с дизайн-проектом не позже чем к такому-то числу и не больше чем за такие-то деньги.
  3. Содержание и результаты (Scope and deliverables) – на выходе должны быть полностью замененные коммуникации (сантехника, электрика, отопление), новая входная дверь, новая сантехника, косметический ремонт (плитка в санузле, ламинат, обои и потолки во всех комнатах), заказанная и установленная кухня, полностью все освещение и вся мебель. Что не буду делать: отдирать стяжку пола (что ей стало-то за 15 лет), делать теплые полы и звукоизоляцию, и менять окна (они хорошие, только 2 года назад поставила).
  4. Ключевые требования и характеристики – все должно быть в строгом соответствии с дизайн-проектом (см.пачку приложенных чертежей и смету), если что-то сделать нельзя или дороже больше чем на 10% – надо согласовывать на семейном совете. Разводку электрики и сантехники надо согласовать с местным ЖЭКом.
  5. Бюджет и сроки (Cost and Timelines) – 2 млн. рублей на все, включая мебель и кухню (30% на черновую отделку и коммуникации, 20% на чистовую, включая сантехнику, 20% на кухню и 30% на мебель). Срок – максимум 4 месяца, т.к. мы всего на 4 месяца договорились к родителям переехать, в крайнем случае можно добавить еще 2 недели (поживем в гостинице). Приоритеты бюджет-качество-сроки (лучше в гостинице поживем, пока штукатурка будет сохнуть, но денег на тепловую пушку для сушки не выделим и клеить обои на мокрую штукатурку тоже не будем).
  6. Ключевые участники (Key Stakeholders) – я, муж, родители, бригада, с которой я уже договорилась, соседи (надо уточнить, когда у них дети спят), ЖЭК (с ними надо проект согласовать).
  7. Допущения и ограничения проекта, основные риски (Project Assumptions and Restrictions, Main Risks) – допущения: соседи нескандальные, работать можно весь световой день, бригада адекватная и не будет бухать на объекте, курс доллара глобально не вырастет и стройматериалы сильно не подорожают; ограничения: нельзя работать после 22.00, не могу приезжать контролировать работу в будни (работаю), первая выплата бригаде возможна только в апреле (закончится депозит, где деньги на ремонт лежат); риски: возможно, ошибочно посчитана смета и денег на все не хватит, в дизайн-проекте ошибка, такую перепланировку узаконить нельзя, т.е. придется ремонт останавливать и все переделывать.

Ну и напоследок. Меня часто спрашивают, насколько детальным должен быть устав проекта? Точного рецепта здесь нет, но в общем случае – детализация устава проекта должна быть такой, чтобы в случае какого-то серьезного запроса на изменение в проекте вы могли обратиться к уставу как к истине в последней инстанции и сказать «нет, мы это не делает, т.к. это не приближает нас к цели проекта или противоречит характеристикам результата». По большому счету, если проект дошел до такого состояния, что запросы на изменение с уставом уже не «бьются» – похоже, ваш проект закончился неудачей и его лучше закрыть, требования и ограничения пересмотреть и начать новый.

Мораль: устав даже на 1 страничке А4, подписанный заинтересованными лицами, лучше чем неподписанный на 5 страничках. И требование подписать его до начала работ со стороны РМа полностью законно в любой компании, более того – это прибавляет вам профессионального веса, позволяет понять «а чего же мы все-таки делаем» и получить хоть какие-то полномочия. Если управление проектами в компании отсутствует как класс, то даже неподписанный устав лучше чем его отсутствие, вы хотя бы разберетесь, что делать, и настроитесь на правильный лад с самого начала проекта (да простит меня РМВОК).

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

2комментария

сначала новые
по рейтингу сначала новые по хронологии
1

Большое спасибо за статью!

Краткость – сестра таланта! Я вот считаю главной метрикой того, что человек мастер, профи или эксперт своего дела – когда он может о сложнейших вещах рассказать просто и коротко, чтобы понял даже ребенок! И напротив, если много ньюансов и подробностей, и не понятна суть – то скорее всего человек за подобными техническими деталями скрывает свое общее непонимание вопроса и неуверенность или незнание!

В ремонте нет п.2 цели – скленна с п.3, видимо

“М” «нет, мы это не делает

Спасибо!

Удачи!

Автор2
Юлия Бажанова

Евгений, большое спасибо за комментарий, по тексту поправила. Рада, что статья оказалась полезной.

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: