Управление проектами.РУ

Управление проектами.РУ
Сообщество тех, кто умеет или хочет научиться
хорошо управлять проектами
15 ноября 2016 Все для начинающего РМа
374 2

Champagne Party, или как отмечать важные вехи и окончание проекта

Юлия Бажанова
Редактор проекта, РМР, РМЕ, PRIME

Зачем отмечать завершение проектов? Как уговорить спонсора дать денег на “вечеринку с шампанским”? И что делать, если денег все-таки не дали? Ответы – под катом по мотивам поста про день рождения.

Итак, начнем с “зачем отмечать?”.

В первую очередь – чтобы сделать “отсечку” фазы или проекта, дать всем стейкхолдерам явно понять, что работы по ней завершены (мы об этом говорили в статье о том, как сделать долгосрочный проект управляемым).

Во вторую очередь – чтобы мотивировать команду и сподвигнуть на дальнейшие свершения. Часто под это дело можно получить какие-то деньги или возможности, которые можно использовать на благо команды – заказать кружки или толстовки с символикой проекта, вручить небольшие подарки или еще как-то нематериально отметить людей.

В третью очередь –  чтобы премировать команду. Официальное “закрытие” фазы обычно облегчает обоснование премий для участников проекта перед руководством, так как есть четкое понимание, что она дается за полностью завершенный кусок работы. Обратите внимание, что материальная мотивация идет последней в этом списке.

Часто в этом месте возникает резонное “ну да, это все хорошо, но мне в моей компании никогда денег не дадут на эти ваши американские вечеринки в честь окончания проекта “. Как же сделать так, чтобы денег все-таки дали?

  1. Сформулировать, что вы хотите сделать и с какой целью. Например, “хочу закрыть фазу дизайна проекта N, чтобы а) больше не было попыток переделать архитектуру б) формально перейти к выбору подрядчика на разработку”.
  2. Обозначить желаемое содержание Champagne Party. Например: “У меня будет 3 этапа: закрывающая презентация для управляющего комитета (офис в Москве) вечер в ресторане с основными участниками проекта (20 человек, офис в Ханты-Мансийске, 3 человека полетят из Москвы, 2 – из Ньюкасла) презентация для подрядчиков (офис в Ньюкасле, удаленно по Skype). Плюс в подарок всем будут кружки с логотипом проекта на фоне фото подписанных главным архитектором требований”. Также желательно проверить, можно ли это все организовать, и прикинуть, какие есть риски (все ли смогут поехать в Ханты-Мансийск? Не напьются ли там на банкете суровые участники проекта, а то что с ними там потом делать в незнакомом городе? Не кончится ли моя британская виза к этому моменту?).
  3. Посчитать примерный бюджет. По опыту – стоимость мероприятия не должна превышать 1% от бюджета фазы или проекта, тогда эта сумма выглядит достаточно небольшой, чтобы вам ее легко согласовали, и ее достаточно на вполне комфортное отмечание. Как пример – в проекте на 20 млн. у вас на вечеринку будет 200 000 руб., что очень неплохо. Если проект небольшой, скажем, 2 млн. – то и 20 000 руб. – вполне достойная сумма, которой хватит на пиццы-тортики-кружки.
  4. Если вы придете с точной целью мероприятия, конкретными предложениями о проведении, посчитанным бюджетом (не забыли накинуть 15-20%на риски?) и аккуратным упоминанием того, что это менее 1% от стоимости всего проекта, то вероятность получить разрешение на эту трату очень велика. Даже если денег не дадут, это добавит вам плюсик к репутации как ответственному и пекущемуся о благе команды человеку.

P.S. И даже если на Champagne Party и правда не дали денег – стоит хотя бы купить на вечер пиццы и тортиков (а если корпоративная культура позволяет – то и алкоголя), произнести пламенную благодарственную речь, обрисовать дальнейшие перспективы и провести час-другой с коллегами за какой-нибудь настольной игрой. Главное тут – сам факт!

комментарии

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

2комментария

сначала новые
по рейтингу сначала новые по хронологии
1
Андрей Полежаев

Да, тема хорошая. Даже после тортов и пиццы управлять проектом будет проще и эффективнее, не говоря уже о ресторане. При том, что для будущих проектов это отличное повышение репутации PMа.

Автор2
Юлия Бажанова

Последний пункт – самый важный, да=)) Иногда через несколько лет люди помнят эти тортики или эту прогулку на кораблике по Москва-реке и хотят с тобой работать, и это круто!

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: