Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
31 июля 2018 Все для начинающего РМа
858 0

Что такое окружение проекта, и почему это важно

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, РМЕ, PRIME

В управлении проектами есть такое понятие как окружение проекта. Давайте о нем сегодня и поговорим.

Что такое окружение проекта?

Окружение проекта – это набор внешних и внутренних факторов, влияющих на достижение результатов проекта. Можно описать окружение проекта как некий «багаж», с которым вы входите в него, т.к. проектов в вакууме и «точно по PMBOK» не бывает, любая компания всегда накладывает на них свой отпечаток.

К слову, в PMBOK понятия «окружение проект» нет, вместо него там упоминается среда предприятия (Enterprise Environmental Factors) и организационные активы (это достаточно кривой перевод термина Organizational Process Assets – набор процедур, правил и знаний компании, историческая информация, извлеченные уроки и проч.).

Окружение проекта может быть внешним и внутренним.

Внешнее окружение проекта

Внешнее окружение проекта – это факторы, которые влияют на проект, и которых находятся вне компетенции руководителя проекта (как правило).

Фактором внешнего окружения проекта может быть что угодно – от политической ситуации в стране и погоды на улице до процесса закупок, принятого в компании, и наличия ДМС у сотрудников.

Грубо говоря, если какой-то внешний фактор хоть как-то влияет на проект – это часть внешнего окружения этого проекта.

Например, для моих ИТ-проектов вряд ли когда-нибудь будет важна погода, а вот для проекта, в котором стройку можно вести только после замерзания болот, это станет критическим фактором.

Управление внешним окружением проекта чаще всего сопряжено с очень большим трудностями или и вовсе невозможно, на то оно и внешнее. На что-то, конечно, повлиять можно (например выбить ДМС сотруднику, если для него это важно, а он важен для проекта), но это скорее исключение, чем правило.

Внешнее окружение проекта в бизнес-литературе часто делится на ближнее и дальнее, хотя в классическом управлении проектами, насколько помню, такой классификации нет.

Дальнее окружение проекта

Дальнее окружение проекта – это внешнее окружение самой компании, которое влияет на проект опосредованно, путем влияния на компанию.

Факторы дальнего окружения проекта:

  • погода;
  • экономическая ситуация;
  • налоговое законодательство;
  • требования по охране труда;
  • рынок труда с дефицитом грамотных специалистов;
  • курс доллара;
  • чемпионат мира по футболу;
  • и прочие вещи, которые на проект могут повлиять, и которые в проекте придется учитывать, если вы собираетесь довести его до конца.

Повлиять на дальнее окружение нельзя, его можно только проанализировать и учесть при планировании проекта сопряженные с ним требования, ограничения, допущения и риски.

В PMBOK под средой предприятия (Enterprise Environmental Factors) в первую очередь понимается именно внешнее дальнее окружение проекта.

Ближнее окружение проекта

Ближнее окружение проекта – это специфика компании, в которой осуществляется проект, которая влияет на проект напрямую.

Факторы ближнего окружения проекта:

  • личность руководителя или ключевых стейкхолдеров;
  • принятый процесс закупок или процесс найма персонала;
  • корпоративная культура;
  • правила ведения проектной деятельности;
  • доступная версия MS Project;
  • наличие у компании нужных поставщиков;
  • наличие обедов в социальном пакете;
  • и прочие вещи, которые на проект могут повлиять, и которые в проекте придется учитывать, если вы собираетесь довести его до конца.

Повлиять на ближнее окружение можно, хоть и сложно, но лучше на это сильно не рассчитывать (разве что у вас сверхмасштабный проект, критический для компании). Но в любом случае его нужно проанализировать и учесть при планировании проекта сопряженные с ним требования, ограничения, допущения и риски.

В PMBOK под организационными активами в первую очередь понимается именно внешнее ближнее окружение проекта.

Внутреннее окружение проекта

Внутреннее окружение проекта – это факторы, которые влияют на проект, и которых находятся в рамках компетенции руководителя проекта (как правило).

Фактором внутреннего окружения проекта может быть что угодно – от выбранного инструмента для совместной работы до организационной структуры проекта или количества денег, выделяемых из бюджета проекта на тимбилдинге.

Грубо говоря, все связанное с обеспечением процесса управления проектом и работы в рамках проекта – это часть внутреннего  окружения этого проекта.

Например, в моих ИТ-проектов фактором внутреннего окружения будет используемая версия программного обеспечения для разработки, а вот для проекта, в котором стройку можно вести только после замерзания болот, – правила, определяющие когда именно можно пускать строительную технику (например, не менее чем через 5 дней после того, как температура держалась на -10 градусов и ниже).

Управление внутренним окружением проекта и вообще создание этого окружения чаще всего входит в задачи руководителя проекта и определяется в плане управления проектом Идеальная ситуация – когда РМ может влиять на все факторы внутреннего окружения проекта, тогда получится управлять проектом наиболее эффективно.

В жизни, к сожалению, чисто внутренние факторы выделить сложно, чаще всего они плотно пересекаются с факторами ближнего окружения (например, мало где РМ наделен возможностью самостоятельно набирать или увольнять участников проекта).

В PMBOK внутреннее окружение проекта как отдельный термин не рассматривается, по-моему.

Зачем нужно учитывать окружение проекта?

Если вы не понимаете, в каком окружении вы работаете – проект вы не сделаете. Учет окружения проекта необходим для того, чтобы этот «багаж» либо помогал реализации проекта либо хотя бы не мешал или мешал по минимуму.

Частая ошибка «хорошего РМа» – человек сделал несколько проектов в одной компании и перешел в другую. И в новой компании он, не изучив окружение проекта, продолжает действовать привычными методами с использованием привычных паттернов, мол, это всегда работало, я крутой РМ! В итоге начинают срабатывать риск за риском и сыпаться ошибка за ошибкой, которые нередко приводят к провалу проекта. А делов-то было, немного времени на изучении компании потратить.

Анализ окружения проекта

Способов анализа других не придумано, все как обычно: ознакомление с нормативными документами, личное общение, изучение исторической информации, брейнсторминг и т.д.

Как правило, в отдельное мероприятие при планировании проекта анализ окружения проекта не выделяют и не формализуют как этап планирования. Окружение проекта – это, скорее, то, о чем обязательно нужно помнить при других активностях:  идентификации и анализе заинтересованных лиц, при идентификации рисков и управлении ими, при планировании и осуществлении коммуникаций, при формировании списка ограничений и допущений.

Также неплохо бы представлять, насколько ваш проект подвержен влиянию внешнего окружения, и какая вероятность того, что все ваши планы можно будет выкинуть в корзину при изменении этого внешнего окружения. Об этом также хорошо бы вспоминать при других активностях.

Я, например, при анализе стейкхолдеров обязательно оцениваю вероятность того, что как-то из них свалит в середине проекта, и то, какого масштаба проблема случится из-за этого в проекте.

Также оценивается динамика внешнего окружения – если его изменение сильно повлияет на проект, стоит попробовать оценить и спрогнозировать вероятность и размер этого изменения.

Пример анализа окружения проекта

Давайте, как всегда, обсудим пример с ремонтом. Предположим, я хочу сделать ремонт в квартире, и на этапе планирования мне нужно проанализировать окружение моего проекта, чтобы потом не было мучительно больно.

Анализ внешнего окружения проекта

1. Дальнее окружение (все, что связано с ремонтами в целом)

Методы анализа: включаю логику, вспоминаю рассказы друзей, уже сделавших ремонт, советуюсь с мужем и родителями, иду в гугл, изучаю форумы.

В итоге определяю следующие факторы дальнего окружения, которые с большой вероятностью повлияют на мой ремонт:

  • Ценник на стройматериалы  и его зависимость от курса доллара
  • Летний период (самый популярный для ремонтов) и, из-за этого, повышенные цены на работу и необходимость планировать все сильно заранее
  • Погода (если будут дожди, штукатурка будет сохнуть месяц, а не 3 дня, и весь план пойдет лесом)
  • Невозможность проверки стен тепловизором для определения мостиков холода (опять же, лето)
  • Соседи сверху и сбоку пока ремонт делать не будут, и, вероятно, могут залить нас и испортить наш ремонт через год-два, когда начнут.

Ни с чем из этого я сделать ничего не могу, мне остается только работать с этими рисками – покупать страховку, закладывать деньги на сушку стен тепловыми пушками, дотошнее контролировать качество штукатурки (особенно у окон), раз уж с тепловизором не получится.

2. Ближнее окружение (все, что связано с моим ЖК и моей семьей)

Методы анализа: общаюсь с управляющей компанией, обсуждаю с мужем и родителями.

В итоге определяю следующие факторы ближнего окружения, которые с большой вероятностью повлияют на мой ремонт:

  • Родители будут в отпуске и не смогут помочь в тот период, когда мы с мужем будем в командировке (блин!)
  • В ЖК РФ такого требования нет, но управляющая компания требует выводить сливы кондиционеров в канализацию (а это деньги и риск того, что потом эта вода там гнить начнет в стенах)
  • Носить строительные материалы через главный вход нельзя, только через парковку (иначе оштрафуют)
  • Муж готов тратить на ремонт максимум 2 дня в неделю (а то работа встанет, и ремонт делать будет не на что)

В целом, на все это я, наверное, могла бы повлиять, но вообще это принятые правила, и я буду по ним играть – спланирую работы, чтобы сильно не отвлекать мужа, перенесу свою командировку, чтобы не лишать родителей отпуска, заложу деньги на спуск материалов через паркинг. А вот по поводу кондиционеров – буду ставить распылитель, а то жить потом с вонью в квартире мне как-то не хочется.

Всю полученную информацию я обдумываю и учитываю при планировании ремонта.

Анализ внутреннего окружения проекта

Это, скорее, анализ того, какие факторы внутри проекта я должна создать, чтобы приблизить его к успеху. Что и как надо организовать, чтобы ремонт закончился вовремя и как надо?

Вот тут я сажусь и пишу (или придумываю и держу в голове) план управления проектом – принципы выбора подрядчиков, подход к распределению задач между мной и мужем, доску Trello для трекинга задачек, формат отчета от прораба и т.д.

Вот как-то так, все просто! Расскажите, как вы работаете с окружением проекта?

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: