Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
23 октября 2018 Все для начинающего РМа
311 0

Change Manager или менеджер по управлению изменениями – кто это и зачем он нужен?

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, РМЕ, PRIME

Обычно под управлением изменениями в проекте подразумевается работа с изменениями требований, ожиданий, сроков и проч, и это входит в обязанности руководителя этого проекта. Пишется план управления изменениями, ведется реестр изменений, делается оценка, регулярно собирается комитет по изменениям… Но бывают проекты, в которых этого недостаточно. Если в проекте много организационных изменений и требуется большая работа с людьми – имеет смысл выделить в таком проекте отдельную позицию Change Manager’а или менеджера по управлению изменениями. 

Профессия Change Manager – относительно новая, поэтому у каждой компании к ней могут быть свои требования и ожидания. В посте я напишу о своем восприятии этой роли и ожиданиях от нее, а вы дополните своими мыслями, хорошо?

Итак, поехали.

Сразу скажу, что на практике я видела реальную работу менеджера по изменениям только на двух крупных проектах, поэтому мой опыт здесь достаточно ограничен.

Когда нужен Change Manager

Задуматься о том, чтобы выделить отдельную позицию менеджера по управлению изменениями, стоит в следующих случаях:

  • Проект очень большой, и РМа на все точно не хватит (определяется хотя бы по аналогии с ранее выполнявшимися в компании проектами)
  • В ходе проекта в компании произойдут крупные организационные изменения, которыми надо управлять (закроется десяток филиалов, и все их сотрудники либо переедут на Крайний Север либо покинут компанию)
  • В проекте очень большое количество стейкхолдеров (представьте, сколько их при строительстве “Северного потока”?), с которыми необходимо взаимодействовать
  • Качество коммуникаций с будущими пользователями в проекте критически важно (вспомните Кируну)

Если говорить о примере с ремонтом – то при ремонте квартиры Change Manager ни к чему, с прорабом и управляющей компанией вы вполне справитесь сами как РМ. А вот при реконструкции Большого театра он точно пригодится – будет кому работать с прессой, организовывать процесс распределения гримерок (и делать так, чтобы артисты не поубивали друг друга при этом) и защищаться перед Союзом Архитекторов РФ, уверенным, что вы сносите историческое наследие и проч. А вам, как РМу, и без этого будет чем заняться.

Важно понимать, что управление изменениями в данном контексте предполагает работу именно с изменениями в компании, а не с изменениями в проекте. За изменение объема, сроков и бюджета по-прежнему несет ответственность РМ, а не Change Manager!

Чем занимается Change Manager

Конкретный список задач менеджера по управлению изменения, конечно, зависит от проекта. Важно составить этот список в самом начале и обсуждать его с кандидатом на эту роль еще на этапе собеседования, чтобы потом не оказалось, что под управлением изменениями вы имеете ввиду сильно отличающиеся вещи.

Например, этот список задач менеджера по управлению изменениями может выглядеть так (но это именно пример из моей практики!):

  1. Оценка потенциальных изменений и разработка и реализация стратегии управления изменениями, которые произойдут в Компании в ходе проекта (например, при масштабном внедрении ERP-системы) и после его завершения на горизонте 3+ лет, адаптация мировых практик управления изменениями под эту конкретную задачу. В теории много чего написано, но в каждом конкретном случае Change Manager должен понимать, что из этого можно и нужно использовать, а что нет. Как и в управлении проектами, в общем-то.
  2. Оперативное управление изменениями: организация процессов взаимодействия со всеми заинтересованными лицами (топ-менеджментом, конечными пользователями, управляющим комитетом, подрядчиками и проч.), разработка сценариев коммуникации при наступлении серьезных рисков в проекте., интеграция различных групп участников проекта и приведение их «к единому знаменателю» при согласовании изменений, фасилитация крупных рабочих встреч с большим количеством участников и проч.
  3. Создание контента для поддержки процесса управления изменениями (как самостоятельно, так и с привлечением подрядчиков): презентаций, планов коммуникаций, опросов, промо-материалов, «мерчендайза» и других материалов для трансформации.
  4. Разработка стратегии обучения (тренингов) для всех групп стейкхолдеров и ее претворение в жизнь: организация подготовки программ и тренинговых материалов, поиск и найм подрядчиков, формирование групп и проч.
  5. Внутреннее и внешнее продвижение проекта и его выгод для компании: регулярные коммуникационные сессии, рассылки, публикации на внутренних и внешних ресурсах, активности для привлечения внимания к проекту (например, деловые игры, конкурсы) и проч., работа с ключевыми стейкхолдерами для “покупки” проекта и поддержания к нему интереса, работа с “видением” проекта, проработка бизнес-кейсов.
  6. Работа в тесном взаимодействии с руководителем проекта и командой проекта, в том числе участие в разработке системы мотивации участников проекта, определении контрольных точек проекта, работе с рисками, подготовке материалов на управляющий комитет проекта и проч.
  7. Взаимодействие с подрядчиками и другими участниками проекта, включая постановку задач и контроль работы.

Что должен знать и уметь Change Manager

Самое главное – этот человек должен уметь видеть «лес за деревьями», понимать связь между различными частями проекта (системы, инфраструктура, люди) и их влияние на организацию и ее процессы, и учитывать это при принятии решений, просчитывая потенциальные последствия принимаемых решений для компании на 3+ года вперед.

Минимальный необходимый опыт и знания тоже, разумеется, определяются задачами, стоящими в конкретном проекте, и сформулировать их тоже лучше на берегу, чтобы потом не обнаружить, что вы взяли совсем не того человека.

Опять же, пример требований к Change Manager’у из моей практики:

  1. Опыт разработки и реализации стратегии управления изменениями «с нуля» либо опыт проведения крупных организационных изменений в крупной компании.
  2. Опыт организации коммуникаций и обучения для большого количества участников (1000+ человек) разного уровня (топ-менеджмент, руководители подразделений, функциональные эксперты, рядовые пользователи).
  3. Опыт в 3+ лет работы в роли руководителя проектов / менеджера по изменениям / менеджера по постоянным улучшениям в той области, в которой реализуется проекта (например, внедрение ERP-систем) либо в области проведения организационных изменений.
  4. Базовое знание проектной методологии (РМВОК), теории управления изменениями (например, на базе стандарта Association of Change Management Professionals), концепции постоянных улучшений (Continuous Improvement) и готовность ответить своими словами, зачем нужно управление коммуникациями без «эээ, надо подумать».
  5. Теоретические знания и опыт практического применения технологий фасилитации и технологий влияния.

Необходимые личные качества:

  1. Отличные коммуникативные навыки, т.к. в этой роли придется не просто много, а очень много общаться.
  2. Умение «строить отношения» с людьми и влиять на них.
  3. Ответственность, а именно – понимание, что от человека ожидают конкретных результатов, влияющих на бизнес-процессы всей компании. Если есть какие-то препятствия для достижения этих результатов – нужно уметь вовремя эскалировать этот вопрос на правильного человека, а не ждать, пока он станет проблемой в проекте.
  4.  Способность быстро учиться новому.
  5. Умение говорить и грамотно писать внятные документы на языках, которые используются в проекте как базовые (обычно это английский, но мало ли), опыт работы в распределенной среде.
  6. Умение быстро переключаться между задачами.
  7. Проактивность, настойчивость и умение добиваться результата.

Все остальное необязательно, но отлично, если у кандидата есть что-то из перечисленного:

  1. Опыт ведения контрактных отношений и навыки управления подрядчиками.
  2. Образование или пройденные курсы в области внутренних коммуникаций и пиара.
  3. Опыт использования MS Project, Trello, Kanban-досок

В отдельных случаях, когда проект не просто большой, а очень большой, Change Manager может быть не один, это может быть целая команда.

Расскажите, у вас был опыт привлечения такой роли на проект? Как впечатления? Что можете добавить к посту?

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: